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物业管理档案管理 主讲教师：吕元智 第一节 物业管理档案的概念与分类 A）“档案”一词在我国始见于封建社会的明朝，但经常被引用的出处是清康熙十九年（1680年）的《起居注》（古代记载帝王言行的册簿）。其中有这样一句：“大学士明珠奏曰：‘马哈喇之父、叔阵没，皆系松山等处事，部中无档案，故控告部议不准。’” B）1985年国家标准局发布的《情报与文献工作词汇基本术语》和《档案著录规则》中档案定义为“国家机构、社会组织和个人从事政治、经济、科学文化等社会实践活动形成的文字、图表、声像等形态的历史记录。” C）1996年7月5日修正公布的《中华人民共和国档案法》从法律的角度来给档案定义：档案是过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（《中华人民共和国档案法》第二条） 第一节 物业管理档案的概念与分类 2、本书对档案的定义 档案是历史的原始记录。 本书对“档案”的定义包括两层涵义： 一是经过归档保存的原始记录及其载体； 二是原始记录的信息内容。 如：施工图纸，在工程竣工验收之前，它是正在使用的文件，既非原始记录，也非档案；在工程竣工验收后，经过归档保存的施工图纸，以及所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录，即档案。 第一节 物业管理档案的概念与分类 二、物业管理档案的内容 （1）物业权属资料（包括房屋产权证、购房合同复印件等）、技术资料和验收文件; （2）业主的权属资料（或物业使用人）、个人资料（包括身份证和户口复印件、联系方式等）; （3）物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录和物业管理公司以及物业管理相关合同资料等。 第一节 物业管理档案的概念与分类 三、物业管理档案的分类方法 1、什么叫档案分类？ 档案分类又叫做全宗内的档案分类，即把立档单位所形成的档案，按其来源、内容、时间或其他形式特征，划分为若干类别，使其进一步条理化、秩序化。 这一工作一般由档案馆承担！！！ 第一节 物业管理档案的概念与分类 2、几种常用的物业管理档案分类方法 （1）年度分类法 运用年度分类法时，应注意处理以下几个问题： 第一节 物业管理档案的概念与分类 2）实行专业年度文件的划分。专业年度又称专门年度，是某些专业性行业、部门在专门工作中使用的与自然年度起止时间不一致的年度。如：学校普遍实行教学年度（即学年）大都使用是以年中的暑假作为起止界限。 3）无具体时间的档案文件的归类。由于种种原因，档案文件中往往会未标明或所标时间不具体的现象。这需要经过考证仍不能确定起年度，则应将其归入可能性最大的相关年度中。 第一节 物业管理档案的概念与分类 （2）组织机构分类法 组织机构分类法：按照立档单位的内部组织机构，把全宗内的档案分成各个类别。 组织机构分类法的特点：能保持全宗内档案在来源方面的联系，客观反映各组织机构工作活动的历史面貌，便于按一定专业查阅档案。 运用组织机构分类法应注意处理好两个具体问题： 1）类别顺序的排列。组织机构分类法的类别顺序可用两种方法确定： A）在其内部组织机构有固定排序的立档单位，就按其内部组织机构有固定排序确定组织机构的排列顺序； B）在其内部组织机构没有固定排序的立档单位，档案室就必须为个组织机构类别排定一个顺序。 第一节 物业管理档案的概念与分类 2）档案文件的归类。组织机构分类法的档案归类问题比年度分类法要复杂一些。一般采用以下的归类方法： A）归类的根本依据是对文件的实质性办理，而不能仅看发文名义或处理名义（一般应纳入真正负责起草、办理的机构类中）； B）有立档单位领导人或中心机构负责起草办理的全局性、综合性文件纳入中心机构类（办公厅、办公室等）； C）却由几个内部组织机构共同起草办理的文件，应归入为主（牵头）的机构类中或最后经办的机构中）； D）由某一个（或几个）内部组织机构负责起草或办理的全局性、综合性文件，一般应归入中心机构也可归入起草或办理机构。 第一节 物业管理档案的概念与分类 （3）事件分类法 事件分类法：按照全宗内档案反映的事件进行分类，又称为事由分类法或问题分类法。 事件分类法的特点：能较好地保持文件在内容方面的联系，使内容相同或相近的文件集中在一起，既能教突出地反映