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高校电子文件的收集与归档 　　收集 　　 　　 收集是档案工作的起点。如何收集“变幻莫测”的电子文件，并保障其应有的原始性、真实性、齐全性?芽笔者经过实践，认为必须从以下三方面入手。 　　 　　一、掌握收集原则 　　 　　 针对电文文件产生、形成的特点和收集电子文件“难”等问题，应在实践中主要把握以下“三个原则”进行收集。 　　 １． “强制性”收集。面对不期而至的大量电子文件，社会上习惯了与纸张等有形物质打交道的人们，对这些“看不见，摸不着”的物质载体还处在无所适从的虚拟化之中，表现在：一是普遍存在着电子文件归档意识不强的状况，导致不少单位尚未步入收集电子文件的正常轨道；二是不注意对电子文件的收集和积累，导致有些个人形成的电子文件处在自生自灭状态；三是电子文件收集归档制度尚不完善，缺乏法规与制度的监督保证。因此，有必要制订、明确电子文件的概念、收集范围、归档时间、技术处理要求、存储拷贝文件的连锁责任制等内容的管理办法，采取“强制性”措施，要求各部门必须执行管理办法中的各条款。 　　 ２． “双套制”收集。所谓“双套制”，即将经确认归档的电子文件打印出相应的纸质文件，收集时必须将电子文件的硬拷贝与相应的纸质文件一并归档。双套制“是文件介质转换时期不可避免的现象”，因电子文件与纸质文件相比存在着自身无法克服的局限性，主要反映在：一是档案的“原始性”难以确认。由于电子文件具有信息和载体的可分离性、信息的可变性、软件的依赖性等特点，容易使电子文件失真而破坏档案的原貌。二是档案的“真实性难以判断和检查”。因电子文件从形成到交由档案部门保管，中间需要一个文件拷贝和移交过程，在这过程中不能保证归档的电子文件没有被删改，档案人员凭肉眼是无法检查的，即使借助计算机也无法考证和判断其真实性。但如果坚持“双套制”收集归档原则，就可避免电子文件失实、失真、真假难辨、弄虚作假、破坏档案“原始性”等现象。可见，实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档模式，是比较单套保存得失和双套保存得失之后的最佳选择，实践证明，确实起到了“双保险”的作用，同时也迎合了利用者习惯于查阅纸质文件的需要。 　　 ３． “实时性”收集。实时性收集是指对具有保存价值的电子文件，由部门实行“随时生成，随时存盘”的方法，并指定专人保存，年终与纸质文件材料一并归档。 　　 在办公自动化普及的今天，电子文件常在不经意间大量产生，如不进行“实时”收集，常使个人形成在计算机里的电子文件处在“忘记存盘，意外删除，系统破坏，病毒侵扰”等危险之中而丢失文件，影响收集归档的完整性。但只要坚持“实时”收集，就可避免上述问题的出现，提高归档率。 　　 　　 二、完善有关制度 　　 　　 面临网络、信息一体化中产生的大量电子文件，传统的文件收集方法开始受到冲击和动摇，因此必须立足现实，扬长避短。 　　 １． 建立新的收集制度 　　 制度是落实措施的保证，因此在实施电子文件收集归档过程中，建立并明确以下几种新的制度是必不可少的。 　　 第一，连锁责任制。各单位要建立并形成电子文件收集与归档管理的连锁责任制，由分管领导、文档人员、微机操作员共同负责，做到责任到人，各负其职。 　　 第二，三人会签制。定稿后的电子文件必须实行“签发人、撰稿人、打印人”三人组成的会签制度，并将三人名字输在每份文件的最后一行，确保其真实性。 　　 第三，统一管理制。指定专人负责鉴定、收集、保存本部门形成的电子文件，以防电子文件流失。其中对拷贝入盘的电子文件应按要求分类存盘，对网上下载的电子文件，也需采取“三人会签”办法，录入软盘，收集保存。 　　 第四，填写“机读文件目录”制。电子文件一经产生，任何部门或个人不得随意修改、删除，并由部门兼职档案员认真填写《机读文件目录》，一式三份（打印），一份部门自留备查，一份移交档案室，一份存放于电子文件专用盘盒内。 　　 第五，签名盖章制。在实行电子文件与纸质文件“双套制”收集归档过程中，在打印出的相应纸质文件材料上，应采用“三人手写会签”办法，盖上部门公章，使电子文件同样具有真实的凭证作用。 　　 第六，移交责任制。各单位将收集来的电子文件分类存盘及填写《机读文件目录》移交档案馆（室）时，应建立移交责任制，明确双方的责任和义务，办理严格的移交手续，做到共同对电子文件的真伪负责。 　　 ２． 规范技术要求 　　 电子文件是数据媒体和记录在媒体上的信息的集合体。作为一种新型的知识载体，与纸质文件材料相比，在收集处理电子文件的技术上有其独特要求，因此，明确电子文件处理的技术要求，对规范电子档案管理能起到事半功倍的作用。 　　 第一，归档的电子文件宜采用通用汉字处理软件，并以文本格式存储，页面设置统一为Ａ４纸。 　　 第二，应归档电子文件统一拷