第三届素质拓展合作交流会策划.docVIP

理学院第三届素质拓展合作交流会 策 划 书 理学院素质拓展中心宣传部 主办单位：浙江工业大学理学院素质拓展中心 承办单位：理学院素质拓展中心项目部 一、活动目的： 彰显素拓是一个融洽团结的大家庭。各部门各协会成员汇聚一堂，加深对素拓的了解。增进各部门协会的友谊，加强联系，为以后的工作开展打下基础。同时丰富同学的大学生活，增加文娱活动。 时间和地点： 时间：10月27日下午2：00-4：30 地点；语林楼报告厅（暂定） 活动面向对象： 浙江工业大学理学院素拓各部门、协会社团 四、活动流程： (一)准备阶段 1、活动宣传：（负责部门：宣传部） ①制作海报，提前4四天张贴于寝室楼下。 ②制作干训横幅，提前3天。 ③通过部长级会议向各部门部长传达干训的具体内容及相关信息。 2、活动邀请：（负责部门：秘书处） ①提前一周通知各部门参加活动并通知准备材料。（原则上要求全部成员参加，如有 特殊情况，应提前告知并上交请假条，并于10月17日之前确定并上报秘书处） 统一格式：PPT“部门（或协会名称）+答辩人”发至邮箱327268360@ ②邀请团学会主席黎翔作为嘉宾参加此次活动（提前3天） ③邀请素拓部长团及各协会会长副会参加活动并做好统计（提前3天） 3、场地确定： ①预定场地，并发通知给各部长并做最后通知（负责部门：对外交流中心） ②场地布置：工作人员提前２小时到会场布置，调试设备并协调相关事宜 （负责部门：项目部 具体会场安排详见附表二） 4、活动材料：（负责部门：项目部） ①答辩PPT或电子书等材料收集整理，背景音乐制作。 ②各部门的桌签、椅贴、矿泉水，以及表演环节 和答题所需的道具奖品等 (二)活动当日流程：（详见附表三） 环节一：主席、副主任致辞 环节二：部门、协会介绍 环节三：游戏娱乐 环节四：主任活动评价 (三)后期反馈 　　本次干训结束后，请各部门内部召开会议，由参加活动的部员进行小结，在部门范围内进行相关交流，并于干训结束一周内交干训总结到秘书处。 活动相关照片也统一汇总至秘书处。 活动预算： 1.“理学院素拓合作交流会”横幅一条：1*70=70元 2.矿泉水：1*12=12元 3.物品：100元 总计：182元 六、注意事项 　（一）干训大会通知过程中，注意礼貌问题及时间地点等具体问题的告知，并大致确定出席人数，若有未能出席者，记录具体原因。 　（二）项目人员注意活动之前与主持人及相关活动人员沟通好活动流程。 　（三）事前确定活动当日所需场地，并准备另一个场地以备活动延期之用。 　（四）话筒若出现问题，主持人及时换成口述，同时引导和迎宾具体人员负责维持现场秩序，紧急情况应对人员立即准备换话筒。 　（五）电脑中途出现故障，紧急情况应对人员及时调试，所有介绍换成直面口述，主持人注意幽默地表示歉意。 　（六）如有部门需要请假，必须事先将有本部门部长签名的请假条上交组织部。 　（七）经费预算视要求可能有波动，敬望谅解。 　（八）若部门在未告知的情况下出现未到、迟到、早退等情况，则相关部门需对此进行登记并按规定采取相关措施。 七、应急措施 　（一）活动当日话筒准备3个 　（二）电脑准备２台 　（三）若活动当日场地被征用，则立即通知改换时间地点。 　（四）若发生安全问题，情况轻微则与部长沟通内部处理，若情况严重则由相关维持秩序人员立刻有序引到全体部员撤离。 附录清单 1、附录一：工作人员安排 2、附录二：会场安排 3、附录三：活动当日流程 4、附录四：预算清单（详细） 5、附录五：人员签到表 附录1：工作人员安排 前期安排：策划书： ppt的制作 报告厅的借办 宣传事项： 活动物品的买办及复印： 参加人数的确定： 活动现场：主持人： 引导: 现场布置： 迎宾： PPT的播放： 拍照摄影：待 总负责人： 后期回访：秘书处各部员 附录2：会场安排 事项负责人； 成员；三名 条幅的悬挂（包括条幅在