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网络环境下高校档案信息化建设进程中问题与对策探析 　　摘要：档案信息化建设工作是高等院校建设与发展过程中一项复杂的系统工程，是高校档案工作适应社会与学校发展的必然趋势。校园网络技术的不断成熟，为档案信息化建设提供了良好的基础平台。本文就当前网络环境下高校档案信息化建设工作中存在的认识和组织、技术以及人才等方面的问题进行了深入探讨，并分析了应采取的相应对策。 　　关键词：高校；档案信息化；校园网 　　中图分类号：G203　文献标识码：A　文章编号：1673-8454(2012)05-0004-03 　　高校档案信息化建设是利用信息技术工具获取、处理、传输、应用高校档案资源，目的是提高高校档案管理效率与效益，以及充分发掘、摘取高校档案资源，向社会提供更多有价值的档案信息服务，实现资源共享。如何逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化，为高校教学、科研、管理的建设和发展提供优质、快捷的档案信息服务，已成为高校档案工作者当前必须思考的重要问题。 　　一、高校档案信息化建设过程中存在的主要问题 　　1.认识和组织方面的问题 　　从社会发展的需求来看.随着社会信息化程度的深入，档案信息资源备受人们关注，社会对档案信息的依赖程度越来越高，需求日益增长。当前，大多数档案利用者希望能够到档案馆查询的同时，更希望能在自己家中和办公室里随时查询所需档案信息。因此，高校档案信息化管理日渐成为广大利用者的强烈要求，即社会发展迫切需要高校推动以办公自动化、信息化建设为主轴的网络化管理。 　　从高校发展的需求来看。高校的教育信息化建设进程对档案管理工作提出了新的思路和要求。首先，在档案材料的形式上，数字化的教材、教学资源、科研材料、管理文件等在全部档案材料中占有比重逐渐增大，我们要对各种多媒体文件、文本文件、网页文档、数据库文件以及各种软件系统进行科学管理。其次，在归档范围上，随着教育信息化的深入，伴随新的教学方式、方法而产生的各种新型的教学材料、科研材料、管理材料也被纳入到归档范围，我们也要对这些材料进行合理规划和???学管理。最后，在管理方式上，随着高校教育信息化进程的不断深入.校园网成了信息化环境下教学、科研、管理活动的重要支撑，教育信息网络化深入的同时也要求高校档案工作与之相适应，这意味着高校迫切需要推动档案信息化建设。 　　而当前高校档案信息化建设却存在较严重的认识和组织方面的问题，主要表现为不少高校对档案信息化建设在现代教育事业发展中的必要性和紧迫性没有充分的认识。对档案信息化建设工作既无清晰的发展方向和建设目标，也无相应的建设规划、组织机构以及配套的政策和措施。大多数高校的档案信息化建设只是简单地要求档案馆来负责。并没有一个档案信息化建设领导小组来统一规划和指导全校的档案信息化建设，也没有给予档案馆足够的权力和支持力度。特别是对档案信息化建设过程中的难度预计不足等，所以在具体实践中经常会造成档案信息化建设工作难以很好地推进和完成。这些在很大程度上制约着高校档案信息化的推广和应用。 　　2.技术方面的问题 　　(1)数据标准不统一，信息资源无法有效共享和处理 　　在高校档案信息化建设的过程中，由于缺乏全局统一的系统规划，新旧系统采用的软件系统不一致、数据标准不统一等问题，使信息之间难以交换，更难以在更高的层次上进行信息的处理，如信息挖掘、决策支持等。比如学生部门统计的学生人数和教务部门统计的学生人数、人事部门统计的教职工人数和财务部门统计的人数等有较大的出入。对整个学校应用系统的运行效率和准确性都产生了重大的影响。教育信息资源建设的严重滞后和互操作性、共享性等方面的问题已成为高校档案信息化建设进一步发展的另一个瓶颈。 　　(2)缺乏统一的接口和建设标准，电子文件难统一归档 　　20世纪90年代初，一位英国信息管理专家曾预言：“如果我们现在不努力着手抓好电子文件的管理.将有可能在20世纪末、21世纪初形成可怕的历史空白。”目前，电子文件正以极快的速度和极大的覆盖面逐步替代在全世界通行了数百年的纸质文件而成为主要的记录工具。电子文件及档案管理信息化对高校来说还是一个新课题，高校的电子档案管理工作还处于初级阶段。尽管各高校产生了大量的电子文件。但都未作为档案进行系统化的处理，而且缺乏统一的规范、标准的管理软件和完善的管理制度，造成这些宝贵资源的散失。现有的电子档案的管理与以前的纸质档案管理有着质的不同。电子文件的收集和归档的范围非常广泛，不仅包括文字材料，还包括数据、表格、图像、声音等，因此，电子文件统一归档管理的难度较大，从目前看还面临许多技术难题。 　　(3)缺乏有效的网络信息安全防护体系，安全机制不健全 　　随着网络的不断发展，高校档案信息的上网管理及其安全性、可靠性等问题日益突