第4章 办公用品和设备相关管理 相关管理秘书实务（第二版） .pptVIP

（3）发送方式 发送文件前不通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声) ④按启动键（START），这时发送指示灯或液晶显示“TRANSMIT”，表明机器开始送文件； ⑤挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告； ⑥根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 发送文件前需要通话，操作步骤如下： ①检查机器是否处于“准备好”（READY）状态； ②放置好发送原稿； ③选择扫描线密度和对比度； ④摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； ⑤双方通话； ⑥通话结束后，由收方先按启动键； ⑦当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件； ⑧挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 发送操作时的注意事项 ①若按下“停止”（STOP）键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出； ②在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿； ③当出现原稿阻塞时，要先按“停止”（STOP）键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作； ④若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （4）接收方式 自动接收 具有自动接收功能的传真机才能按此方式操作。自动接收时，无需操作人员在场。过程如下： ①电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示“RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始； ②接收结束，液晶显示“RECEIVE”消失或接收指示灯熄灭； ③机器自动回到“准备好”（READY）状态。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 人工接收，操作步骤如下： ①使机器处于“准备好”（READY）状态； ②当电话振铃后，拿起话机与对方通话； ③通话结束，按发方要求，按启动键（START），开始接收； ④挂上话机； ⑤若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 （5）解决“卡纸”问题 ①定期保养。定期进行全面的清洁保养，可以减少“卡纸”率。 ②选好纸张。对于普通纸传真来说，纸张的好坏对传真机的“卡纸”率及其使用寿命都会产生至关重要的影响。 ③不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸。 ④不选用边缘有毛茬传真纸。 ⑤不选用纸毛太多传真纸。在干净的桌面上抖过后会留下一层白屑，说明纸毛太多，质量低劣，会影响机器内部清洁，加速机件磨损等。 ⑥一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖。 4.2办公设备的使用和管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 管 理 秘 书 实 务 （第二版） 赵锁龙 编著 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 第4章： 办公室用品和设备管理 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 4.1办公用品的管理 办公用品的具体分类有： 一是纸簿类消耗品：A4、B5等办公复印纸、信纸、信封、笔记本、直线纸、复写纸、卷宗、标签纸 二是笔尺类消耗品：铅笔、刀片签字笔、橡皮擦、夹子、胶水、胶带、钢笔、打码机、姓名章、日期章、日期戳等。 三是装订类消耗品：大头针、图钉荧光笔、修正液、电池、剪刀、美工刀、订书机、打孔机. 四是办公设备耗材：打印机墨盒、色带、计算机磁盘、空白光盘等。 管理秘书实务（第二版） 21世纪公共管理系列教材 4.1.1办公用品的采购