第十一章 商务文书和电子文件管理.doc

第十一章 商务文书和电子文件管理 第一节 商务文书管理 一、单项选择题(以下各小题所给出的4个选项中，只有1项最符合题目要求) 1．下列关于介绍信的描述正确的是( )。 A．介绍信的作用是介绍 B．介绍信都带有存根 C．介绍信内容可空白由使用者根据需要填写 D．介绍信具有时限性 [答案] D [解析] A项介绍信具有介绍和证明的双重作用；B项介绍信可分为带存根的普通介绍信和根据需要临时书写的介绍信(不带有存根)；C项秘书人员不能私开空白介绍信。 2．( )是需要立即办理清退的文书。 A．上级组织下发的绝密性文件 B．无保存价值文书 C．重份文件 D．重大错误 [答案] D [解析] 在实际工作中，需要清退的文书类型有：①上级组织下发的绝密性文件，并指定要定期回收的；②在文书草拟、征求意见阶段，向相关单位和人员了解和征求意见的未定稿；③有重大错误的文书需要收回修改和完善的；④一些非正式途径发出的内部讲话稿或内部资料；⑤转交有关部门办理但必须由秘书部门立卷存档的文书；⑥需要由秘书部门集中销毁的文书。 3．( )属于文书清退范围。 A．重份文件 B．非正式途径发出的内部讲话稿 C．无保存价值文书 D．临时性的事务性文书 [答案] B [解析] 在实际工作中，需要清退的文书类型有：①上级组织下发的绝密性文件，并指定要定期回收的；②在文书草拟、征求意见阶段，向相关单位和人员了解和征求意见的未定稿；③有重大错误的文书需要收回修改和完善的；④一些非正式途径发出的内部讲话稿或内部资料；⑤转交有关部门办理但必须由秘书部门立卷存档的文书；⑥需要由秘书部门集中销毁的文书。 4．卷案目录一般一式( )份。 A．2 B．3 C．4 D．5 [答案] B [解析] 立卷归档时，案卷目录一般一式三份，一份经双方签字后留立卷部门存差，另两份由档案部门保存。 5．( )不需要办理清退手续。 A．有重大错误需要收回修改的文书 B．正式途径发出的内部讲话稿 C．需要由秘书部门集中销毁的文书 D．必须由秘书部门立卷归档的文书 [答案] B [解析] 在实际工作中，需要清退的文书类型有：①上级组织下发的绝密性文件，并指定要定期回收的；②在文书草拟、征求意见阶段，向相关单位和人员了解和征求意见的未定稿；③有重大错误的文书需要收回修改和完善的；④一些非正式途径发出的内部讲话稿或内部资料；⑤转交有关部门办理但必须由秘书部门立卷存档的文书；⑥需要由秘书部门集中销毁的文书。 6．( )不属于拟、制文书的四个环节之一。 A．拟稿 B．核稿 C．审批 D．签发 [答案] C [解析] 拟、制文书的四个环节是拟稿、核稿、签发和校对缮印。 7．( )属于文书销毁的范畴。 A．涉密性文书 B．重份文件 C．专业性文件 D．重大错误文件 [答案] B [解析] 通常情况下，办理完毕后可以销毁的文书有：①重份文件，即在有多份文书的情况下，可以考虑销毁多余的复制件；②无保存价值的文书一律销毁；③涉密性文书在不便退回和保管的情况下，可以考虑即时销毁；④与本单位主要业务无关、临时性的事务性文书；⑤上级授权或指定要销毁的文书。 8．秘书部门掌管的印章主要有( )种。 A．1 B．2 C．3 D．4 [答案] C [解析] 秘书部门掌管的印章主要有以下三种：①单位印章(含钢印)，是单位对外行使权力的标志；②单位负责人“公用”的私章，也称“名章”，一般是根据负责人的手写字体制成的，用于对信函和文件的签署；③秘书部门的公章，主要用于单位内部事务的管理。 9．以下关于介绍信的描述不正确的是( )。 A．介绍信要由专人保管、专人填写 B．介绍信的出具要规范 C．介绍信无时限要求 D．妥善处理未使用的介绍信 [答案] C [解析] 介绍信有时限要求。介绍信要在有效时限内使用，过期无效。 10．文书的制作和办理都应当使用( )。 A．圆珠笔 B．铅笔 C．彩色笔 D．钢笔 [答案] D [解析] 一般来说，文书的制作和办理都应当使用钢笔、签字笔，不得使用圆珠笔、铅笔。 11．印章的作用包括( )。 A．经济作用 B．政治作用 C．协调作用 D．凭证作用 [答案] D [解析] 印章的作用主要有：权威作用、法律作用和凭证作用。 12．下列关于印章管理的叙述，说法正确的是( )。 A．印章刻制后即可使用 B．盖公章必须要骑年盖月 C．单位撤销时印章自动作废 D．秘书部门的工作人员都能盖章 [答案] B [解析] A项印章刻制后，必须获得上级单位的正式公文，到公安部门办理登记手续；C项单位撤销时，印章不会自动作废，应立即停止使用印章，封好后交原颁发单位予以注销；D项使用公章一般应经本单位负责人批准，办理签批手续，秘书人员不得擅自作主。 13．下列关于介绍信的使用，说法不正确的是( )。 A．介绍信的使用没有时间限制 B