兼职档案员学习交流会议.pptVIP

后勤服务集团兼职档案管理员交流培训会议 二〇一四年十一月二十五日 目 录 一、会议目的 二、整理档案的常规标准及相关表格 三、近几年年终档案检查汇总 四、其他问题 五、整理档案的方法和建议 会议目的 由于各中心人员异动较大，本次会议主要针对档案的基本整理标准进行规范，同时总结近几年档案检查发现的问题，希望各位档案兼管员会后及时进行自检，今年年终档案检查前整改到位。 二、整理档案的常规标准及相关表格 （一）整理标准 1.档案盒、印章由集团办公室统一提供；标签纸和装订夹由中心自行采购； 2.纸张上所有铁钉、回形针都需清除。装订统一使用装订夹。品牌规格为：KOYO(大、中、小)； 3.档案盒盖章（如下图） 档案盒脊背填写采用盖章形式，印油颜色为红色（年度由四位阿拉伯数字组成）； 档案盒外盖章需规范、美观（应对齐下线）； 档案盒的编号盖章。通过检查发现各中心编号位置不一致，建议用铅笔标于档案盒的侧上方（看右图），但盒内相对应的编号须盖章。编号的方法建议从开始起连号编，或者分年重新编号； 4.档案分年度归档； 5.档案盒内放入《归档文件目录》、《备考表》； 6.盒内目录的日期以文件的形成时间为准，以8位阿拉伯数字标注年月日。如 7.盒内目录的文号:文件的发文字号。一般由机关代字,年度,顺序号组成。如:湘农通发[2012]6号 ； 8.盒内文件右上角六格 章填写内容及标准， 如右图所示： （二）归档文件目录、档案文件移交目录及备考表图示如下： 归档文件目录（黑体3号） 机构： 盒号： 纸张：A4 文 件 移 交 目 录 纸张：A4 三、近几年年终档案检查情况汇总 1、盒外标签普遍不美观（未将白边剪掉）。 2、标签上填写的机构内容不够简明扼要。 3、盒内六格章普遍填写不规范；目录表上的机构及六格章内机构填写与盒外不一致。 4、总目录未打印归档，缺少档案借阅登记记录。 5、钉书针未取掉，夹子装订不美观。 6、目录日期填写不规范。如：2011.3.1,2011-3-1. 7、盒外未盖件数的章。 8、电子档目录不规范。 9、对外合同未分开归档，与集团内的合同混装。建议分开装盒。（宿管） 10、中心工程合同分类别装盒，不能混装。（水电） 四、其他问题 （一）归档问题 1.哪些档案必须要归档；根据国家档案相关文件精神，结合集团的实际工作情况，大致归纳如下： (1)集团下发的文件（2）集团下发的质检通报，整改通知单及本中心周质检通报（3）签订的各类合同（4）签订的各类劳动合同、承包协议（5）临时工的档案及有关材料（6）工作总结及计划等日常工作中产生、有查考利用价值的资料。 根据各中心的不同性质归档。如：运输中心：出车记录、油库安全记录、事故记录、车友俱乐部的相关资料等。根据中心的情况应将相关的资料及时整理归档，待档案检查时须有资料可查阅。 （二）保管期限问题 长期,凡是反映本单位的一般工作活动,在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的文件,定为长期保管（15-50年）。 短期，凡是在较短时间内(如15年以内)对本机关有参考利用价值的文件材料列为短期保管. 短期的档案超过保存年限的应怎么办？短期年限一般为15年。若档案柜放不下，请另行装盒。（根据集团的实际情况，各种登记记录如：门卫记录，用电记录等，各中心自行把握，时效性过后方可进行装盒保存。）若过了保存年限并不再有保存价值，需要销毁的档案，在一定时期内向领导请示后再集中销毁。 五、整理档案的方法和建议 （一） 关于节约装订夹及档案盒的方法。 1.单张材料较多的档案可采用1-2个装订夹装订并存放在一个档案盒中，但为了便于日后档案查询，需在目录中将文件内容按类别录入清楚；（看实物2011年人事请批） 2.若出现一个事件或工作流程产生的资料较多较厚，且一个夹子装订不了的情况，可采用“一拖二”的装订方法；（看实物2012年集团成立十周年） （二） 针对一个档案盒内只装有几张材料的情况： 1.建议连续几年的同一类或同一个时间的材料存放在一个盒内； 2.有连续性事件或与此相关联的材料共存放于一个档案盒内。 （三）如果是以事件为归档形式的档案，需有一套与本事件相关的完整的流程材料。(包括草稿或是初稿，原始资料) （四）签订的劳动合同应做长期存档。 （五）档