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目前电算化会计档案管理中存在问题及对策 　　[摘 要] 随着计算机的普及及网络技术的广泛应用，电算化会计档案应运而生。笔者对电算化环境下会计档案管理中存在的问题进行了分析，提出了解决问题的措施和建议。 　　[关键词] 电算化 会计档案 问题 对策 　　 　　会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。《会计电算化工作规范》对电算化会计档案的定义，是指存储在计算机硬盘中的会计数据以其它磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据；会计数据是指记账凭证、会计账簿、会计报表等数据。电算化会计档案管理是重要的会计基础工作。到2010年全国80％企事业单位要实现会计电算化。因此，加强电算化会计档案的管理已成为一个现实性的重要问题。 　　一、存在的问题 　　随着我国信息化建设???会计档案实行电算化管理的不断发展，会计档案实行电算化管理也提上了工作日程。目前，关于电算化会计档案管理的讨论，大多围绕《会计电算化管理办法》等几个文件对电算化会计档案的基本要求而谈，未提及电算化档案管理中存在的问题及其防范。而随着会计电算化的普及，电算化会计档案管理中存在的问题也越来越突出，原有的管理方式陈旧，脱离基层企事业单位的实际情况，不适应电算化会计档案管理的要求。 　　1.电算化会计档案管理制度有待完善。实现会计电算化后，会计档案的内容增多了，对环境的要求也高了，而很多单位却没有认识到这些变化，认为会计电算化仅仅是数据处理工具的变化。如电算化会计档案的收集、管理、查阅、销毁仍沿用手工系统的制度；没有对会计电算化信息系统档案保管人员的职责作出相应的规定；也没有采取相应的保障措施来改善保管会计档案的环境等。这些电算化会计档案管理中存在的问题，都需要建立健全相关制度予以解决、加以保障。 　　2.档案管理人员的业务素质有待提高。档案管理人员的素质和能力是决定电算化会计档案管理自动化程度高低的关键因素。在电算化会计档案管理中，缺少档案管理应有的专业知识，计算机应用知识，造成电算化档案管理工作整体水平不高，制约着电算化会计档案管理工作的顺利发展，这对电算化会计档案的管理和利用都是不利的。 　　3.相关人员的电子档案管理意识较弱。自开展会计电算化以来，我国实现会计电算化的单位虽然数量很多，但其投入运行的时间多数不长。会计电子档案从收集到归档的过程离不开计算机操作。由于会计人员的电算化操作能力较低，对电算化档案的重视不足，操作人员的时间观念不强等原因，导致不能及时按规定将财务系统中的会计资料备份到外存储器中保存，有时又不能正确进行电子文档的备份和检查，造成会计资料的假备份，出现磁盘上的标签与电子文档不符的现象。一旦因意外或人为错误造成系统数据的丢失、破坏，就不能在最短时间、最小损失下恢复原有的会计资料，这都将影响电算化系统的正常工作。 　　4.对收集、整理、利用工作重视不够。根据笔者的调查，绝大多数单位都实行了会计电算化，“重核算，轻管理”、重视纸质会计档案，轻视电算化会计档案的现象普遍存在，归档的只是传统的纸质档案，而电算化会计档案则保存在财务部门，这就给电算化会计档案的规范管理带来了难度。有的单位为了适应电算化信息系统技术、制度环境的变化，会计软件进行了升级，而原有的会计软件及资料未能及时进行整理归档，?着时间的推移，会计档案的完整性、安全性就得不到保证。电算化会计档案管理的最终目的是为了提供利用。传统的服务方式处于一种被动地位，这种服务方式也制约了电算化会计档案的利用，无法适应电算化会计档案的改革发展。 　　5.电算化会计档案自身的特点所形成的问题。 　　(1)电算化会计档案的安全性要求较高。电算化会计档案必须借助于一定的环境（特定的计算机硬件与软件系统）才可以使用，所以极易受病毒的攻击。 　　（2）实行电算化以后，形成的纸质档案多为打印机打印而成，打印字迹经过一段时间后往往会褪色，达不到规定的保存期限要求。 　　(3)电算化会计档案对保存环境要求更高。电算化会计档案的载体不仅是通过打印等输出的传统意义上的纸张，更主要的是磁性介质或光盘。 　　(4)电算化会计档案较传统会计档案具有易于修改、易受破坏且不留痕迹的特点，同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响。 　　(5)电算化会计档案的保存、管理和使用与会计软件的版本存贮磁性介质或光盘质量密切相关，会计档案实行电算化时间越长，会计档案与财务软件的版本越多，同时也就对管理的要求越高。 　　二、采取的对策和建议 　　1.建立健全法规和制度是管理好电算化会计档案的保障。建立切实可行的管理制度，如制定细化的《电算化会计档案管理办法》、《电算化会计档案岗位责任制》、《电算化会计档