船舶证书和技术资料治理须知.doc

船舶证书和技术资料管理须知 1 目的 为加强船舶证和技术资料管理工作，保证证书有效、准确，使船舶保持适航状态。并符合主管机关和船级社等的有关规则、规定，保证船舶安全营运，防止污染。 2 适用范围 本须知适用于公司岸基和船舶的证书和技术资料管理工作。 3 职责 公司根据主管机关和船级社的有关规定、规则等的要求，分别由相关科室/船舶负责对证书的审办、发放及保管有关证书的正、副本和技术资料的管理工作。 海务主管负责船舶安全检查记录、垃圾管理计划、系固手册等有关证书的审办和保管。 机务主管负责船舶入级证书、吨位证书、载重线证书、防止油污证书、防止空气污染证书、货船构造安全证书、货船设备安全证书、货船无线电安全证书、船员舱室证书、船舶起货设备检验证书、船上油污应急计划、救生设备等有关证书的审办和保管。 航运科负责船舶国籍证书、船舶所有权证书、船舶最低安全配员证书、船舶营运证等有关证书的审办和保管。 体系办负责DOC证书和SMC证书、保安证书、连续概要等有关证书的审办和保管。 人事科负责船员证件（船员服务簿、海船船员适任证书、船员专业训练合格证书（七项）、GMDSS证书、等）和船舶卫生证书的管理。 船舶由船长对所有船舶证书和船员证件进行管理。 如果主管机关和船级社等的有关规则、规定发生了变化或公司的经营范围发生了变化，需要重新补充对证件管理，体系办应及时标明管理人。 4 证件管理 4.1公司岸基 公司相关职能部门应根据分工对已标明的船舶证书/证件进行监控，掌握证书/证件的有效期限，证书/证件到期前1个月向主管机关、船级社等部门，提出检验和换件申请，并安排船舶在合适的港口进行检验；各相关职能部门应对检验和换件进行跟踪，并催促主管机关、船级社等部门及时寄送相应的检验报告和证书。 各相关部门收到船舶新证件，应进行审阅并登记，并将新证件正本（DOC证书为副本）及时发放上船，并做好接收记录，将有关新证件副本（DOC证书为正本）或检验报告复印件归档备查，并督促船舶做好新旧证件的更换工作。 人事科应经常审阅船员证件的有效期，检验和换新期限到期前一个月(适任证书六个月)向办证机构提前申办。 适任证书到期前，人事科应通知证书持有人填报《海船船员考试发证申请鉴定、登记表》，到市级以上医院体检，由医生填写《海员体格检查表》，将两表报人事科。人事科核对其两表，若符合规定，则鉴定意见，并盖公章后报海事局办理新证。 人事科办妥证书后，分类造册登记，及时将新证发给持证人并收缴旧证书，办证机构如需注销应即上交旧证书。 各相职能部门负责对旧证件保管，至少保存3年后方可销毁。 4.2 船舶 船长负责对船舶证件和船员证件的管理，在开航前做好证件的检查工作（可委派其他船员），以保证证件的有效性和齐全性。 船长在证件的检验或换新期限到期前一个月(适任证书六个月)向公司相关部门提出检验和更新要求，得到各相关部门主管同意后，在合适的港口申请换件或检验，船上并做好检验前的准备工作。 检验完成后，船长与相关部门主管共同督促检验部门早日取得新的证件，船长在取得新证件后，应及时做好登记更换工作，旧证件应上交到各相关科室存档。如在外港进行检验，船长在取得新证件后，还应向公司相关职能部门反馈有关情况。并填写船舶证书及文件一览表. 除办理进出港手续、船舶检验、安全检查等需出示证书的情况外,船舶不得将证书/证件供其他外人翻阅。 船舶代理或有关港口当局因工作需要借用船舶证件时，应令其开具借据，列出所借证件清单，返回时逐项清点。 5 船舶技术资料的管理 船舶技术资料是船舶技术管理的重要资料，对船舶的修理、应变处置有重要作用，是为海上人员提供可靠的岸基地支持的必要条件，必须保持船舶技术资料的完善、有效。 船舶技术资料的内容 5.1.1船舶原始资料：包括各种图纸、说明书、各种试验记录、检查报告以及产品检验证书等技术文件；船体结构改动，2平方米以上钢板更换及整根肋骨更换等重大修理，整台设备更换、管系重大改动等（以上简称“设备重大变更”）的测量记录、试验报告、检查报告等。 5.1.2历次厂、坞修及航修工程验收单，测量记录，检验报告和试验报告等。 5.1.3日常检修及测量记录、设备损坏的修理记录。 船舶技术资料的控制 5.2.1新建或购置船舶分别由机务主管和参与购置、接船人员负责按合同规定接收船舶技术资料，至少应包括“4.1”、“4.2”中所列内容；其中一套交机务部归档，其它交船舶使用。 5.2.2船舶厂修后，监修人员应将修理工程验收单、接帐单、厂修测量记录及船舶修理总结（应包括修理主要工程内容、解决的主要问题、存在的问题及“设备重大变更”情况）进行整理后移交机务主管存档。当发生诸如船舶“设备重大变更”等情况时，机务主管应及时将其相关内容补充入船舶原始资料，在原始资料上相应记录“