任务管理部门级应用.docVIP

任务管理部门级应用 　　摘要:将每项工作任务作为管理的基本元素,在传统技术手段下,其工作量之大是不可想象的。但利用信息网络平台,按照数据库管理的逻辑,管理者可以随时检索某个时间段,某个人负责,隶属于某个岗位,不同重要性的任务信息,调阅与其直接相关的处理流程、方法和历史资料。在保证日常业务高效有序前提下,让管理者腾出精力来,处理重点任务和例外事项。本文通过介绍任务管理的基本思路、实施方法和管理理论分析,探讨任务管理的思路、如何在部门级实现任务管理及其作用。 　　关键词:任务;管理;信息;系统 　　 　　作为部门主管,您是否曾碰到以下场景:员工经常向您来请示这件事该怎么做,那件事该怎么做,打断了您对一项重要工作的思考;得力的下属突然离职,他所负责的工作陷入混乱;检查工作时才发现,早该完成的工作,下属竟然还没开始做...... 　　有没有办法让主管摆脱这种疲于应对日常工作的困境呢?下面,我将探讨在网络信息技术条件下,如何利用“任务管理”的思路,系统性地管理日常工作,提高团队的工作效率,使主管越做越轻松。 　　 　　一、什么是任务管理 　　 　　企业各项战略目标的实现,是各个阶段性、局部性目标完成的集合,再细分则是一个个工作 　　任务保质保量及时完成。对于某个具体的企业,这些工作任务,内容相对固定并且数量有限,且其中大部分是重复性发生的,偶发事件占的比例很小。 　　1.管理思路:把每个工作任务作为基本元素,通过建立任务执行和任务控制两个独立的循环,实现多维度管理的管理方法。 　　2.构成: 　　 　　如图1所示,任务管理由以下三个部分构成 　　1.员工与任务之间的自我更新完善的工作循环; 　　2.管理者对任务的监督控制循环; 　　3.衔接上述两个循环的信息化平台。 　　 　　二、怎样实现任务管理 　　 　　任务管理实施分为四个部分:一是配置资源,建立保障机制,让员工能够基本脱离主管独立执行任务;二是分析管理需求,拟定任务属性,满足多维度管理需要;三是搭建信息平台,将带有各种管理属性的任务按照关系型数据库逻辑进行管理并配置操作界面;四是如何安排任务管理的日常工作,实现任务管理的???我完善。 　　(一)建立任务执行的机制保障 　　1.持续进行的任务梳理 　　基于对部门任务数量有限性的基本判断,我们可以对本部门所执行的任务进行盘点和梳理,梳理的目的是弄清楚:部门内都要完成哪些任务,这些任务需要细分和清晰地界定,如邮递员投递报纸、投递邮包等,是不同的两项任务。 　　梳理任务不是一次性工作。在初次梳理的基础上,通过每日任务检查,我们可以逐步将还没有纳入管理的任务添加入系统中。重复性发生的任务,梳理一次后,该任务就已纳入了系统,因此,任务梳理虽然持续时间长,但后期工作量不大。 　　2.标准化的任务指导书 　　在一个专业、部门内部,任务操作流程和方法基本类似,所以每一项任务都应该可以被描述为标准的作业流程或方法,即“任务指导书”。任务指导书的内容可包括以下内容:1.任务名称 2.目的和目标 3.准备工作和资源 4.办理流程 5.资料存档 6.通报与报告 7.相关联系人及联系方式 8.其他需要说明事项等等。任务指导书应言简意赅,点明要点,应能够指导具备基本从业技能的新员工,独立完成该项任务。 　　编制任务指导书,需要员工熟悉任务,并系统地思考与任务完成相关的各项信息,其本身就是总结工作经验的过程。完成部门所有任务指导书的编制、更新和完善,有一定的工作量,是个在较长时间内不断积累的过程,需要耐心和恒心。在编制环节,应建立复核、审查机制,在应用环节,应建立定期评价机制,以确保任务指导书持续有效。 　　3.建立并持续完善共享部门知识库 　　任务指导书只能点明完成一项工作要点,高效完成任务还需要各方面知识的支持,尤其是历史数据和经验。建立共享统一的部门知识库,将与工作相关的各项知识用标准结构(如共享文件夹树状结构,数据库系统)管理起来,可以为任务的执行提供信息支撑。共享知识库主要由以下三个部分构成:1.任务指导书 2.来自于工作中的数据和信息,如报告、图表、分析、测算等 3.工作过程中遇到的(来源互联网、书籍、文件、档案等渠道)各项知识。 　　部门知识库建立和完善也需要较长的时间,由于员工之间普遍存在的竞争关系,分享经验缺乏主动性。因此,编制任务指导书和建立部门知识库需要制度或强制性安排。通过任务管理的逐步推进,员工体会到共享知识带来团队效率提高后,初期的抵触情绪会有所缓和,共享主动性会逐步提高。 　　4.人员的角色及权责划分 　　在任务管理中,有以下三种角色,定义及相关职责如下: 　　① 任务负责人:事前已明确,经主管授权有权调动所配置的各项资源,直接负责组织任务执行的员工,一项任务对