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信息化环境下高校财务报销流程优化建议-会计 信息化环境下高校财务报销流程优化建议 彭霞 摘要：近几年我国高等教育发展速度很快，高校资金总量也逐步提升，高校传统财务报销流程已经很难满足实际需要，尤其是在当前信息化环境下，“报销难”的问题非常突出，主要包括师生报销等待时间较长、退单率较高、财务人员工作环境较差、经费签批效率不高，难以提升会计软件预算控制效果。本文通过分析当前高校财务报销流程中的问题，提出了基于信息化的财务报销流程优化建议，旨在提升高校财务报销工作效率，解决“报销难”问题。 关键词 ：信息化；高校财务报销；流程优化 随着现代信息技术的发展，高校内外部环境出现了翻天覆地的变化，对财务工作提出了更高、更严格的要求。尤其是在高校招生规模不断扩大的今天，教职工和学生人数与日俱增，极大增加了高校财务部门报销工作量。但是由于高校报账系统比较落后，人员安排不足，在财务报销工作中普遍存在着签字难、盖章难和排队难等情况，虽然财务部门及工作人员投入了大量精力，但是效率很难得到提升。高校财务活动和业务流程有大量流程交汇点，财务报销流程的信息化，重点是把这些流程交汇当作为流程控制点，并以此为基础让业务和财务信息交互，在计算机系统支撑下，实现业务和财务系统的并行。 一、高校财务报销流程中的问题 1.财务工作量大和师生排队时间长 从现阶段国内各高校报销流程来看，报销人要检查总金额、发票与合同的真实性、经费来源的适合性等，财务部门还要再次审核遍，若是有一个不合格的地方，就会退回全部的报销材料，报销人需要由第一步流程重新开始，这样一笔业务要反复多次到财务部门才能报销，从而极大增加了报销人流，师生报销需要等待较长的时间。对高校财务人员而言，在规章制度的要求下，在对之前退单材料进行审查的过程中，也要重新计算，这就存在着重复劳动的情况，工作效率无法得到提升，工作任务也越积越多。 2.财务人员的身心负担过重 当前很多高校采取传统的面对面窗口报销模式，在为师生报销的过程中，需要开展报销指导与咨询工作，工作中既要接很多电话，还要接待前来咨询的人员，工作与思维被频繁打断，这增加了财务人员的工作负担，带来了巨大压力。 3.经费签批效率低 国内高校普遍采取“一支笔”签字审批制度，也就是院系和部门领导负责经费的签字审批，分管校领导负责行使大额经费支出的审批权，这种经费签批管理制度一直被各大高校沿用至今。一般来说具备审批权的领导还要负责教学、科研以及行政等工作，业务量很多，领导签字则成为一件难事，已签批的报销单只要在报销过程中被拒，报销人就需要再次让领导签批，从而导致报销人的时间被浪费。 4.会计软件的预算控制效果差 高校资金来源途径很多、范围很广，加之财务管理制度也更加严格和规范，让高校财务管理与报销业务也越来越麻烦，经费管理工作量一年比一年大。因为不同经费有着不一样的使用用途，导致限制了经费的预算使用，没有将各种经费的要求及使用范围明确下来，财务人员进行核算的过程中，尤其是看各种经费是不是满足预算的要求，如此一来增加了财务人员的工作负担。此外高校使用的会计管理软件无法将某项支出是否超支预算数识别出来，必须由财务人员手工摘录各项支出，同时进行合并计算，才能确定其是否存在超支，能否满足预算要求，尤其是时间周期长的项目，会耗费财务人员大量的时间。所以，为让预算指标更加细化，并让核算过程中预算控制得到加强，实现工作效率的提升，高校应该进一步完善会计信息系统。 二、高校财务报销流程优化的建议 近几年网络技术发展速度很快，并广泛的应用于各行各业，高校也要借助现代信息技术，在信息管理技术与网络技术的支撑下，对财务报销流程进行优化，实现财务管理水平与服务效率的提升，让财务管理模式更加完善。高校财务报销流程构架图如下所示： 1.智能排队系统 该系统不仅具备排队叫号的功能，也有着智能化的特点，具备短信提醒与网上预约的功能。其中短信提醒功能为报销人员在财务报销大厅，通过智能排队机领取号牌，之后报销人将自己的手机号码留下，在将要轮到自己报销以后，系统可以通过报销人留下的手机号码，提前为其发送信息，这样报销人员不需要在现场等待，节省了时间。而网上预约功能为报销人员利用财务信息化平台的预约报销模块，根据自己的情况确定报销时间、报销单据数量等，在财务人员应约后则直接到财务处进行报销，减少了往返时间与现场等待时间。 2、远程网络报销系统，实行无纸化网上签批。可将网络报销模块设置在财务信息化平台，报销人能够提前把报销票据拍照并上传，将电子报销单填写好，并提交报销经费的编号，系统按照经