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高校办公自动化建设必要性 　　【摘要】 随着计算机和网络技术的迅猛发展,信息量的膨胀,我们已经进人一个全新的信息社会。我国正在进行的高等教育体制改革以及新的办学模式的出现,对高校办公室工作提出了新的要求。试从必要性、可能性、实施的基本原则和面临的问题四个方面,对高校办公自动化建设及所面临的问题做初步探讨。 　　【关键词】 高校;办公自动化;现状;问题;必要性 　　 　　随着计算机技术的飞速发展,计算机在各行各业中应用的普及,利用计算机实现学校办公自动化系统治理势在必行。办公自动化系统是20世纪80年代初期随着微型计算机技术和计算机局域网络技术的发展而兴起的一门信息处理系统分支。目前,办公自动化的概念和意识已广泛地被各类办公人员所接受,办公自动化系统已深入到现代社会的各个角落,它的出现正改变着传统的事务性办公业务,改变着人们的观念。随着技术的进步,办公自动化系统的功能和内涵也在不断地发展和完善,为未来信息化的社会提供一个高效迅速甚至智能化的办公环境。 　　一、办公自动化系统OA的定义与作用 　　办公自动化系统OA是OFFICE AUTO-MATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。狭义的办公自动化限于文字编辑和处理、文档管理和检索等事务;广义办公自动化是建立在管理信息系统(Management In-formation system简称为MIS)基础上,其办公业务包括有决策支持系统(Decision Sup-port system)功能。OA软件可解决规范单位的日常管理、增加单位的可控性、提高单位企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了单位具体的业务范畴,更集中关注于单位企业日常办公的效率和可控性,是单位企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。 　　二、我国办公自动化发展现状 　　进入20世纪90年代中期以后,由于国内经济的飞速发展引发市场竞争的逐渐激烈,以及政府管理职能的扩大和优化,这一切导致政府和企业对办公自动化产品的需求快速增长,办公自动化开始进入一个快速发展的阶段。国内专门从事软件??发的公司也逐渐成长起来,并专门为政府和企业订做办公自动化系统。由于这些系统是根据用户的具体需求开发的,需要功能比较完善,并能较好地满足用户的实际需要。但这是一个巨大而低效的OA市场,具体表现在投资大、效果不明显;水平低、重复建设多;硬件投入多、软件投入少;模拟手工作业增加管理负担等。因为开发商水平参差不齐,开发队伍组队模式不合理、缺乏开发办公自动化产品的经验、用户缺乏对办公自动化产品的认识等;部分软件产品质量不高,不顾中国企业的运作特点照搬国外技术,使得实施困难;对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,又不愿花太多的精力投入培训;售后服务不到位;定做开发又会因用户需求变化要对软件进行不断的修改维护。到最后,整个软件的性能和可使用性都大大降低,没有耐性的企业索性废弃掉从而导致项目失败。 　　从技术来看,普遍存在如下缺点:为用户考虑的少,软件的柔性构造功能差。当前很多OA软件过分强调了软件之间功能的横向对比,为用户考虑的实际功能比较少,结果导致软件大而全,真正为用户接受的功能模块很少。另一方面软件的模块复用性很差,直接影响了软件的柔性构造功能,当用户的需求改变时,哪怕是轻微的改变,都需要开发商来解决,从而影响了用户的使用效率,对开发商也是一个极大的负担。 　　对于高校而言,校际之间的竞争就意味着内部治理体制和工作效率之间的竞争。随着学校规模的扩大,假如人员之间、各部门之间的信息传递仍然停留在原来的有纸化传送的基础上,这种就势必导致低效落后,影响各部门间的信息流通效率,有必要建立安全、高效的办公自动化系统。通过对办公自动化系统的研究,把握其发展方向和趋势,构建高效的办公环境。随着信息技术的不断发展和理论研究的不断深入,各种新的办公自动化系统设计方案的出现必将对办公自动化的实施与推广起巨大的推动作用,办公自动化系统必将获得更广泛的应用前景。 　　三、高校办公自动化建设存在的问题 　　1.办公人员意识问题。表现在对使用办公自动化的必要性认识不同,对传统的办公办公方式仍然有较强的依赖性,一部分领导还对使用办公自动化系统实现办公无纸化的前景心存疑虑。许多领导对办公自动化理解不深,认为所谓的办公自动化就是在办公过程中使用先进技术和设备,目的只是要提高工作效率。实际上,使用办公自动化提高管理层的决策效能更加重要。各高校应该加大媒体的宣传力度,为校领导开设网络和办公自动化使用课程,提高其对办公自动化的认识。没有各级领导的积极支持和推动,办公自动化建设过程