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产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施-会计 产业转移和信息化条件下会计档案的安全管理措施 董建萍 摘要：随着珠三角、长三角以及京津冀地区经济一体化的发展，产业转移的步伐明显加速。公司总部与分公司之间会计档案管理问题已引起关注。在信息化时代，会计档案逐渐由纸质档案向电子档案转变，会计档案的产生与管理方法也相应发生了根本性变化，如何在网络信息时代对会计电子档案实行安全管理，是财务部门亟待解决的一个重要问题。本文对电子会计档案的特点及其管理中存在的问题进行分析，并提出解决的建议与对策。 关键词 ：信息化；会计档案；管理 改革开放以来，东部地区得到了优先发展。珠三角、长三角地区以其独特的地理位置和优惠开放的经济政策吸引了大批人才和海外投资，已成为我国经济增长重要引擎。继长三角、珠三角之后，近年来京津冀地区作为环渤海地区的经济核心也愈来愈受到国内学者的关注，随着京津冀一体化进程的加速，环渤海地区被称作中国经济增长的“第三极”。经济一体化客观上要求生产要素一体化，而地区之间发展的不平衡，必然带来产业转移的需要。目前，中东部、中西部、京津冀之间产业转移非常普遍，这就产生了企业总部与分公司之间会计档案管理问题。虽然信息化时代产生了会计电子档案，为财务管理提供了便利，但也产生了安全问题。本文对电子会计档案安全管理提出解决的建议与对策。 一、产业转移背景下会计档案的特点 （一）电子档案成为主要工具 随着计算机技术和信息化的发展，会计档案逐渐由手工记账向电子记账转变。电子档案不仅包括纸质档案，也包括计算机、光盘存储的会计数据及相应的财务软件系统，因此，其存储的数据较非电子化档案大好多倍。 （二）电子档案传阅频繁 公司总部与分公司之间由于距离较远，会计报表以及往来审核项目需要通过网络频繁传阅。随着会计信息系统和网络技术的应用，现在已经实现了会计信息系统和其他管理系统的整合，达到资源共享。通过现代的会计档案管理信息系统，对需要查阅的资料，只要在档案信息管理系统中输入相关资料的名称或编码，即可显示该资料的全部相关信息及相关扫描附件，大大节约资料调取时间，提高了工作效率。 （三）电子档案载体对环境要求高 电子档案是先将数据存储在计算机中，然后再以磁性介质如软盘，硬盘，磁带，缩胶片为载体或以光盘的形式存放，因此对保管环境要求较高，要求能够防磁、防潮、防尘、防震、防高温等。此外，还要对存储载体定期进行杀毒，否则存储在计算机中的数据如果遭到病毒和黑客的攻击，就有可能无法恢复，容易造成文档损坏。 （四）电子档案容易遭到破坏 电子档案以文件形式存储在计算机或其他专用存储介质上，容易被电脑病毒感染，导致数据丢失，甚至系统崩溃。由于电子档案信息高度集中，一旦遭到黑客攻击，数据就会被恶意篡改，并且修改后不易留下痕迹，造成会计数据失真。 二、会计电子档案管理中存在的问题 （一）对会计电子档案管理重视程度不高 目前，多数单位对会计档案管理工作的理解仅限于档案归类、存放、查档及到期销毁，没有意识到通过科学有效的会计档案管理可以折射出企业有用的会计信息，成为企业领导做出经济决策的重要依据。会计档案是企业整个经济活动的全部真实记录，具有法律凭证的性质。因此，保持会计档案的完整性尤为重要。 （二）会计电子档案管理制度不完善 伴随着信息技术在会计领域中的应用，会计工作越来越精细。但由于缺乏规范化的会计电子档案管理制度，很多单位简单地认为，会计电算化系统只是数据处理的工具，对会计电子档案管理的编辑、收录、查阅以及销毁全过程仍采用手工系统制度。在电算化的早期阶段，由于大多数财务人员不精通计算机，有些单位便将会计电子档案交给管理财务软件的人员负责保存，久之便形成了习惯。财务软件管理人员毕竟不是专业的档案管理人员，容易造成会计数据丢失和自然的损害现象，使得会计信息不完整，失去了应有的利用价值。 （三）安全管理和保密意识不强 在信息化条件下会计电子档案传阅交流虽然方便，但也容易造成泄密。当用网络传输会计文件时，一旦写错地址就会发生误传，造成不可挽回的损失。而让计算机记住密码的操作，很可能给黑客入侵造成机会。 （四）缺乏维护计算机系统的专业人员 电子会计档案的管理及应用离不开网络传输。由于网络本身具有一定的风险，因此需要专业人员对计算机进行日常维护和网络安全检查。但目前情况下，中小企业很少聘用专业的计算机维护人员。大多数企业采取的办法是对财务人员进行短期培训，然后让这些人员充当维护计算机系统的角色。由于财务人员很难在短期内掌握