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合肥慈湖建设有限公司档案管理制度 CHJS-FW-ZH-2011003 第一章 总 则 第一条 为进一步提升公司档案管理工作水平，充分发挥档案的重要作用，制定本制度。 第二条 综合部是公司档案管理部门，建立健全公司档案工作的各项规章制度，集中统一管理公司各种门类的档案，监督、指导公司各部门档案材料收集、整理、立卷、归档工作。 第二章 档案管理职责及要求 第三条 公司成立档案管理领导小组，具体设置为： 1、组长：徐华龙 2、副组长：方超重（负责具体工作） 3、档案员：杨德艺、张书楠、宣云 第四条 负责公司各门类档案的收集、整理、归档工作。 第五条 综合部负责档案的移交、调出、借阅、利用等登记统计台帐工作。 第六条 对破损、字迹不清等不易继续保管而又需永久、长期保存的档案资料，应及时进行修补和复制。 第七条 档案员要忠于职守，遵守各项管理制度，提高警惕，严守机密，确保档案和资料的完整与安全。 第八条 公司员工调动工作时，要严格执行交接手续，综合部要对其工作期间借阅的档案资料做好交接工作。档案管理人员工作岗位发生变动时，必须在办理好所有交接手续后方可离岗。 第九条 档案员必须认真完成本部门档案资料的统计和上报，同时还要负责对公司各部门兼职档案人员进行业务辅导和培训。 第十条 不得隐匿、损毁、丢失、出卖或擅自销毁档案，不得涂改、伪造档案。 第三章 档案归档时限及流程 第十一条 归档范围（见附件一）：具有查考利用价值的文件材料、报表、照片、声像等各种载体的历史记录资料。 第十二条 归档时限：每季度归档一次（第二季度首月的第一周完成），综合部各类档案每月归档一次。 第十三条 归档流程：1、员工将工作成果转交部门档案员登记→2、档案员填写合肥慈湖建设有限公司归档登记表（见附件二）→3、交分管副总确定密级→4、综合部在确认无误后签字确认并分类存放。 第十四条 归档资料必须完整、系统，不得缺失，存档情况纳入部门和个人考核。 第四章 档案密级及存放 第十五条 公司档案分为以下几个密级： 绝密级（做四星标记）：涉及公司重大机密，绝对不允许泄露扩散，只限于主管领导和经办人掌握，包含财务类、股东会资料、重大合同、协议、核心技术、经营策略、方针等。 机密级（做三星标记）：涉及公司机密，扩散可能会对公司造成利益损失的，不允许在内外部扩散的资料，包含人事类、招投标文件、合同、预算、造价成本资料等。 秘密级（做二星标记）：涉及公司机密，随意扩散可能会造成不良影响的，不允许在外部扩散但可以在公司内部交流的资料，包含制度类、工具资料、形成的有特色的工作成果类资料。 普通级（做一星标记）：日常工作成果，可以供内外部交流使用的资料，包含证照类、声像资料、宣传资料等。 第十六条 各类档案在归档前由各部门确定保密级别，特别重要的资料由总经理或分管副总确定。 第五章 档案利用和借阅 第十七条 档案调阅权限： 1、绝密级和机密级：总经理、分管副总或其指定的人员； 2、秘密级：副总、部门主管以上或其指定的人员； 3、普通级：公司员工。 第十八条 所有调阅档案的人员，必须填写档案调阅申请单（见附件三）， 履行相关审批手续后方可借阅。借阅人员必须爱护档案，不得在档案材料上圈点、划线、涂改及拆卸，不得翻阅其他无关资料。 第十九条 如调阅本部门档案的，须经本部门负责人或本部门负责人授权人批准；如调阅其他部门档案且在档案室内查阅的，须经本部门负责人或本部门负责人授权人批准，同时须经被调阅部门负责人同意。因工作需要确需借出时还需公司分管档案工作的副总批准，并注意保密，不得转借或丢失，限期归还。 第二十条 财务资料借阅：所有财务类档案原则上必须在档案室内查阅。因工作需要，公司内部人员需从档案室借出在公司内使用的，由财务负责人签字批准后方可借出；借出公司外使用的，必需经总经理签字批准后方可借出。 第二十一条 人力资源类档案借阅： 1、有关人力资源管理方面的材料（证件）的调阅，必须经本部门负责人审核，由分管副总审批签字后，方可办理调阅。 2、有关人力资源管理方面的材料（证件）的调出使用，须填写申请单，经本部门负责人审核，由分管副总经理审批签字确认后，方可办理调出。 3、有关人力资源管理方面的材料（证件）的调走，须由材料证件的本人亲自办理，填写申请单，经本部门负责人、人力资源负责人审核，并经副总经理审批后，方可办理调走。 第二十二条 合约类档案借阅： 1、公司及各项目工作人员借、阅合同文件： ①借阅以公司及公司名义签订的合同（除项目承包合同及协议书），经借阅人所在部门负责人审核，由分管副总同意后方可调阅； ②财务部及合约部以外工作人员借阅项目承包合同及协议书的，需经分管副总和财务部负责人共同审批同意后方可调阅； ③借阅班组承包合同需经分管