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加强高校基建档案管理几点思考 　　摘要通过对加强高校基建档案管理的意义及管理中存在的问题进行分析,就如何做好基建档案管理工作提出对策。 　　关键词高校;基建档案;档案管理;对策 　　中图分类号G27文献标识码A文章编号1673-9671-(2010)032-0183-01 　　 　　高校基建档案是高校档案的重要组成部分,是高等学校在基建管理和基建工程项目活动过程中直接形成的和积累起来的各类建设项目的有保存价值的文字、图表及声像载体等材料,是各种建筑物、构筑物及地上地下管线等基本建设工程规划、设计、施工和使用、维修活动中的直接记录,包括基建文件档案材料、施工文件档案材料、竣工图纸档案材料。如何科学管理好基建档案资料,充分发挥它的作用,成为摆在每个基建档案管理人员面前刻不容缓的问题。 　　1加强高校基建档案管理的意义 　　1.1为高校基本建设发展提供凭证 　　基建档案不仅记录了学校建设的实际经过,而且记录了人们在建设活动中所取得的经验教训及创造出的成果,因此,基建档案是人们查考过去的情况,掌握历史材料,研究有关事物的发展规律的重要依据和凭证。一套完整的基建档案,从征用土地、实地勘探图纸设计、施工合同、监理合同、施工进程、竣工验收及各类报告、来往文书、图表、数据等都有系统的记录,这些记录将会是考察历史和处理问题的科学依据。 　　1.2为高校基建科学发展提供了参考 　　档案利用工作是档案工作中最富有活力的一个环节。实践证明,学校基础设施的维护与管理是离不开基建档案的。高校基建档案不仅是历史的真实写照,同时原建筑工程地质资料和施工设计图纸是工程改建、扩建,或对破坏后重新恢复的重要依据。特别对那些深埋地下的各种管线及隐蔽工程进行检查和维修时,地面上看不到、摸不着,不能准确判断它们确切的位置和具体走向的情况下,技术人员便可根据相关档案材料去施工。这样既可以减少工作失误,节约时间,而且可以节约经费,提高工作效率。若档案材料不齐全、图物不符,改建、扩建、维修也就无从下手,必然会造成人力、物力和财力的巨大浪费。 　　1.3为学校维权提供了佐证 　　由于历史的原因,过去在相关制度方面不完??,在学校权属、土地纠纷等方面,许多高校一直存在着与周边单位或农民地界争议问题。科学管理,充分利用好基本建设档案,能够有效维护产权所有者,解决好这些争议纠纷,可以让档案发挥其独特的功能优势。因为基建档案真实地记载了学校房产、地产以及设备产权形成的全过程,是学校界定产权关系的法律依据。 　　2高校基建档案管理工作存在的问题 　　2.1档案意识不强 　　一方面学校领导对基建档案认识不足,没有把档案工作放到应有位置,重视基建工程建设进度、质量和资金投入,而忽视基建工程档案管理工作。另一方面,建设、施工、设计、监理各方的职能部门、相关工作人员,档案意识不强,素质不高。他们甚至都不知道资料的收集范围,总以为收集档案材料是分外的事,工作积极性不高,加上管理措施不力,结果是大量重要的资料丢失,严重影响了档案资料的完整性和准确性。 　　2.2基建档案自身的特殊性易造成归档难 　　基建档案具有专业性、成套性和效益的潜在性等特点,在一定程度上造成了收集归档难。首先,基建档案专业性要求兼职档案员既要了解档案专业知识,又要熟悉基本建设的相关知识,专业性特点使立卷工作难度大,要求高。目前高校基建部门普遍缺乏既熟悉基建业务又熟悉档案知识的人员,而兼职档案员工作任务繁杂,对基建档案无暇顾及,工作上力不从心。再加上基建项目参建单位的专(兼)职档案人员变动频繁,导致档案收集工作不到位。其次,基建档案形成于基建工程的建设过程中,周期短则数月,长则数年,档案又形成于设计、施工、监理、建设等多个部门,牵扯到很多方面,并且这些方面又环环相扣、联系紧密。其整体性要求易造成收集难。再次,由于基建档案的主要作用是为日后的管理、维修、改建等提供依据,没有立竿见影的效益,其效益的潜在性、滞后性使某些人认为建立基建档案是费时、费力而无效益的劳动,从而造成基建档案无专人管理,丢失严重,导致无法弥补的损失,影响工程后续维护和利用。 　　2.3高校基建档案提供利用方式单一 　　建立基建档案的最终目的是为了利用。目前,高校基建档案的提供利用,除个别电话查询外,多为利用者亲自到档案部门说明要利用档案的内容,档案工作人员手工检索,提供档案原件供利用者查询或借阅。这种利用方式有许多弊端,因频繁使用,原件(特别是图纸)易破损,且不能保证其安全。因此传统的档案检索利用方式已满足不了信息社会发展的要求。 　　3加强高校基建档案管理工作的对策 　　3.1宣传档案法规,增强基建档案意识 　　首先,应大力宣传档案法规,加强法制观念。高校要利用各种形式,广泛宣传档案法规,做到依法治档,使各基建档案相