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工程招标代理项目中协调沟通问题探究 　　摘 要：有效的协调沟通是招投标活动取得成功的前提和关键。文章结合笔者自身实践，就招标过程中有效沟通的目的、内容及方法进行探讨，并通过实例，说明了协调沟通的重要性。 　　关键词：招标代理；协调沟通；招标人 　　中图分类号：F284 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）03－0103－02 　　 　　所谓工程招标代理，是指将工程招标作为代理对象的代理。它涉及到工程建设项目整个过程的方方面面，主要代理内容为各类工程建设项目的勘察、设计、咨询、监理，还有与工程建设相关的设备、材料等的采购，以及附带的相关服务等。招标投标活动的重要特点之一是参与的相关方面较多，涉及的利益相关人主要有招标人、投标人、招标代理机构、专家评委和监管机构等。所有参与招标投标活动的各方都从不同阶段、不同角度或不同方式影响着招标投标活动。其中，招标人作为提出招标项目、进行招标的组织，自始至终影响着招标投标活动。因此，招标项目管理人员不仅要做好招标环节的基本工作，更要加强与招标人的协调沟通，以促进招标投标活动的顺利进行。 　　1 协调沟通的目的 　　招标项目管理人员在提供招标服务时，从接受委托至招标结束，在各个阶段都要与招标人进行协调沟通，其主要目的如下： 　　1.1 构建良好的合作关系 　　在遵守公正、公平、公开原则的前提下，与招标人进行必要的沟通，能促进双方形成良好的合作关系，加强双方的协作与配合，保证各种必要的招标程序得以顺利实施，最终实现招标目标。 　　1.2 明确责任 　　与招标人进行适当沟通可以明确双方的责任与义务，增进彼此间的了解，促使双方认真履行职责，进而最大限度地保证有关各方的合法权益。 　　1.3 保证招标质量，提高招标效果和效率，为招标人提供更好的服务 　　与招标人适当的沟通可以使招标项目管理人员获取更多的相关信息，利于正确分析各种疑难问题，作出合理判断，在不违背原则的条件下，为招标人提供更多、更好的服务，增加服务附加值，从而降低招标风险，确保招标服务质量。此外，有效的协调沟通还能避免一些不必要的麻烦，从而节约招标成本支出，提高招标效率。 　　2 协调沟通的主要内容 　　招标代理项目环节多，程序性较强，在每个对应的环节中，对应着招标代理与招标人进行必要沟通管理的内容，具体如表1所示。招标项目管理人员应依据招标环节内容，就涉及的要点与招标人加强沟通。 　　3 做好协调沟通关系的方法思考 　　3.1 理解招标人建设工程的总目标及意图 　　招标项目管理人员要同时了解项目构思的基础、起因、出发点，尤其是政策性、意义性重大的国有投资项目，否则，可能会因对代理目标及任务完成有不完整的理解，给代理工作造成困难。 　　3.2 编制切实可行的招标方案 　　招标方案是以招标项目的技术经济、管理特点、条件和功能、质量、价格、进度需求为基础，依据有关法律法规、技术标准规范编制的招标项目的实施目标、方式、计划和措施。招标项目管理人员在与招标人沟通的基础上形成招标方案的初稿，需涵盖以下内容：①工程建设项目背景概况；②工程招标范围、标段划分和投标资格；③工程招标顺序；④工程质量、造价、进度需求目标；⑤工程招标方式、方法；⑥工程发包模式与合同类；⑦工程招标工作目标与计划；⑧工程招标工作分解；⑨工程招标方案实施的措施。 　　3.3 招标方案的审核与确定 　　招标项目管理人员通过与招标人讨论、审核招标方案，做好代理机构的宣传工作，增进招标人对代理工作的理解，特别是加强对代理工作及招标法定程序的理解。主动帮助招标人增强对《招标投标法》等一系列法律法规的认识，以自身标准化、规范化、制度化的服务去影响和促进双方工作的协调一致。合理的招标方案是提高招标工作质量的前题，同时也是招标人认可招标代理工作的一次契机，通过对方案的讨论，加深了相互了解与认同，为后续工作打下了良好的基础。 　　3.4 拟发出的成果文件必须得到招标人的确认 　　招标代理机构必须依法代理，在招标人授权范围内行使职能，其在法律意义及授权范围上与招标人是等同的主体。招标代理机构应在尊重招标人的前提下，双方共同投入招标工作的全过程中。在发出一切成果文件前必须与招标人进行研究，并得到其确认。成果文件包括：招标方案、招标公告、资格预审公告、招标文件、招标答疑、评标报告、中标通知书等。对招标人在成果文件中提出的可能违反法律法规、违反三公原则性的问题，要及时向其进行解释。可采取书面报告、提供法律依据等方式说明原委，尽量避免发生误解，以使代理工作顺利实施。 　　3.5 加强招标结束后的协调沟通 　　一般而言，招标代理机构在中标人确定并发出中标通知书后，招标人与中标人签订经济合同，该招标项目即告完成。为更好地服务招标人，在完成招