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现代企业管理-行政办公管理.doc
第三篇 行政办公管理
第一章 公司文件管理规定
一、目的作用
公司的文件资料是公司的重要财富,加强对文件的管理,使文件在经营管理中充分发挥信息导向作用,保障和促进公司各项经营活动的顺利进行,是公司管理层的重要工作。为实现文件管理的程序化、规范化,使文件的管理既高效又安全,特制定本规定。
二、管理职责
公司的文件管理统一由总经办归口负责。应加强对本部门秘书工作人员的业务培训,抓好文件的立卷归档、存放保管以及文件使用各环节中的管理程序。并对各职能部门文件管理工作进行指导和工作检查。
三、文件立卷归档管理
秘书部门对公司文件的立卷归档,应按照以下程序做好工作:
1、收集立卷文书材料:
应坚持平时随时收集文件进行归档,以保证文件材料的完整,对于办理完毕的文件材料应及时收回,对于会议文件要及时整理,对于本企业的对外发文要留好底稿和正本。
2、做好立卷类目的分类
按照不同文件的性质分成若干类别,如类政文书类、人事管理类、生产管理类、经济财务类、对外业务类等,以便于文件的整理和保管。
3、拟定卷内文件保存价值
按照统一的原则标准,将卷内所有文件分为永久、长期、短期三种不同的保管期限
4、科学、合理地排列卷内文件
应按照一定的规律排列卷内文件,使文件保持条理性,一般要求是:
(1)重要文件在前,次要文件在后;
(2)政策性文件在前,业务性文件在后;
(3)综合性文件在前,专题性文件在后;
(4)正文在前,专题性文件在后;
(5)结论性文件在前,调研性文件在后。
5、文件装订成案
定卷时,在完成对卷内文件系统排列后,应编号,填写卷内目录和卷本备考表,然后填好案卷的封皮及案卷的目录,最后按规定的方式进行装订。
6、文件移交归档
文件完成立卷工作,就可在规定的时间移交档案室,一般都在年终时进行。移交档案时要有移交目录,双方清点后,应签字确认。
四、文件的存放管理
文件的存放指日常文件的保管,主要由文秘人员负责,应做好以下方面工作:
1、加强文件安全性的管理
(1)文件应当有一个安全的存放之处,如专门的文件室与文件柜。
(2)文件应当有专人负责保管,文件存、取及文件室、文件柜的锁匙保管均只得由专管人员掌握。
(3)应对专管人员提出责任要求,主要应做好防盗、防火、防潮、防虫、防尘、防损等方面的工作。
(4)主管人员应经常对专管员进行文件安全督察。
2、做好存放文件的分类工作
(1)按文件的办理情况,可分为待办件、办结件分别存放;不需办理的,作为阅知性文件存放。也可按现行文件、存档文件、余存文件、待销文件进行分类。
(2)对分好类的文件按收文顺序排列,并应在保存文件的盒或袋内放入文件目录,以利查找。
(3)本单位发文的存档件和余存件应分别存放,文件发出后,要将文件底稿同正式文件放入待存档文件盒内,余存件放入余存文件袋,并在封面标上文号、余存份数,袋内还应附有余存文件登记表,使用余存文件时需在登记表上登记,收回时在表上注销。
3、做好文件的清退工作
(1)对按规定应办理清退的文件,秘书部门应制发《清退文件通知单》,并对应清退的文件加盖清退戳记。
(2)清退的文件按时间要求可分为以下两种:
a、随时清退的文件。包括传阅件、会签和送审件、承办件以及有重大错误需清退的文件等。这类文件要求阅后尽快清退,否则会贻误工作。
b、定期清退的文件。这类文件大多是上级机关关下发的文件,清退时间一般半年清退一次,也可年终一次性清退。
(3)对清退文件工作的要求一是要及时,即在要求的时限内完成清退工作;二是要完整,清退的文件不能有丢失和缺损。
4、做好文件销毁工作
(1)公司每年的年底对以下需销毁的文件进行清缴和销毁工作:
a、上级下发的不需要归档立卷的文件;
b、本机关制发的归档立卷后的余份;
c、下级抄报的无存档价值的文件、材料;
d、无归档立卷价值的内部刊物、资料;
e、上级机关指定的需销毁的文件。
(2)对销毁文件,在清点时一般需要收发文记录簿上加盖“销毁”印戳,并将清缴出的销毁文件统一写在《销文登记表》上。
(3)在销毁文件前应将销文登记表上报公司领导审核签批,由上级领导作最后的鉴别,确认文件没有存档价值后方可将文件销毁。
(4)秘书人员销毁文件时应有上级指派的监销人在场,文件销毁后,监销人也应在销文登记表上签字。
五、阅文管理
根据文件的不同情况,阅文管理包括传阅管理、借阅管理和阅文室管理几个方面。
1、根据文件的不同情况,阅文管理包括传阅文件的文秘人员(可兼职),负责对文件的传阅进行跟踪管理,准确掌握文件流向。
(2)对传阅文件实行登记制度,传阅人收到文件时,应在登记簿上填写签收,阅完后把文件退回并注明。
(3)阅文者不得将文件在同级之间横向传递,阅完后应退还文秘人员,由文秘人员交给下一个传阅人。
(4)为了防止文件在传阅过程中积压,从而延误办理,文书部门
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