初级会计电算化第四章3节.ppt

初 级 会 计 电 算 化 课程介绍 第四章　账务与报表处理系统 本章要点： 1.账务系统的初始设置　　2.账务系统的日常处理　　3.账务系统的期末处理　　4.报表处理系统的基本功能　　5.报表处理系统的操作流程 第三节　账务系统的日常处理 凭证处理涉及填制凭证、查询凭证、修改凭证、审核凭证、打印凭证、汇总凭证、导入导出、凭证记账等多种功能，其主要流程是凭证的输入→审核→记账，记账后即不允许修改，有错误只能采取补充凭证或红字冲销凭证进行更正。 一、凭证的形成方式 财务系统处理的会计凭证主要是记账凭证，按其形成方式可分以下几类：　　（1）手工填制的记账凭证。　　（2）由原始凭证自动生成的记账凭证。　　（3）内部转账凭证。　　（4）外部系统生成的凭证。 二、凭证的输入 2.凭证输入的基本项目与输入方法 （6）原币与汇率。凡在科目设置时定义为外币的科目，在输入科目后系统即自动将凭证格式改为外币式，并强制要求用户输入外币与汇率等数据。其中，外币金额直接输入，汇率可参照输入，本位币金额则按折算公式自动计算。 （7）数量与单价。凡在科目设置时定义为数量的科目，在输入科目后系统即在固定位置强制要求用户输入数据和单价，金额则按数量×单价自动计算。 4.凭证内容的正确性检查在凭证输入过程中系统一般对下列数据进行自动检验：（1）凭证日期：例如月份必须在1到12之间，日数要在该月最大天数之内；又如，凭证日期不能超过输入操作当时的实际日期。（2）凭证号。不许出现缺号也不允许存在重码。（3）摘要。即不允许没有摘要的凭证。（4）科目代码。首先要检查它是否存在和是否为最明细一级的科目。其此，还要检查科目与凭证类型的一致性.（5）金额。不仅要拒绝借贷双方金额不平衡的凭证，而且要拒绝没有输入金额的凭证。 　三、凭证的查询与编辑1.凭证的查询（1）查询技术与方法。凭证查询一般采用组合查询技术 　 （2）查询条件可以逐步追加。 　 （3）查询条件可以永久保存。即对经常性的查询，可将其查询条件命名后保存. 　 （4）查询是其他处理的基础。诸如凭证的修改、删除、审核、冲销等等处理都建立在查询的基础上，即先找到凭证然后进行相应的处理。2.凭证的打印 3.凭证的编辑  四、凭证的审核　　凭证的审核是指通过人工核对手工填制或自动生成的凭证，以确保输入数据的正确性。 1.凭证审核的方法有些软件提供成批审核功能，但一般不应使用成批审核。成批审核实质就是不审核，这不符合《会计核算软件基本功能规范》的要求。 2.对审核的控制首先体现在拒绝录入人员审核自己录入的凭证，而且不允许审核人员修改凭证的内容；其此凭证一经审核就不能在修改或删除，若要修改或删除必须先取消审核签名才能进行，但取消审核签名只能由审核人自己进行。此外，作废的凭证不能被审核。 五、凭证的记账　　凭证记账又称登账或记账，在手工会计中记账就是将记账凭证信息计入总账、明细账和日记账，但计算机内部的账簿体系一般与手工三大账簿不一样，计算机记账主要是已审核凭证的信息更新各种总账文件。 1.记账的一般过程（3）正式开始记账，即从凭证文件中取出已审核的凭证记录，用其内容更新总账文件以及各种辅助核算文件的借方或贷方发生额 2.对记账的控制系统可以采用的控制措施有：（1）数据备份。在每次记账之前由系统自动或由人工备份账套文件，如果本次记账不成功，则可利用备份账套恢复到记账前的状态。（2）从硬件设备上解决，例如安装不间断电源（UPS），因为在突然断电的情况下，UPS还能继续供电一段时间。 3.关于反记账有些会计软件提供有反记账功能，尽管不太符合会计制度，但如果在严格控制下执行，则可以使账务处理更加灵活。 六、凭证的其他处理　　账务系统出了提供凭证的录入、审核、记账三个基本功能之外，一般还提供有凭证的汇总、冲销、引入、引出、模式凭证等处理功能，其中： 1.凭证的汇总凭证汇总格式指按指定的范围和条件选择记账凭证，并汇总其借、贷方发生额。按不同条件对会计凭证进行汇总，可以提供各种所需的会计信息。 2.凭证的冲销凭证记账后将不允许修改，其错误只能采取补充凭证或红字冲销凭证进行更正。红字冲销凭证也需要审核和记账，所以冲销不等于删除。 3.凭证的引入与引出凭证的引入一般用于账套之间，即从其他账套引入凭证，凭证的引出一般用于将凭证数据转换为其他软件系统的文件格式，以实现数据共享和二次开发。  回顾 本课要点： 1、凭证的输入 2、凭证的审核 3、凭证的记账 1、练习：恒企3月份发生下列经济业务，请据此填制记账凭证。 3月2日恒企购入不需安装的生产用设备5台，单价50万，已收到增值税专用发票，款项已