提高4分之1的绩效,时间管理方法(0.8H).pptVIP

做好時間分配提升１/４工作績效 上帝最公平的地方，就是賜給每個人相同的時間，一天24小時 很多人抱怨時間不夠用，卻很少去追究為何如此？ 時間管理＝事件順序＋時間分配 首先給大家講個故事： 以前有一位教授給一群同學上課 1.教授在桌子上放了一個玻璃瓶，然後拿出一袋鵝卵石放進瓶子裡，幾乎放到了瓶蓋處，問學生說，「這罐子裝滿了嗎？」學生異口同聲回答「是」。 2.「真的嗎？」教授接著拿出一袋碎石子倒進瓶子裡，再問學生，「這瓶子裝滿了嗎？」這次學生們猶疑地答道，「可能沒滿。」 3.接著，教授再拿出一袋沙子，慢慢倒進罐子裡，倒完後他問學生，「這個罐子是滿的呢？還是沒滿？」學生學乖了，都回答「沒有滿」 4.最後，教授拿出一大瓶水，倒進看起來已經被鵝卵石、小碎石、沙子填滿的罐子，然後問學生，「我們從這件事，學到什麼重要的功課？」 班上一陣沈默後，一位學生回答說，「無論我們多忙，行程排得多滿，總是可以再擠出時間做更多的事。」 大家認為此學生回答得對嗎？？？ 教授聽完後，點了點頭，微笑道，「答案不錯，但這不是我要告訴你們的重點。我想告訴大家的是，如果你不先將大石子放進罐子裡，也許以後就沒機會放進去了。」 回答問題的學生隻知道可以擠出時間做更多的事情，而不清楚做好時間管理可以贏得時間做更多的事情 時間管理的重要性：占績效1/4比重 「績效＝工作成果＋工作品質＋時效＋成本控管」 所以說時間管理占工作績效1/4比重 舉例說，假如A代表「已成交的客戶」，B是「有希望成為客戶的人」，C是「待開發的客戶」。一位有良好時間管理的員工，分配在A、B、C的時間應該是怎樣？ 1.A ＞B＞C 2.B ＞C＞A 3.C ＞A＞B 正確答案是B＞C＞A 因為先將B培養成A，再將C培養成B，最後才是維繫跟A的關係，如此才有良好的績效（可以及時贏得更多客戶） 對主管來說，時間管理更顯重要，因為主管能處理事情的時間，比下屬更有限。一位主管除了要處理自己的事情，還要兼顧下屬的事情，並且確保團隊績效。然而偏偏很多事情，下屬往往是到了無法處理，或是很緊急之際，才會往上呈報，這時已經沒剩多少時間可以處理了。也因此，主管比下屬更需要做好時間管理。 羅馬帝國的凱撒大帝，在領兵出征時，儘管再累，每天睡覺前，一定思考當天的時間運用。「因為時間管理做得好，才有條件談其他管理」 時間管理第一課：分辨輕重緩急 事情總可以分四類： 1.重要且緊迫的事 一位任職壽險公司的總經理，在其一位同事離職時，同事把某個客戶移交給他。剛接手沒多久，該客戶就來電，劈頭不停地抱怨。30秒後，總經理掛掉電話，直接拜訪這位客戶。她足足花了3個小時，聽對方抱怨過去的服務品質，好幾次她都恨不得站起來，拍拍屁股走人，但還是克制下來。最後總算抱怨夠了，客戶給他一句話，「合約拿出來吧！我可以簽了。」 　　為了那位客戶的抱怨，此位總經理將當天其他約訪一一改期。「很多人最不想碰的就是客戶抱怨，可是客戶抱怨往往是第一類『重要且緊迫的事』，應該第一優先處理。如果壓後，很可能就會失去這位客戶」 就像生產線發生在QASI的問題點一樣，大家要重視此類問題及時解決，如果不及時解決，會造成此類問題更多的數量在QASI發生，就會失去別人的信任，給人的感覺就是制造部品質永遠做不好！！！ 2.重要但不緊迫的事 一位企業家第二代的執行副總，每天都非常忙碌，總是在處理緊急狀況，一天到晚抓著員工跟他一起加班。有輔導員到他辦公室一看，「哇！除了辦公桌上堆滿了公文，連茶几上也都堆積如山]輔導員現場愣在那裡。 執行副總坦言，他並沒有區分事情重要性與緊迫性的習慣，一律按事情發生的順序處理，此外又有應接不暇的應酬、電話和訪客，才會導致他經常積壓公文。「員工抱怨他的slow motion（動作太慢），抱怨得要死，」輔導的第一天，就有不少員工向她訴苦。 　輔導員看出他犯了兩大時間管理通病，一是沒有區分事情輕重緩急，二是事必躬親。於是教導他執行目標管理，並且開始授權 之後，這位執行副總不再親自批閱每一份公文，只檢核每週各部門計畫表，表中詳列每週工作進度，以及即將到期的工作。此外，每月固定開一次主管會議。「結果員工加班時間減少一半」輔導員說 時間管理的陷阱，主要出現在第二類，人的惰性往往將「重要但不緊迫的事」，拖到變成「重要且緊迫的事」。 什麼是重要但不緊迫的事 ？？？ 3.不重要但緊迫的事 最容易浪費時間的則是第三類，不速之客來訪或者朋友請託，雖然不重要但緊迫，很容易讓你放下手邊工作 4.不重要也不緊迫的事 最可怕的就是第四類，愛管閒事，交際應酬，對個人工作績效毫無建設性。 謹守80/20法則分配時間 《80/20法則》這本書提到，在我們所做的努力中，通常有80％的收穫，來自於20％的時間付出；另外80％的時間