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大科学装置中档案管理 　　上海光源国家重大科学工程(下文简称：上海光源”)是我国迄今为止投资和规模最大的大科学装置，“上海光源”的竣工被列为我国2009年十大科技新闻之一。它包括了国际先进的第三代同步辐射装置、实验线站、特殊的主体大楼和辅助设施的土木工程结构等。一个大科学装置的建成，从档案的角度来看几乎涵盖各门类的档案，相当一个单位的全宗。 　　上海第三代同步辐射装置结构复杂，设备和零部件种类繁多，且大部分是研制产品属非标结构，在各系统中部件名称重复，结构又不一样，所以要做好档案合理归类，便于检索，又要和各系统的财务概算相匹配，显出很多困惑的问题；上海光源设计和建造过程中涉及很多参与人和参建单位，如何从这么多人中将材料收集齐全，又是一个大问题；有限的档案人员如何跟踪设备的设计、研制、厂家加工、进口以及参与项目召开的各种工程例会、调研会、评审会、测试验收等大小会议，并收齐这些资料又是一大难题。通过上海光源的工作我们找到了解决的办法和措施，最终使上海光源档案达到了完整、准确和系统的要求。从而为以后设备维护、升级改造和扩建提供了可靠的重要依据。 　　 　　一、建档的依据和规范 　　 　　档案的建立和管理必须按国家的规定和规范进行。上海光源的档案就是按《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、中国科学院的《公共事务管理标准》、《中国科学院大科学工程项目档案建档规范》、《中国科学院基本建设项目档案建档范围》和《上海市建设工程竣工档案编制验收及报送规定》进行建档的。 　　 　　二、档案的分类 　　 　　1　准确分类是做好工程归档系统性和准确性的重要前提 　　有了准确的档案分类，才能在档案组卷后方便对号入座，有明晰的检索入口，便于以后用户检索和利用；有了完善的分类才能体现装置的规模和层次，以及设备间的关联。大科学装置的分类准确与否，在某种程度上像植物学分类一样的重要。若分类不妥，也将导致档案缺乏系统性和逻辑性。 　　 　　2　认真学习，为准确分类做好准备 　　(1)学习书本知识、参加讲座和某些报告会，获得大科学装置和基础设施的相关知识， 　　(2)深入到科研和设计人员中向他们学习有关知识，了解各设备和部件的大致功能，了解上海光源各环节以及工艺设备的招投标、采购、加工过程，了解建筑施工、建筑安装、公用设施的专业知识， 　　(3)深入现场具体察看装置中各种实物，施工、安装中的过程，建立对他们的感性认识，否则不知其“方圆”，只能停留于概念分类； 　　(4)走访具有大科学装置单位，学习他们的分类情况，吸取他们的经验，使自己少走弯路。 　　 　　3　实现人人参与，规范归档 　　上海光源工程涵盖了机械设施、工艺设备和安装，建筑施工、建筑安装等。因此要把这错综复杂的系统、具有千万个部件的庞大工程做到归档，繁而不乱，材料不漏、不缺，必须首先做好归档分类和及时归档。上海光源的档案分类，根据电子的产生、加速、储存和发光的物理过程，同时又结合工程概算的批复，在反复征求了各方面专家、各允总体(总体)及系统负责人(项目负责人)的意见后，最终形成了大科学工程的具体分类。 　　 　　三、与工程建设同步归档，及时做好预立卷 　　 　　1　及时下达档案归档的指导性文件 　　上海应用物理所“上海光源”工程项目的建档，参照有关文件规定，结合本工程自身的特点，编写了上海光源档案归档范围及保管期限(包括公用设施各系统)、上海光源建安工程归档要求及范围、上海光源工程声像档案归档范围及要求和上海光源档案归档流程等文件。工作人员及时把这些文件和分类细则进行网上公布，并通知有关个人。另外，自上而下利用各级会议及时布置归档任务。 　　 　　2　建立管理网络 　　各部门设立兼职档案管理员，建立管理网络。为避免材料的混乱还将各设备需归档的预立卷盒送到各设备的责任人手里，并在盒内放人归档的范围及上网查找的路径，要求按归档范围形成预立卷。 　　 　　3　做好归档宣传和跟踪工作 　　按照工程CPM(critical Path Method)计划，在各有关会议上强调档案工作的重要性，检查兼职档案管理员收集资料所完成的预立卷情况，并每次都以会议纪要形式予以确认。专责档案人员经常下课题组帮助解决在收集和归档中出现的问题。 　　 　　4　特别注意做好建安和公用设施的归档 　　这两部分工作的执行单位属非本所人员，所以在档案管理上更要注意。档案室人员不定期地，或者按工程的CPM计划完成节点要求到工地与施工单位(总包及分包)、监理单位进行及时沟通，及时将中国科学院和国家的归档规范转达给他们。同时，对建筑安装和施工的进展情况进行跟踪，让他们也能做到完成一个节点(阶段)后，对形成的材料及时收集整理，保证工程进展与建档同步，做好预立卷的工作。