己其他性质重要必须先行签请核定案件-华南高商.DOC

國立華南高級商業職業學校文書處理要點 94年9月6日行政會報訂定 壹、依據 行政院93年12月1日院臺秘字第0930091795號函修正事務管理手冊文書處理部分。 行政院82年4月7日台82秘字第08641號令頒機關公文傳真作業辦法。 貳、目的 為統一本校公文處理，提高行政效率，依照公文程式條例及事務管理規則等有關規定訂定本要點，以符合本校實際需要。 參、文書處理事項 一、公文收發 （一）收文處理 １、校外來函統一由文書組分類整理，收件人為處室或個人之普通函件，由總務處工友或工讀生分送各處室，掛號郵件、包裹由文書組簽收後填寫掛號郵件登記簿並通知收件人簽領。 ２、假日及下班時間郵件之收受，由傳達室值勤人員按照值勤規則之規定辦理。 ３、文書組收到文件（含電子公文），除無須登錄者外，如為機密件或書明親啟字樣之文件，於登錄後送由校長或收件人收拆。一般公文由文書組拆封、點驗、編號、登錄後送各單位承辦人員簽辦。其作業程序為： ４、公文附件如屬現金、有價證券、貴重或大宗物品，先送出納單位或承辦單位點收保管，並於來文附件欄右側簽章證明。 ５、附件未到而公文先到者，俟附件到齊後再分辨；公文如為急要文件，則先送承辦單位簽辦，並速洽詢發文機關。 ６、下列性質之文件，另以「送文簿」登錄掛號，逕送承辦單位簽辦： (１)通報及知會之公文。 (２)邀請參加紀念性集會之公文。 (３)贈送書刊及資料之公文。 (４)其他屬於臨時性，而於辦後即可銷毁之公文。 ７．文件之遞送除急要文件隨到隨送外，普通件以每日上、下午分批遞送為原則。 （二）文書核擬 １、承辦員收受之文件，認為非屬本單位承辦者，應敦明理由經主管核閱後，即時退回文書組改分，或逕行移送其他單位承辦並通知文書組；受移單位如有意見，應即簽明理由陳請校長裁定，以免輾轉延誤。 ２、承辦員應將收辦之公文登入「承辦案件登記簿」，並即行擬辦。 ３、文件經承辦人擬辦後，分別按其性質，用公文夾遞送主管人員核決，如與其他單位有關者，並先行會商或送會。會辦之文件，受會單位應視同速件辦理。 ４、承辦員對於收辦之公文，未能於「預定結案日期」前辦竣者，可在日期未屆滿之前申請展期，展期以二次為限，情形特殊需三次以上者，應簽請核准。 ５、簽、稿之擬辦方式式： (１)先簽後稿： 甲、制定、訂定、修正、廢止法令案件。 乙、有關政策性或重大興革案件。 丙、牽涉較廣，會商未獲結論案件。 丁、擬提決策會議討論案件。 戊、重要人事案件。 己、其他性質重要必須先行簽請核定案件。 (２)簽稿併陳： 甲、文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。 乙、依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。 丙、須限時辦發不及先行請示之案件。 (３)以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。 ６、公文須分行有關機關者，請盡量用副本，免另辦文。 ７、凡無須答覆之公文，請予存查；以「送文薄」編收文號之存查公文，由承辦單位自行存查，不必歸檔。 ８、承辦員於辦稿時，應就稿面之相關欄位，分別填寫下列各點： (１)「文別」：按照公文程式條例之類別及有關規定填寫。 (２)「受文者」：請書明全銜，其地址非眾所皆知者，請註明；如分行機關較多時，請使用受文者清單（或稱行文表）。 (３)「速別」：係指希望受文機關辦理之速度，填「最速件」或「速件」等，普通件不必填列。 (４)「密等」：填「絕對機密」、「極機密」、「機密」、「密」，解密條件或保密期限其後以括弧註記。如非密件，不必填列。「機密區分參閱本要點八、文書保密（三）」。 (５)「附件」：請註明名稱、媒體型式、數量及其他有關字樣。 (６)「正本」或「副本」收受者：請分別逐一填明。 (７)「承辦人」：由承辦人員於稿面適當位置簽名或蓋章，並註明辦稿之年月日時。(簽核章位置排序：由左而右、由上而下)。 (８)「分類號」、「保存年限」：按公文內容參照檔案分類及保存年限區分表填列。 (９)通報或以原件傳閱會章，不必以機關名義行文轉知。 ９、承辦人員辦稿時，處理附件之注意事項： (１)附件請檢點清楚，隨稿附送。 (２)附件由處室承辦人員自行繕打備妥份數。 (３)附件有二種以上時，請分別標以附件1、附件2………。 (４)附件除附卷者外，如係隨文附送，辦稿時，用「檢送」、「檢附」等字樣。 (５)如需以原本發出，而原本僅一份時，請註明：「原本隨文發出，抄本或影印本存卷」。 (６)如需以電子文件、抄本或影印本發出，辦稿時請書「附電子檔」、「抄送」或「檢送○○影印本」等字樣，並註明「原本存卷，另以電子檔、抄本或影印本發出」。 (７)發文附件宜儘量用電子文件。 (８)附件如不及或不能隨稿附送時，請註明「封發時，附件請向承辦人員或某某洽取」字樣。 (９)有時間性之公文，其附件不及隨文送出者，請註明「文先發，附件另送」，並與文書組聯繫，洽知發文號碼，備於補送附件