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商务信函语言表达技巧 　　日益频繁的贸易经营活动离不开信息的传递和交流,写作商务信函就是传递、交流信息的方式之一。因为双方对有关买卖情况的说明,交易条款的磋商,出现问题的解决办法等,常常都是通过信函往来进行的,所以信函写作水平对交流效果起着至关重要的作用。一份商务信函如果能够体现出尊重对方、热情谦虚,表达专业、准确,言简意赅的特点,无疑对相关业务的达成和双方合作关系的发展起到积极作用。要想通过信函交流达到预期目的,必须重视研究商务信函的写作要求、语言特点,提高商务信函的写作能力。 　　 　　一、篇幅短小,语言简明扼要 　　 　　商务信函一般篇幅短小。写作内容集中,语言简明扼要是其突出特点。这是市场经济条件下,商业竞争激烈的现状决定的,因为经营活动主体的时间和精力有限,无暇关注那些与来函关键内容无关或关系不大的内容,所以写作者必须在信函写作之前提炼出信函的核心内容,写作完成后精心斟酌,把与主题无关的东西断然舍弃,避免浪费双方的时间与精力,影响主旨内容的传递。商务信函的语言特点是简明扼要。 　　第一,信函内容只与交易活动相关。商务信函来自于买卖活动,服务于经营交易,与理论文章、公务文书的写法完全不同。信函所涉及的往往是交易的时间、地点、货号、价格、质量、数据等,这是双方买卖活动不能缺少的信息。写作者无需长篇大论,只需直奔主题,保证信息精准,避免错误和疏漏即可。这样才能有助于对方权衡决策,加快事务的进展过程。 　　第二,是切中肯綮,突出问题。信函交流中,总有一些内容与写作目的有着更为直接的关系,由此就形成了交流的要点。例如:有一商函针对订货方对货物包装方面的要求进行了这样的解释: 　　“你方×月×日的雨衣订单已收悉,谢谢。我们高兴地通知你方,除了包装条款有所保留以外,订单中所列其他条款我方均能接受。你方订单中所要求的包装方式是我们数年前就采用的老式包装。此后我们已经做了改进,且客户对此改进相当满意。我们的雨衣产品先用塑料袋包装,然后装入纸盒,五打装一箱,每箱毛重为30公斤左右。每一纸箱衬以塑料纸,全箱用铁箍,以防内装货物受潮及因粗暴搬运可能引起的毁坏。由于使用了单件包装方法,每件雨衣都可单独陈列于商店橱窗,方便且美观,也有利于货物的销售。此外改进后的包装较前分量轻,因而容易搬运。” 　　这封信函表明,双方在货品包装方法问题上有不同主张。这就成为复函要回答的主要内容。因为订货方对雨衣产品包装方式的改进有所不知,所以信函需要专门对此予以说明,以使双方消除歧见,达成一致,促成交易的顺利实现。 　　在经营活动中,有时商务信函目的是就买卖双方交易过程中出现的问题,比如涉及的损坏赔偿责任进行沟通协商。这类信函的表述,也往往需要集中阐述事情发生的过程、损失的原因,涉赔的理由等相关内容,例如: 　　“依照第546号销售合约,贵公司的200公吨白水泥已于4月20日运抵本公司,并已于5月17日传真告知有关事宜。但在检查货物时,发现有180袋破损,估计损失9000公斤。其后安排进行检验,有关报告与估计损失相符。该报告指出,此次损失是由于包装袋不合标准所致,故应由贵公司承担损失。现按照报告结果向贵公司索偿: 　　 损失白水泥180英镑 　　 检验费50英镑 　　 合计230英镑 　　随函附上第TS6478号检验报告,烦请早日解决赔偿事宜。” 　　 第三,概括性强且文言白话恰当搭配。商务信函篇幅短小,除了要对内容进行选择外,还要体现语言格调。在短小精悍的信函中,往往要求用语概括,文白并用,使之读来典雅得体,文采斐然,与写作者希望通过信函传达给对方的印象是一致的。同时这种文体,要求语言简括,高度浓缩,做到篇幅虽小,容量不薄。可以下面的回函为例: 　　“4月12日来信收悉。能获您同意作为我公司在巴林的独家代理,殊感荣幸。已知贵方此前曾数次派售后服务人员到我公司的米兰工厂学习,相信此种合作在您行使代理权后会进一步加强。现随信附上协议草案,请查实各项条款,惠复是盼。能加强业务,我亦感欣喜,前次造访巴林,蒙盛情款待,不胜感激。祈盼您莅临米兰时,容我一尽地主之谊。” 　　从中获知,信函既肯定了双方过去的愉快合作,又表示了对对方担任己方产品独家代理的同意和感谢之意;既提出让对方注重售后服务人员训练的委婉要求,又附上望对方签署的协议草案,还顺带表达了周到诚恳的往来礼仪。如此多重表达意涵,却仅仅用了140余字,充分表现出商务信函语言简括,高度浓缩,篇幅虽小,容量不薄的特点。 　　 　　二、态度真诚,表意委婉客气 　　 　　俗话说“买卖不成仁义在”,商务信函的写作者在信中涉及的内容常常与双方的经济利益有关,协商不成,无法取得一致的情况是经常遇到的。如此,要继续延续双方友好合作的关系,维持人脉资源,预留以后业务开展的空间,就必须在交流