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国外商业化文件信息服务业保障途径 　　笔者近期系统研究国外商业化文件信息服务业，发现整个行业的良性发展得益于组织严密的领导中心、内外兼顾的保障途径和规范配套的监管制度。笔者已撰文述评商业化文件信息服务业行业协会PRISM(下简称协会)及其组织结构和会员规模，说明它是保障整个行业有序发展的领导中心。本文重点分析总结国外商业化文件信息服务业的保障途径，说明协会借助内外兼顾的两种途径――会员服务和客户宣传来保障行业的健康发展。 　　 　　对内保障：会员服务 　　 　　协会有公司会员(Company Member)、附属会员(Affiliate Member)、联合会员(Associate Member)和会员伙伴(Corporate Partner)四种会员类型。公司会员是主体，包括商业性文件中心、载体设施公司、销毁公司、影像服务公司以及其他信息服务外包公司等；附属会员是公司会员的分支机构；联合会员是非商业性的机构，包括政府文件中心和自营文件仓库等；公司伙伴是为公司会员提供产品或服务的公司。 　　协会属非政府组织，会员加入基于自愿原则。为吸引会员，它提出以下理由――参加行业会议提升专业能力和提高利润；与同行交流共享行业信息并建立友谊；学习协会营销策略获得新客户；借助行业出版物保持联系；借助协会现金价值服务节省金钱；获得行业问题的答案；支持有益行业的活动；了解行业的最新产品和服务；使用协会认证标识来增强专业认可程度；获取行业资源、培训及更新材料。这些理由既是会员享受的益处，也是协会提供会员服务的内容。 　　笔者认为，会员服务是协会对内保障职能的充分体现，可概括为三点：构筑行业交流合作平台；实施会员辅导计划；组织开展行业调查。 　　 　　1　构筑行业交流合作平台 　　协会主要通过会议讨论、信息交流和网络共享三种方式，构筑行业交流合作平台。首先，会议是行业交流合作的重要平台。协会除每年5月召开全体年会外，还在4月和11月分别召开亚太地区年会和欧洲年会。三次年会是行业规模最大、影响力最强的会议，会员可就各种议题――销售管理、客户满意度、人力资源管理、员工培训、灾备计划、载体发展趋势、行业标准、行业前景等展开探讨；可与同行分享经验、听取反馈意见和建议；还可学习掌握行业的最新动态和资源。 　　其次，协会借助信息交流来推动行业合作。信息交流主要有两种形式：一是编制会员名录和资源指南，二是出版刊物。协会每年都更新会员名录(Member Directory)和资源指南(Resource Guide)，前者是会员名称、地址、业务、联系方式等信息的详细记录，后者以手册形式记录了协会及行业的发展情况，它们均免费向会员提供。便于会员交流合作。协会还出版季刊《InFocus》和双月刊《InFo》，便于会员交流信息。《InFocus》每期设不同主题，涉及行业前景、技术发展、人员培训和管理方法等会员关注的问题。《InFo》是会员通讯，内容有行业培训、协会活动和会员动态等。 　　再次，协会充分利用网络实现行业信息的共享。协会建有网站提供丰富的行业信息，还提供会员共享的专门数据库。比较典型的有“信息管理资源名录(Information Management ResourceDirectory)”，这是一种网络数据库，所有会员的产品和服务信息都列在其中，会员不仅能查询，还能下载。此外，会员通过网络还可浏览和下载行业培训的最新资料。 　　 　　2　实施会员辅导计划 　　协会可为新会员及有需要的会员提供辅导计划(Mentoring Program)，目的是帮助会员了解行业情况和提高服务水平。针对新会员的辅导是提供行业普遍遵守的大量指南性文件，如有标准保存协议、员工保密协议、出版物订单、灾备手册、编码要求、保险及风险转移指南、载体设施指南、文件保管期限指南、排架指南、行业术语手册等。这些文件可帮助新会员尽快熟悉行业环境，了解行业的基本要求。 　　针对从业经验较短或希望扩展业务的会员，协会也能提供辅导。它首先指定专员帮助被辅导者与辅导员建立起初始联系，辅导员必须有5年以上的行业从业经验并愿意每两周抽出时间与被辅导者进行交流讨论。辅导周期为一年，辅导员定期与被辅导者联系，回答后者的专业问题并提供建议。通过辅导，协会可帮助会员解决实际困难，提高专业水平，有利于整个行业塑造良好形象。 　　 　　3　组织开展行业调查 　　协会利用自身优势，每年组织开展行业调查，收集和发布行业信息，为会员提供帮助。协会通常在年度战略规划中公布本年度行业调查的内容。例如，2009年度行业调查的内容有两个重点：一是调查行业知识存在哪些缺陷，二是调查行业的财务状况。再如，2010年度行业调查的重点是行业相关技术和标准，如有数据加密技术、非现行文件的处置标准等。每年度的行