合同管理作业办法.doc

合同管理作业办法 编 号：SH /QW-01-04-2014 版 本： A / 0 受控状态： 受控 编 制： 军标小组 审 核： XX 批 准： X 发布日期：2014年11月10日 实施日期：2014年11月15日 修 改 履 历 修改编号 修改页码 修改状态 修改人 审 核 批 准 生效日期 1.0目的 为确定对外报价及签订、修改、履行合同有所依据，理顺合同管理，特制定本办法以规范。 2.0适用范围 适用于本公司合同管理作业。 3.0定义（无） 4.0职责 市场部负责制定、修改和实施。 5.0内容 5.1报价前置作业: 5.1.1成品交期及生产可行性的确认:市场部对于客户的成品询单,由合同评审记录表会同研发部与质量部 可行性及交期作一确认。 5.1.2市场部应依业务销售目标安排接单计划,如客户询问数量超过计划接单量,市场部应先行与研发部协调 是否可再提高销售目标，若无法提高时，得再与其它各区的业务人员协商调整销售目标。 5.1.3售价确认 5.1.3.1牌价会议：为使市场部报价有所依据，得由市场部于每月负责召集相关单位主管及人员召开牌价会议。会中依原料成本价、结合公司内质量成本，并考虑市场行情因素，依各产品型态拟定出产品的销售次月及次次月牌价、人力加价﹑ 版本加价﹑服务加价﹑时限折扣等。 5.1.3.2牌价会议中所拟定的牌价草案，由市场部以书面将草案及会议记录呈至业务主管、总经理，并经核准后始能作为业务向客户报价的依据。 5.2报价单确认: 5.2.1依报价前置作业,业务人员填写报价单，并呈核至销售主管，确认售价、成本与交期无误。 5.2.2 报价单核准后，业务人员将其审核后的报价单或「购销合同」（客户不需要报价单时﹐可直接 以「购销合同」进行作业）与客户进行确认。客户可接受的报价单以「购销合同」的依据，业务 人员对回签的「购销合同」再次确认价格、数量、版本、服务范围、交期或有效日期等。若有疑异时，则需由业 务员与客户再行确认，或重新订定「购销合同」重新送呈。如无误方可由业务人员下生产订单给质量 和生产部门。 5.2.3 报价单的修改：已签订完成的报价单，相关内容若修改，业务人员要与客户重新进行书面确认。 5.2.4 报价单的追踪管理:对未回复的报价单,业务人员应持续追踪,如客户不下单,则应分析丢单原因。 5.2.5 如有其他因素（如部件价格上涨）导致成本段时间急剧增加影响利润,业务及相关部门需向上反应,待主管裁示后,业 务人员再行报价。 5.3 合同管理： 5.3.1 合同由技术相关部门审核，最后由市场部门主管签约。「购销合同」经业务单位与客户完成确认程 序后，一份交予客户，另一份由市场部存底保管。合同存期三年，市场部备查存盘一份。 5.3.2 合同签订后将正本合同于市场部归档管理，并进行合同编号。 5.3.3 市场部按合同要求填写“生产订单”，并转给运营和质量部。生产部负责按“生产订单”履行，安 排生产计划，检查执行情况。仓库对合同执行完的货物，组织入库；负责出货事宜，开立“出货通知单”。 5.4 合同的更改及注销： 5.4.1合同一经签订盖章后即具有法律效率，任何一方不得单方面进行变更或注销，确需变更或注销的， 必须双方协商一致，协调确认后才可进行。 5.4.2 合同变更或撤销的方法 5.4.2.1客户提出合同变更或撤销，由需求方来人或来函（必要时加盖公章）, 经调查确立后，市场部开需重新呈核至相关主管给以确认。 5.4.2.2由本公司提出的合同变更（如交期、特性、技术条件等），由变更部门通知市场部﹐由市场部与客户联系后﹐经客户确认，回复运营和质量部门。 5.4.2.3以上二项如需重新组织合同评审，须经生产部和质量部确认后才可办理合同变更，必要时可修改或重新下“生产订单”。 5.4.2.4「购销合同」的更改得视状况另立新订购销合同以取代，并重新进行报价流程﹐且新购销合同必需注明其取代的旧购销合同号码。 6.0相关文件（无） 7.0质量要求和质量记录 7.1 质量要求 7.2 质量记录 7.2.1《报价单》 7.2.2《合同评审、生产单》 南京世海声学科技