接待会议细节.doc

发言席位置是否放水杯当是那种圈形的会议桌时，领导的对面一般是发言席，在这种情况下，因为其他的位置都有水杯而不涉及矿泉水，所以不用放水杯。另一种情况就是有一张单独的发言桌，上面如果是在短暂的发言就不用放矿泉水，如果是时间比较长的发言（比如小礼堂的中心医院关于麻醉的学术研讨会）就应该放上一瓶矿泉水，而且当换人发言时要及时的更换新的矿泉水。2.会议服务过程中站位的灵活性当领导起身时立刻上前去撤椅子，当领导往门外走时立刻去开门，当领导要发发言时及时把话筒递上，当领导脱衣服时立刻走上前把衣服接过搭在椅背上，当领导在左右摇头或向你招手时立刻过去问一下领导有什么事。在会场中要把注意力全部集中在会议中的每个人上，尤其是重要领导。随时观察领导的动向以便服务及时。3.当重要领导在会议中出去时，如果外面有礼仪就直接交给礼仪即可，如果没有礼仪，就要带领领导去，当要去卫生间时，在门口等候，另一个去拿香巾当领导出来时及时递上。4.反映的灵活性当在对讲机中听到任何任务或是通知或领导说什么任务时要及时反映。比如当听到领导说所有的领导要去看孟村厅，接下来我们应该做的第一就是赶紧去开孟村厅，而不应该木讷的不动咋等着领导去叫人。也就是当领导在说一任务时，自己就要想到怎么去干，第一步干什么，第二步干什么。有条理规划性的去完成任务。5.对讲机的使用当听到领导在对讲机中呼叫哪一楼层的人时，当其不在或是有什么事在忙，没有及时应着，同一楼层的人就应该先应着然后高速她，如果有急事就先去替她做。对讲机要随时带在身上，注意里面说的每一句话，做好应答及记录。6.会前准备当安排好某人盯那次会议时，就要及时想到盯会所需物品比如香巾、杯子、暖壶、茶叶、烟缸，热水等提前准备好，并且检查一下会议室的卫生，注意卫生间的金属件，镜子的明亮。及卫生纸，抽纸，洗手液的准备。会前时应该再次检查会议室卫生，及话筒是否全部能使用，当需要签到桌时要准备签到桌其签到牌。当需要桌牌是要提前准备好并摆好。在休息区放上烟缸。视频会议还要准备好沧州的那个桌牌。 7.会后服务. 当会议快结束时，先及时通知领导。散会时，就及时走到重要领导后撤椅子，拿衣服，当有礼仪来服务重要领导时，可以去服务其次的领导。当领导走后，先去拿放在会议室外的烟缸。如果有签到桌，在一开上会后就立刻将签到牌拿进去，上面的烟缸可以会后拿，桌子会后就要及时的搬进去。当客人全走后首先检查会议室物品，看看是否有客人落下的东西，如果有及时通知，再收拾会议室。 8.走路要快而稳 在视频会议室服务时，由于地毯上都是一些电线盒，在服务时一定要稳，不要被脚下绊倒。在服务过程中要求快而稳，快而不要着急，不要慌乱，以免慌乱中在出差错。比如倒洒水，摔破杯子，暖壶等。在新闻形式的会议室时要注意脚下的话筒线。 9.视频会议室服务应注意的问题 倒水的次数要尽量减少，以免影响下面人观看，一般倒水时第一次倒7分8分满是为了第一次蓄水时无论领导喝没喝都要蓄一些，而在视频会议中即可倒到9分满，以后每次蓄水也是如此。当用的是LED显示屏时应注意提前拉窗帘包括灯控室的窗帘，如果不拉影响视觉效果。但是现在的这种电视的，不用拉窗帘即可。当领导叫你过去时你应该在桌子后面即领导的后面俯下身问领导有什么事，而不应该在桌子前面隔着桌子去和领导说话。当阳光太强时，需要开灯，在节省用电和不影响视觉效果的前提下只开中间大面积的灯即可。在此就需要我们了解灯的开关对应的灯。以防开错。 10．有事情及时汇报 .在会议中如果出现特殊事件的发生，比如病了等，要及时通知领导做好对策。当会议过程中没有提供矿泉水的如果有客人要水，只可以提供白水，如果提供矿泉水便可以给一瓶，因为矿泉水是付费的。当有写客人在会前要求其他的服务时，要及时通知领导或其他部门。比如开发区厅那次客人问是否有投影仪，因为我知道单位有所以就答应并且让工程部杨工给派人安装了。事后营销部凤姐告诉我们这个是需要付费的，像这种情况应该先联系营销部在又营销部通知工程部人员去安装。像这样的事情，我们在不知道是不是需不需要付费时既要先通知领导，如果知道是需要的付费的就可以直接去联系营销部去处理。 11.与礼仪的接应 有时候礼仪引领时看见有我们在门口站位会将领导带到你跟前后就走了，在这是你要接过来接着引领到其位置或是休息室休息。一定要做好接应而不是没有反映。在这时如果领导手中有本子，可以接过来直接放在其位置即可。 12.会议即将开始前的一小时 在领导安排好人员后，首先找会务组人员了解本次会议的会议流程，然后再在一起开一个碰头会，一起商议分工，谁上水，谁上香巾，在大型会议上一般人比较多，所以虽然分工你盯哪一块，但是在会议服务时也要顾及全场情况及盯会其他人员的情况进行服务，而不是只关注自己分配到的那些工作。在比较大型的会议上一般是提前上水上香巾，避免