声像档案-南京师范大学档案馆.DOC

南京师范大学文件 宁师办〔2017〕18号 关于修订下发《南京师范大学 声像档案管理办法》的通知 各学院、各部门： 经校档案工作委员会研究决定，现将修订后的《南京师范大学声像档案管理办法》予以下发，请遵照执行。 特此通知。 南京师范大学 2017年1月17日 南京师范大学声像档案管理办法 第一条 为加强声像档案管理，丰富声像档案资源，更好地为学校事业发展服务，根据相关法律法规及国家标准《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002)，结合我校实际，制定本办法。 第二条 本办法所称声像档案，是指学校在开展教学、科研、建设、管理等活动中直接形成的以声像为主要反映方式的有保存价值的历史记录，如照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。 第三条 声像档案是学校档案的重要组成部分，由档案馆集中管理。声像档案形成部门要对本单位声像档案的形成、积累、整理、归档工作进行检查督促，保证声像档案材料完整、准确。 第四条 声像档案的归档范围 （一）新闻宣传类 1. 领导人和著名人物参加与本校有关重大公务活动的声像材料； 2. 学校重大活动的声像材料； 3. 学校重要会议的声像材料； 4. 学校重要专题工作的声像材料； 5. 学校师生员工重要创新活动的声像材料； 6. 学校自然风光和著名人物的声像材料。 （二）教学类 1. 毕业生学位照、证件照、集体合影和学校举办各类培训班集体合影； 2. 课堂教学、视频教学、实验活动、教学实习、社会实践和毕业生跟踪调查等教学活动的声像材料； 3. 教学大会、教学研究成果鉴定、颁奖、教学评估、招生考试等重要活动的声像材料。 （三）科研类 1. 学校各项科研成果鉴定会、展览会、表彰会的声像材料； 2. 学校重点学科、重点实验室建设的声像材料； 3. 学校各类学术活动的声像材料。 （四）基本建设类 1. 反映学校地理概貌、校园风貌的声像材料； 2. 重大基建项目开竣工典礼的声像材料。 （五）外事类 1. 海外领导人、国际友人、专家学者及代表团来校参观、访问的声像材料； 2. 中外合作办学、建立校际关系、召开国际学术会议的声像材料。 （六）其他 1. 学校发生的重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象形成的声像材料； 2. 其他具有保存价值的声像材料。 第五条 声像档案的归档要求 （一）立卷分工 1. 党委宣传部负责新闻宣传类声像材料的移交归档，教务处、学生工作处（部）、研究生院（研工部）、继续教育管理处负责教学类声像材料的移交归档，人文社会科学研究院、科学技术研究院负责科研类声像材料的移交归档，基建处负责基本建设类声像材料的移交归档，国际合作与交流处（港澳台事务办公室）负责外事类声像材料的移交归档。两个以上部门共同制作的声像材料，由主办部门负责移交归档； 2. 各学院、各部门拍摄的活动资料，在财务处报销前，要向档案馆选送声像材料，经档案馆审核后办理报销手续； 3. 学校鼓励个人保存的反映学校原貌和发展的珍贵历史声像资料移交档案馆保存。 （二）归档时间 凡属归档范围内的声像材料，相关部门要在次年6月底前将上一年度的声像材料向档案馆（档案编研部）移交归档，特别重要的声像材料应随时移交归档。 （三）归档手续 声像材料移交归档时，由移交部门填写移交目录清单，一式两份，写明声像材料的名称、数量、移交时间和交接人员，双方签名后各执一份备查。 （四）质量要求 1. 归档的声像材料要求是原版、原件，并配有文字说明； 2. 数码照片的采集使用JPEG、TIFF格式，一般选用光盘作为载体进行归档，用视频设备、音频设备获得的文件应将其属性标识和相关软件一并归档。归档的声像档案应在相应设备上演示或检测，做到图像清晰、声音清楚，载体材料不磨损、划伤，内容完整准确； 3. 照片档案的文字说明要体现时间、地点、事由、人物（主要人物应标明在照片中的位置及姓名、身份）、背景、摄影者（或摄影单位），确切反映照片的内容； 4. 录音、录像档案的文字说明必须详细准确，录音要标注讲话人姓名、职务、事由、录制时间、地点、讲话时长等；录像要标注事件名称、人物、职务、录制部门、地点、放映时长、摄制日期等。 第六条 声像档案的整理 （一）编号 声像档案按其形成年度分类，跨年度且不可分的，应按事件结束年度归档。年度下一级类目为声像档案类别代号，代号为SX。二级类目为载体类别分类，照片档案，代号为12；录音带档案，代号为13；录像带档案，代号为14；幻灯片档案，代号为15；磁盘档案，