档案编研基本的知识.pptVIP

* 档案编研基本知识讲义 联系人：杨家芬 电话：4203690 手机QQ：496059973 档案编研基本知识讲义 一、档案利用工作概述 二、编研工作的基本内容和环节 三、常用编研材料的编写（档案利用效果实例、全宗介绍、发文汇集、专题汇集、大事记、组织沿革、基础数字汇编、年鉴等） 一、档案利用工作概述 （一）含义 通过多种渠道和方式，开发档案信息资源，变死档案为活档案，实现资源共享，满足社会需要的一项档案业务工作。利用是档案工作的目的，档案管理水平的高低主要体现在利用水平的高低上，只有有效开展了利用工作，才能使档案工作更好地为本地本单位的中心工作和全社会优质服务。 （二）方式 档案馆、室提供利用档案为各项工作服务，一般通过三种方式： 一、档案利用工作概述 1. 提供利用档案原件。 2. 提供利用档案复制件。 3. 根据档案内容，通过出证明、函复、咨询、编研等多种形式提供利用。 （三）方法 1. 加强档案基础工作,为档案利用工作创造良好条件。 2. 档案人员要熟悉家底，了解单位利用档案的需求。 3. 做好档案利用效果登记工作。 4. 把握好利用与保密、利用与保护、被动服务与主动服务、无偿与有偿服务等方面的关系。 范例 档案利用制度 （一）、严格执行保密制度，积极搞好利用服务。 （二）、查阅档案资料，须按规定登记后方可查阅。外单位查阅档案资料，必须持有单位正式介绍信。 （三）借阅档案者必须对所借档案负安全、保密责任，严禁对档案资料填注、涂改、划杠或转借等，并在三天内归还档案室；外单位查阅原则上不得将档案借出档案室。 （四）、档案工作人员应熟悉库藏情况，了解客观要求，做好主动服务和档案利用的预测工作。 （五）、档案工作人员应编制有效的检索工具，不断提高档案的查全率和查准率。 （六）、档案工作人员在搞好档案利用服务时，应注意做好查阅档案的登记与统计工作，收集汇编利用效果。 二、编研工作的基本内容和环节 （3）档案材料的考证、加工与编排； （4）编研成果辅助材料的编写； （5）档案编研成果的审核； （6）档案编研成果的出版和传播等。 2. 特点： （1）工作过程的创造性； （2）提供档案信息的选择性； （3）服务方式的主动性； （4）发挥作用的广泛性。 二、编研工作的基本内容和环节 3. 原则： （1）存真求实的原则； （2）编以实用的原则； （3）立足馆、室藏原则。 （三）编研加工的基本类型 1. 编纂（辑）——一次文献编研（复制） 2. 编写——二次文献编研（缩编） 3. 撰写——三次文献编研（加工） 档案利用效果实例的编写 （一）效益释义 社会效益： 1. 维护根本利益，为领导决策，为中心工作服务。 2. 维护稳定，落实政策，解决纠纷等提供凭证。 3. 维护公民和单位的合法权益，提供证明、依据。 4. 为精神文明建设服务。 经济效益： 档案利用效果实例的编写 1. 减少消耗，降低成本，节省费用。 2. 为企业挖潜革新，产品更新换代服务。 3. 为新产品、新技术推广服务。 4. 寻找、开拓市场，改善经营、销售，创造效益。 社会效益无法量化，经济效益可以量化。 （二）编写 典型事例，科学编排，集中展示，宣传推广，增强意识，体现成果。 档案利用效果实例的编写 1. 选择要求（选材） （1）典型性：突出重点，有代表性、感染力和说服力。 （2）准确性：实事求是，真人真事，准确可靠，不得弄虚作假，乱发挥。 （3）具体性：将“五个W”（who why when where what , 何人、何因、何时、何地、何档）和“两个H”(how,如何、怎样）交代清楚。 （4）效果评估科学性：不唯档案利用论，档案的作用只是一部分。 档案利用效果实例的编写 2. 档案利用效果典型实例的内容要素 七点内容要素：标题、利用者、利用目的、利用过程概况、利用效果、档案提供者、实例提供者。 3. 结构、编排方法 结构包括封面、前言（或编写说明）、目录、正文。 编排可根据实际需要，本着条理分明，重点突出的原则，灵活采用两种方法，少的流水排列，多的分类排列。 全宗介绍的编写 全宗介绍（全宗指南） 全宗介绍亦称全宗指南，它是以文章叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容和成份及其利用价值的一种引导性检索工具。 全宗介绍的编写 全宗介绍由封页、正文、备注三部分组成。封页项目包括全宗介绍名称、时间和全宗号，备注部分主要包括全宗介绍的编制情况及其他需要说明和解释的问题等内容，正文是主要部分，通常由全宗构成