会议接待程ppt.ppt

会议服务工作流程 1、会前准备 2、会中服务 3、会后收尾 会前准备 1、了解会议基本情况 2、会议桌的要求 3、物品摆放 4、场地布置 了解会议基本情况 1、会议的人数，会议类型，名称，时间，主办者，会议的特殊要求，与会者的风俗习惯，付款方式和收费金额。 2、联系工程、PA等相关部门做好协调工作。 3、还要安排一名专职负责人或宴会领班与主办方负责人联系全程跟踪会议，保证与主办方负责人配合好工作，如有准备会场不确定之处及时与此会议销售经理联系。 会议桌的要求 1、服务员根据会议的类型、性质、人数、结合会议室的具体情况安排会场布局，台型比例要协调，美观。 2、会议用桌要结实平稳，桌与桌之间距离合适，台呢平整无污垢，无破损，打褶；若用台裙时，台裙扣之间距离应在30cm左右，台裙干净无褶，接口不能朝向门和客人。椅子必须有椅子套，椅子套要干净整洁，椅子前后左右距离合适，桌椅各成直线 3、同时可根据与会者的风俗习惯和特点安排用品，搞好会议室内外的卫生，保证无异味，无异物 物品摆放 1、准备会议需用物品，按规定摆放，并留出用量的10%作为备量。 2、一般会议摆台必须有纸、铅笔、矿泉水、或会议杯，毛巾碟。 3、确保物品干净整洁，无破损。 特殊会议如（签字仪式）等应询问是否需要准备香槟等及时做好准备。 1、主席台 2、听众席 主席台 1、舞台裙：舞台前部外围用深红色舞台裙粘贴，长度垂直地面，两个舞台裙之前的接缝吻合，接口处不能面向客人。 2、背景板支架：最迟于会议开始前三个小时联系工程部安装完毕。 3、背景板：协助广告公司将背景板安装好，要求平整，不歪斜。 主席台 1、条幅：根据客人要求协调工程人员悬挂在正确位置，高度适当，不歪斜，不破坏墙面。 2、投影幕及投影仪：会前三小时将投影幕投影仪安装到位，投影不歪斜，对正投影幕，悬挂式投影仪提前放下。大型会议提前1天调试完毕，中小型会议到少提前一小时调试完毕。 3、会议主题或欢迎词：根据主办方要求，可由音响师在投影幕上打上会议主题或欢迎词 听众席 1、会议桌的摆放 2、椅子 3、台呢 4、音响及电线 会议桌的摆放 1、课桌式会议先将桌子定位，根据场地人数计划桌子张数，第一排桌子距离主席台之前的通道应宽敞点（一般大于2米）。用2-3张桌子拼在一起成一直线，前后排桌子之间相距1米，竖排桌子中间至少留出3条主要通道，每条通道宽度应在1.5-2米之间 椅子 1、课桌式会场椅子在IBM桌后面摆成一条直线，椅子前端与台呢下垂部分相切，间距相等前后成直线，椅套平整干净无皱。剧场式会场：每排椅子前后间距合适。 音响及电线 1、电线应顺墙布线，不打卷多余电线应旋转于不明显处，并用布草适当遮挡，在通道处布线必须用压线板压住。 2、音响车：整齐摆放在墙角处，提前调试好音量及效果。音箱放在会场靠边适当位置或墙角处。 会中服务 1、迎宾服务 2、打开相关设备设施 3、会议开始 4、会中服务细节 5、会议中场休息 6、茶歇服务 迎宾服务 1、如主办方要求提供礼仪，应在指定时间安排礼仪小姐着红色礼仪服在大堂和电梯间迎接客人。 服务员要在会议开始前1小时到达并于会议开始前半小时在门口站立迎接宾客，议容议表要合格。 打开相关设备设施 1、会场主要灯光要在会议开始前半小时打开，主席台上方会议灯开启保持灯光明亮，话筒应在会议开始前5分钟打开。会前半小时开始播放轻柔，欢快的轻音乐，会议开始前1分钟通知音响师停播。并检查各项设备设施是否正常。 会议开始 1、前15分钟，服务员分发香巾完毕。分发香巾应在客人左侧进行，必须使用干净的香巾夹，香巾篮。 会中服务细节 1、参会人员落座时，为演讲人或前排就座的贵宾倒矿泉水或茶水。 会议开始后，服务员要站在会场的后面或侧面注意观察全场及时提供服务。如果宾客表示会议期间不用服务时，服务员要在会场外面值班，以备客人需要，会议场内15分钟应巡视一遍，如果有事需要离开，必须找人替岗，保证会议有人值班。 2、会议过程中，服务员要精神集中，注意观察与会者有无服务要求，不能交头接耳，要保证会场安静，注意室内温度，合理调节空调。 3、若有茶水服务，茶应在会议开始前5分钟泡好，准备足量热水瓶，热水瓶应干净光亮无水印。会议进行中间15到20分钟应续水一次，倒茶水时，应在客人前面进行，动作要轻稳，不能在客人并没有上或北部上方倒水，茶水以八分满为宜，主席台的客人或贵宾应在其后进行服务，若会议持续多天，第二天应更换茶叶品种，特殊情况可按客人要求服务。 4、会议期间，服务员要勤观察，若出现工程噪音或停电等突发事件，及时处理上报，保证会议正常进行。 5、会议期间，如客人提出额外要求，视情况及时通知上级或会议负责人解决，不能解决的要礼貌婉转的拒绝客人。 6、会中随时用对讲机和音响师保持联系确保音响设备正常使用。 7、会议期