如何提高办事效率p14.pptVIP

* * 一大堆便条，张张都贴着“紧急”；电话铃响个不停，差不多个个都要马上处理；报告、表单和各种资料，堆满了桌子；再过三分钟就要开会了，可还是一点准备都没有；越忙越添乱，好多事情手下帮不上忙，早该给他们培训了，可一直找不到时间…… 目录 做好计划和统筹 1 要事第一 2 改进方法和习惯 3 * * 一般情况下，在每年、每月、每周、每天当中，较忙的是什么时间段？ 有哪些工作可以提前做？ 提升工作效率--比如在睡觉前写下第二天要做的事情 很多人喜欢早上起来写下今天要做的事情。但是这样做只是一个适应性的计划，因为今天其实已经开始了，在你睁眼的那一刻。打仗的士兵不会在第二天早上才装满弹药，这样不用打也输定了。 做好计划和统筹 * 所以，如果你能够在前天晚上就做一个第二天任务列表，那么当你醒来的时候，就会有目的性的奔跑了，回头看看你会发现很多人还傻傻的在原地写着”今天——工作计划——”这个你昨天就必须搞定的东西。如果你的策略更高明一点，也许你可以试着挑战为下一周的事情作安排。 * 一、不做计划的人只是消极地应付工作，他将处于受摆布的地位；做计划的则是有意识地支配工作，处于主动的地位、并提高工作效率。 二、由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 　　1、目标不明确 ； 　　2、没有进行工作归类的习惯 ； 　　3、缺乏做事轻重缓急的顺序 ； 　　4、没有时间分配的原则 。 没有计划的恶果： * 忙人的告白 因为我们不知道究竟什么对我们最重要, 所以每件事好像都很重要； 因为每件事好像都很重要，所以我们不得不每件事都做； 有些人看到我们每件事都做, 所以，他们期望我们什么都做； 每件事都做让我们非常忙碌, 所以我们没有时间去考虑：究竟什么对我们最重要？ 要事第一 * 1、既重要 又紧急 2、重要但 不紧急 3、不重要 但紧急 4、不重要 不紧急 * 定义 重要：对你的职责或目标具有贡献的活动。 紧急：你或别人认为需要立刻处理的活动。 重要 限时完成的重要会面或 工作 影响深远的事情 …… 做计划、中长期规划 工作沟通与协调 思考工作方法和流程的改进 向上司或公司提建议 …… 不重要 有些电话 有些信函、报告 有些无谓之请托、邀约 大部分会议 许多迫在眉睫的小事 符合别人期望的事 忙碌琐碎的小事 有些文件资料之处理 有些交际应酬 …… * 甲和乙两个学生，毕业后一起进了一家餐馆工作，没多久，甲被提拔做了乙的上司，而乙却仍在厨房干杂活。乙就去找老板理论。老板想了想，说：“你到市场上看还有什么卖的？” 乙去了一趟市场回来说：“还有一个农民在卖土豆。”老板问：“多少钱一斤？” 乙又赶去市场，回来回答老板：“8毛钱一斤。”老板又问：“总共有多少斤？如果全部要了能便宜多少钱？” 乙又急忙来回奔跑。老板说：“好吧，你先坐着。”然后又叫来甲，对他说：“你去市场看看，看还有什么东西卖？”不一会甲回来说：“还有一个卖土豆的，8毛钱一斤，共有125斤，如果全部要了可以6毛钱一斤。过一会这个农民还要到市场上去卖西红柿，我们库里不多了，我带回了一个样品，把那个农民也带来了，你们当面谈谈吧。”老板对乙说：“这其中的原因你该明白了吧！” 乙羞愧地回到厨房干杂活去了。 改进方法和习惯 * 第一次就把资料或物品放在正确位置。 将各类资料物品归类摆放，清晰标示。这样做可避免费时间去找东西，更不会再有在别人面前翻箱倒柜的尴尬。 下班前进行清理。 * 在写规划时，为了使工作更加直观，除了阿拉伯数字（1、2、3、4），还可以用其他符号表示重要程度： ↘紧急 ？待重新规划的工作 ！重要 √ 完成任务 ○ 工作往后推移 × 放弃的工作 ABCD分类法： A：必须要当天完成的工作 B：可稍后处理的工作 C：可以请别人代劳的工作 D：做与不做都无所谓的工作