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基于管理实践办公自动化系统建设思考 　　摘要：本文以企业办公自动化系统建设为研究对象，通过企业办公自动化系统建设常见问题现象的分析，提出了具有应用实践性、操作性的功能特征和系统建设基本构架；同时，从管理实践视角总结了办公自动化系统建设的有关体会和建议，以期共享办公自动化系统建设有关经验与体会。 　　关键词：办公自动化；建设；管理实践 　　中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1001-828X（2012）02-0-02 　　办公自动化系统(Office Automation，以下简称系统)是利用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学、管理科学等先进科学技术，将人们的办公活动不断物化于现代办公设备中，形成人机信息处理的一个信息管理系统。它的产生提高了企业传统办公自动化程度，改善了企业办公环境和条件，缩短了企业办公时间、距离和周期，提升了企业办公协同工作能力，为企业的科学管理与决策提供了强有力的支持。 　　随着经济与信息技术的快速发展，以信息技术提升传统企业管理理念已得到普遍认同。作为企业管理，如何利用好信息技术，如何建设好办公自动化系统，是将好理念、好技术、好手段具体落地与管理提升的一个重要途径。因此，将企业需求与信息技术有效结合，构建符合企业管理文化与特点的办公自动化系统，既是适应社会快速变化的发展需要，更是企业核心竞争能力提升的必然要求。 　　一、系统建设常见性问题现象的分析 　　一个适应性良好的办公自动化系统建设需要对企业自身管理的充分理解和对信息技术的有效把握，其不仅要满足企业自身业务办公的需求，同时还需要依托最新的信息网络等技术，使之有效结合，两者融为一体，才能收到成效。客观上，系统建设的特殊性，致使企业办公自动化建设面临着管理知识与信息技术知识能力的双重要求；以及信息技术的日新月异与迅猛发展，使信息系统建设的超前性、系统性与企业现行管理的实用性、便捷性和安全性等之间呈现矛盾。具体表现在： 　　1.缺乏建设的整体性研究，各自为政现象严重 　　各应用系统相互独立、各自为政，缺乏系统化规划与资源集成，“信息孤岛”现象严重???如：OA系统、ERP系统、SAP-HR系统、CIMS系统、财务管理系统、业务公开系统等模块建设，各自为政严重，相互独立，用户须多次重复登录，才能完成相关的业务工作，导致人、财、物及管理资源的浪费，甚至导致管理效率效果的降低。 　　2.缺乏企业适宜性融合研究，使系统与现行管理相分离 　　现行信息系统建设往往存在“建的人不用，用的人不建”的相互分离现象。往往建设的人是外来软件开发工程师，而提出需求的人往往则是企业职能部门工作人员，而使用与评价的人是领导和员工。一般年青的软件开发工程师其本身没有管理岗位的经历锻炼，故不熟悉什么为管理，那自然提不出什么管理优化方案，只能依照已有模版如法炮制、翻版复制。对于企业而言，由于领导受工作精力与信息技术等因素的局限，不可能花费更多的时间和精力去亲自顾问，故在前期需求策划上，往往只能由低层级管理人员来组织实施，致使系统建设呈现闭门造车与实际相分离的尴尬现象。 　　3.缺乏操作的实践性研究，系统界面过于专业化 　　“门难进、脸难看、事难办”是一般信息系统的一大普遍现象。原因在于界面设计过于专业，过多从专业的角度考虑问题，而没有从用户使用、管理便捷的角度思考问题，导致人们在实际操作中“无所适从、无从下手”，使管理效果受到质疑。同时，在系统操作中大量出现外来翻译词汇，呈现词不达意、生搬硬套的现象，难怪有的领导经常抱怨“此系统不是我所想象中的系统”，导致系统上线却不能满足实际业务流程要求，往往呈现线上、线下“双轨运行”的尴尬。 　　4.现有软件系统能力不足，系统建设与管理要求存在差距 　　现行软件系统呈现两大基本特点，要么数据统计分析处理能力强，要么日常办公支持能力强；而能将二者有机融合，能将数据处理与办公自动化和管理决策支持于一体的管理软件，目前还不多。因此，从单纯的事务型向管理型、向分析决策型方向的转变是办公自动化系统建设的一个重要趋势。 　　5.缺乏系统的持续化改进，在系统升级与集成上存在差距 　　信息技术的快速发展，决定了企业办公自动化系统建设不可能一蹴而就，它需要不断集成、不断充实、不断完善。如何有效处理好系统建设、管理、使用和维护间的相互关系，实现企业内外部资源的有效组合以及人员相互间的有效协同，确保系统安全平稳地运行。 　　二、关于管理适用性系统建设的特征及功能的认识 　　作为一个适用的企业办公自动化系统，应在其软件开发和系统建设上，不仅要充分利用现有的最新信息通信网络技术，更要紧贴企业业务管理流程、贴紧企业自身管理发展要求；应有效体现实用层面的功能特征和企业管理文化要求，将企业文化融于信息管理操作流程之中，使