浅谈高校档案信息化发展及对策.docVIP

浅谈高校档案信息化发展及对策 　　摘要：档案信息化管理在高等教育事业的发展中起着积极重要的作用。人事档案管理方式面临着越来越大的挑战，为了充分发挥档案工作在人事工作中的重要作用，各高校应该积极将信息技术与管理方法结合起来，促进档案的信息化管理。然而在开展过程中却难免遭遇各种障碍。本文围绕这些问题提出一些解决问题的对策，希望能够对档案进一步开展信息化管理有所帮助。 　　关键词：高校档案；信息化；对策 　　中图分类号：TP39文献标识码：A文章编号：1006-4311（2012）08-0131-02 　　0引言 　　人事档案管理工作是单位人事管理工作的重要组成部分，管好人事档案是直接关系到管好单位成员的重要环节。只要按照科学的依据为指导，坚持科学的、先进的方法，加之过硬的物质条件作后盾，利用现代管理方法和手段，借助现代科学技术进行计算机管理，在数字化时代，加强和改进干部档案管理工作，人事档案管理就更加的科学化、合理化、有序化，继而就能更好地为人事管理工作和经济建设服务，促进经济和社会的发展。 　　1信息化管理的开展对档案发展的意义 　　1.1 提高档案管理人员的素质以往档案管理工作人员往往是身兼数职，工作任务比较繁重，不能专心搞好档案管理工作。此外，大多数单位的档案管理人员都是“半路出家”，虽然文化水平具备，但缺乏相应的档案管理工作水平。而在档案管理进行信息化建设时，就需要推动档案信息化工作的人力保证，这就需要我们培养大量既懂档案业务，又熟悉信息技术的复合型人才，慢慢建立复合型、多层次的专业队伍，优化人员结构，档案信息化技术应用型人才和青年档案信息化人才的培养，大大提高了人员素质要求，同时深化档案社会化服务的必然要求。 　　1.2 提高工作效率人事档案信息化建设可以提高工作效率，传统的纸质档案无法对信息进行系统地分类和汇总，我们要查询某人相应的人事信息，只能单纯地依靠人工进行翻阅，极大地制约了人事档案管理的工作效率。依靠计算机系统强大的存储、检索、汇总、统计等功能，我们可以将人事档案中关键的信息作为数据录入到计算机中，通过成熟的??案管理软件实现数据的存储、检索和分析。随着条件的成熟，我们可以利用网络技术，开发出具有Ｂ/Ｓ架构的档案管理系统，对整个学校的人事档案进行系统、统一的管理。各类管理人员只须维护好与自己工作对应的部分人事档案信息，统一存储在服务器上提供全校范围内的信息利用。这必将使档案管理人员从繁重的手工劳动中解放出来，极大地提高职能部门的工作效率。 　　1.3 提高服务质量传统的人事档案管理主要包括人事档案的接收、保管、传递等流转环节以及纸质人事档案的借阅、复印等利用环节。但由于人事档案中的部分内容涉及到个人隐私，故绝大多数人事档案只提供给组织人事部门人员查阅，服务范围很小。信息化的应用，网络的开通，为摆脱以往的经验式的管理模式，完成档案管理由案卷级向文件级管理的转变，将手工立卷变为微机自动管理，就成为可能。只有这样，才会极大地提高档案管理与利用的质量、精度和效率，实现档案管理服务水平质的飞跃。 　　人事档案信息化后，还可以将不同的信息分类存储起来，按需要利用档案人员的权限提供查询，供不同需求的人员加以利用，拓宽了服务范围。人事档案管理人员也可以将原来被动的服务变为主动的服务，为部门或学校提供必要的信息支持，提高服务质量。 　　1.4 提高自身价值高校人事档案的真正价值在于利用，在于为学院中心工作、领导决策、教职工提供全方位的人事信息服务，这是人事档案根本目的。人事档案信息化管理以后，可以将高校各类人员的基本信息及其在学习、培训、考核、职务变动、工资变动、教学科研等方面的变化情况及时地录入系统，打破了纸质人事档案材料收录范围的限制，进一步丰富了人事档案信息的来源。档案管理的最终目的是为了把档案的潜在价值转化为现实价值，作为人才信息“缩影”的人事档案，为此要有效地开发和利用人事档案信息资源，为实现“人尽其才、才尽其用”提供有力保障和有效服务。人事档案管理分为档案实体管理和档案信息管理两部分，实体档案信息的原始性、唯一性和法律凭证作用决定了实体档案的重要存在价值，但实体档案的查阅比较烦琐，利用效率低下。档案信息化管理为档案信息的充分利用提供前所未有的便利条件，能大大提高人事档案工作的质量和利用效率，能最大限度地发挥人事档案的功能，实现人事档案的价值。同时，通过人事档案管理系统的查询、统计功能，可以使管理人员和个人了解档案的缺损情况，及时查漏补缺，提高档案自身质量。 　　2高校档案管理信息化建设的现状 　　2.1 管理的思想意识方面目前，一些高校领导对档案不太重视，一直以来，大部分领导干部对档案工作的认识都不够清楚，都认为档案工作就是简单的保管工作，不是什么重要工作，也不能创造出什么经济效益，只要整