现行文件与档案信息化管理对高校作用.docVIP

现行文件与档案信息化管理对高校作用 　　【摘要】高校现行文件档案管理从手工操作向机读文件到电子文件的发展演变，是高等院校运用计算机技术解决实际问题的迫切需要，体现着管理信息与科技信息的高度集合。 　　【关键词】档案管理　计算机技术　电子文件 　　高校现行文件和档案管理应用计算机技术的历程，不仅记录着高校现行文件和档案规范化、系统化管理的轨迹，而且反映着高校经营管理和产品开发信息化的进程。根据计算机技术在高校现行文件和档案管理中应用的环节、功能及运作的不同，可以把其划分为以下三大阶段： 　　1　现行文件和档案管理分别应用计算机技术阶段 　　现行文件应用计算机技术源于高校管理信息系统(MIS)的建立，什么是MIS，解释不一。虽然各自的文字表述不尽相同，但有两点内涵是共同的，即其一，管理信息系统的建立是依托于高校管理职能系统，并为之服务。它一般都先从会计核算电算化开始，应用商品化的会计软件管理帐务、应收和应付帐款及固定资产核算。在会计核算电算化的基础上完成财务管理电算化，运用计算机辅助完成财务分析和编制财务计划。随后，把计算机技术扩展到采购、销售、库存及人事管理。运用计算机实现财务管理及这些管理在数据上的一体化处理，极大地提高了高校管理的效率。最后，再把计算机技术运用于人事档案管理，实现人事编制和人事档案调度的计算机化；其二，管理信息系统的职能主要是对正在形成的现行信息进行收集、加工及处理。现行文件应用计算机技术是现代高校加强各项管理所需要的，是高校管理运用计算机技术的直接体现和必然结果。 　　档案管理应用计算机技术主要是用于档案整编、检索、统计及借阅等业务职能。主要包括：其一，用计算机编制档案检索工具。以著录项目组成档案机读目录数据库，然后按不同的要求，利用库内数据自动编制案卷目录、专题目录、分类目录等；其二，用计算机进行档案检索。按照档案著录项目中所标识的内容特征和形式特征，检索出符合不同利用者要求的档案目录及其原件；其三，用计算机对档案管理中形成的各种数据或情况，包括入库与出库数量、库存???间占有率，档案调阅、归还等进行登记与统计。 　　总之，在计算机技术应用于高校管理之初，现行文件和档案是各自分别运用计算机技术解决原由手工操作的各项文件管理工作。 　　2　现行文件和档案管理综合应用计算机技术阶段 　　2.1由于现行文件和档案管理是具有承继联系的密不可分的两个阶段，所以任何一阶段应用计算机技术不仅会对另一阶段的工作带来影响，而且其系统功能的发挥也受制于另一阶段的工作状况。因此，为了实现现行文件和档案管理不同阶段文献信息资源的共享和交换，减少数据的重复输入，规范各系统的数据接口，就需要加强现行文件和档案管理综合应用计算机技术的研究，开发文档管理一体化系统软件。目前，一些高校已经自行开发或购买了文档管理一体化系统软件，进行现行文件和档案管理的综合化管理。 　　2.2第二阶段不同于第一阶段的特点和难点在于现行文件和档案自动化管理子系统之间的接口。现在各高校应用的文档管理一体化系统软件在其结构设计和功能上不尽相同。不管高校应用的现行文件和档案计算机管理系统软件的结构与功能有怎样的差异，但它们基本上都是遵循现行文件和档案手工管理的程序和方法。计算机技术的应用仅是使原有手工管理更加规范化、系统化及效率化，并未对现行文件和档案管理基本理论产生根本影响。 　　3　电子文件阶段 　　3.1电子文件这一概念的出现是近10年的事。1996年12月，国家科委在北京召开了全国CAD应用工程工作会议，会上宋健主任指示：这件工作要请国家技术监督局和国家档案局参加。国家档案局很重视电子文件的管理问题。1996年9月成立了“电子文件管理、归档研究领导小组”。1998年1月9日，王刚同志在全国档案局长馆长会议的讲话上也指出：要在1997年研究制订的《计算机辅助设计电子文件应用光盘存储、归档及管理要求》试行稿国家标准的基础上，在35个企事业单位进行试点，为实现我国电子文件管理规范化和现代化探索办法和积累经验。1998年8月11日一13日，国家档案局档案科学技术研究所召开了电子文件管理研究专家研讨会。该会的中心议题是对《电子文件归档及电子档案管理概论》和《办公自动化电子文件归档及电子档案管理方法》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》两个标准的征求意见稿进行修改、补充及完善。1998年8月18-20日，在五洲工程设计研究院中国兵器工业第五设计研究院召开了CAD电子文件应用光盘存储技术宣讲演示会。1998年8月23日，国家档案局科学技术研究所和外事办又联合承办了“电子文件归档管理国际学术研讨会”。可见，有关电子文件及其管理问题的研究与应用正在紧锣密鼓地进行。 　　3.2关于什么是电子文件，美国联邦管理法规对其解释为“电子文件包括