会中组织与服务__会议接待工作1.pptVIP

* jlijl jljkli * jlijl jljkli * jlijl jljkli * jlijl jljkli * jlijl jljkli 会中组织与服务——会议接待工作 * uhiuku 　公司会议的工作流程安排　 　工作会议的会前工作流程 　工作会议的会中工作流程 　工作会的会后工作流程 * uhiuku 　 会务工作流程图（会前） 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规 格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 会场检查 明确会议组织机构 确定与会者名单 * uhiuku 　会务工作流程图（会中） 做好会议记录 组织签到 做好会议值班保卫工作 报到及接待工作 做好后勤保障工作 编写会议简报或快报 做好会议保密工作 会议信息工作 * uhiuku 　　会务工作流程图（会后） 撰写会议纪要 催办与反馈工 作 安排与会人员离会 会议总 结 会议文书的立卷归 档 会议的宣传报道 * uhiuku 知识目标 1 了解会议接待的规格，理解会议接待的原则 2 掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项 技能目标 1 具备进行会议接待策划的能力，学会撰写会议接待方案 2 能够策划及组织会中的旅游、参观、宴会等活动 * uhiuku 案例导入 2008 年5 月31 日― 6 月3 日，XX大学承办了全国xx学会的学术年会。部分参会人员5 月30 日到达会议指定酒店xx部队招待所时，发现没有人接待。他们打电话询问，承办方说：“明天才报到，你们今天怎么就来了？”可会议通知中只写了会期是5 月31 日一6 月3 日，并未明确报到时间。无奈，他们只得自己登记住进了酒店。第二天，其他参会人员陆续到会，结果只有承办方秘书专业的三名学生在前厅进行住宿登记，他们一人收会费，但只能开收据，说等老师来后再换正式发票；一人收住宿费，但酒店当时已没有空房间，要等到会务组负责人和酒店协商后解决；一人收餐费，但要早、中、晚餐一顿一顿分别计算，如果哪顿不在酒店用餐可以不交费。由于餐费计算繁琐，速度缓慢，而且舟车劳顿的参会人员订不到房间，没有地方休．息和存放行李，所以，争吵声不断，报到处一片混乱。 * uhiuku 登记完毕，来自全国各地的参会人员由于没有订到房间都只能在大厅等候。在电话的催促下，会务组主要负责人终于露面了。他首先向大家表示歉意，并解释说：“房间本来是按参会人数预订好的，可该酒店是部队的招待所，某部队首长一行人突然到这里出差，我们只能将房间让出。请大家耐心等待，我们再去和酒店商量，一定为大家安排好。”直到当晚21 时35 分，该负责人才通知大家，酒店将办公室进行了改造，会议报到处也将房间腾了出来，供参会人员使用。参会人员这才根据安排分别到自己的房间去休息。到了房间却发现，房间里只有床垫，没有铺盖。但大家早已筋疲力尽，虽然怨气冲天，也没有气力再和承办方理论，只能委屈就寝了。第二天上午8 : 30 分，会议准时开始。会议由／／办公室的石主任主持。他首先宣布会议议程。当读到第三项时，他“卡壳儿”了，说道：“这写的是什么？抱歉啦，这是秘书写的，我没提前看，一会儿他来了，问问再说。”然后又接着宣读后续的项目。6 月1 日的会议开得还算顺利，参会人员分别发言并介绍经验。大会宣布，6 月2 日下午14 时，参会人员进行交流，并规定了重点发言人。14 点整，参会人员相继来到会议室，可左等右等，主办方和承办方的人员都没到，直到40 分钟以后，石主任才来告诉大家：“这个会议室有其他用处，我们换到另一个会议室讨论。”于是大家又用了20 分钟时间换了会议室。 * uhiuku 会议的最后一项，是主办方领导为优秀论文获奖作者颁发证书。石主任分别宣读了获奖者和颁发者名单。于是大家一起走上了主席台，而几十个证书都堆在石主任的手中， 结果是颁奖者无用武之地，获奖者在主席台上翻找自己的证书。找到之后，纷纷退下台去，离开主席台时嘴里还袍怨着：“这也叫颁奖？! ‘ , 令参会人员不快的事接连不断，一直持续到会议结束。承办方为了弥补不足，承诺：会议期间的餐费由承办方承担，交了餐费的参会人员可以在最后和招待所结帐时退款。而且，每顿饭石主任都强调，这是“我们”花钱招待大家，一定要吃好。可到了最后结帐时，招待所不退餐费，说让参会人员找承办方去退；而承办方的人在6 月3 日参会人员离开时，则不再出现，打电话交涉，他们让找招待所。参会人员就这样被推来推去。返程的车票已订好，无奈之下，他们只好忍气返回。你认为： 1 ．本次会议的接待工作存在哪些漏洞？如何