5文宇报销及文会签审批.doc

淮北文宇置业有限责任公司 报销及办公室日常文档管理细则 一、报销流程 经办人、证明人：在取得的正规发票上签字并说明事由，实报实销。 财务主管审核：确认是否实报实销，确认费用所属部门、科目，对发票及附件真伪性审核，对于假发票由报销人负责解决或自行承担，财务主管未检验真伪签字认可后则由财务主管承担相应责任。（财务审批过程中经办人需配合财务审批，对于报销填写不符合规范需重新填写，财务有权了解每一笔报销事项，经办人及证明人需配合解释，对于模糊不清及报销不符合实际的财务有权拒绝签字审批） 项目总经理：认可经办事项真实性。（各部门招待事宜需提前告知项目总经理，由项目总经理安排办公室主任负责办理。项目总经理则经过总经理同意后方可执行。） 总经理：认可报销事项。总经理审批过程中对于业务事项进展情况不清楚的，经办人需向总经理汇报相关工作进展进度。 出纳会计：支付报销费用，并让报销人在报销封面签字，及时对报销费用登记。将报销单据整理后交由主办会计入账。 备注： 1、领导交办的特定事项，票据上需有领导签字证明； 2、业务招待用采购的烟、酒等应由办公室负责登记采购、领用及结存信息 3、无法取得发票以其它单据形式支付的费用，应按正常费用报销流程进行审批； 4、具体经办人员未能明确该笔资金支出是属于费用还是借款或发票未到时，先按借条方式办理；待支出性质明确后，报销清帐； 5、对于紧急事件或有审批权限的人员因公出差，确需支付的费用，应总经理和财务经理电话联系确认并记录后予以支付；经办人员需在一周内完成审批流程。 二、固定资产支出审批流程 ㈠、固定资产采购执行前置审批程序，在采购前，应先报采购申请，申请审批后再行采购； 固定资产采购申请流程： 1、固定资产使用部门提出申请； 2、交由办公室审核是否调配或采购； 3、如需采购交项目总经理及总经理签署调配或采购意见； 4、交由财务经理审核； 固定资产发票入账审批流程，按费用报销流程处理。 备注： 1、报销金额在3000元以上的，无特殊情况不得用现金交易，实行银行转账支付； 2、3万元以上固定资产购置与处置由财务部审核并提出意见，报项目总经理及总经理审批同意后实施 三、生产性支出财务审批流程 ㈠、广告设计、营销类支付审批流程 1、由营销部申请； 2、交由项目总经理签字确认； 3、由财务总监签字核准； 4、由总经理签字核报； 5、出纳会计付款。 ㈡、规费类、工程款、甲供材、生产性各项零星开支支付审批流程 项目部发生单项零星支出金额在1000元以内，进行点工或很少工程量的小额签证可由公司现场议价包干办理，但需在签证单上明确工作内容、部位及数量，以备工程管理部及计审部查验，部门经理必须对签证的合理性、经济性负责，公司累计发生各项小额签证零星支出一个月内不得超过1万元；金额在1000元以上的必须按签证审批流程办理。 1、由部门经办人申请； 2、交由部门负责人签字确认； 3、交由计审部审核、查验； 4、由财务部审核； 5、由项目总经理、总经理签字核报； 6、财务部报销支付。 四、合同会签 公司各部门签订合同之前，需将合同复印件、电子版合同各一份交由财务部备案，合同会签表一栏需主办会计签字。若签订合同时对发票不清楚务必及时与财务总监沟通，主办会计需根据合同内容核定所需发票是否可行。在核定发票事宜后主办会计需在合同会签表财务签字一栏签字。若没有签字，后期遇到发票不符合规定财务会计有权拒绝付款并不负相应责任。 合同会签流程: 1、经办人填写合同类型、拟签日期、合同名称、甲乙双方、合同内容简要、合同金额、付款方式 2、财务部对合同付款方式、合同提供发票性质签署意见 3、公司项目总经理审核合同内容并签署意见 4、公司总经理签署合同意见 5、合同签订后将正式合同及合同会签表交由办公室封存保管。 淮北文宇置业有限责任公司 二0一六年十月