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烟台职业学院机械系 学生档案管理办法 机械工程系 2010年6月 高等学校学生档案管理办法 第一章 总? 则 第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合校实际特制定本办法。第二条 学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。第三条 学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由系部进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生处和校团委的共同支持下由人事档案室全面负责做好学生档案管理工作。第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。第二章 管理职责 第五条 学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受系部领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。第六条 学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在系部内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。第七条 学生档案管理的职责（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；（三）办理学生档案的查阅、借阅；（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；?（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；（七）办理其它有关学生档案事项。第三章 档案的内容和分类 第八条 建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。第九条 学生档案的内容及其分类第一类 毕业生登记表；第二类 学生个人自传；第三类 鉴定、考核、考察材料；第四类 学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语；第五类 政治历史情况及学生升学政审材料；第六类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料；第七类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；第八类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；第九类 出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等；第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。 第四章 管理范围 第十条 学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由系部人事档案室统一管理。第十一条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。第十二条 毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在系部永久保存。第十三条 硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。第十四条 退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。第十五条 留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。第十六条 学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。第十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。第十八条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校系部保管。 第五章 档案材料的收集、鉴别与归档 第十九条 为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。第二十条 研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签收（必须有考研究生前的人事档案）。第二十一条 各学院、各系、所、教务处、研究生院应将学生在校期间所形成的新材料及时送人事档案室归档。第二十二条 主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。第二十三条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还