日常事务工作流程(行政及财务类).docVIP

日常事务工作指引 办公用品领用 领用人根据有关办公用品清单及实际需要，向前台提出申请，由行政助理统一领取并签字登记。 办公用品采购原则上由各部门主管向行政办提出申请，由行政助理统一汇总后集中采购，特殊物品的采购可由行政办指定专人负责购买。 行政办对各部门的办公用品每月统计一次，如某部门超出预计，行政办可暂停向该部门发放办公用品，并责成该部门主管加强本部门的办公物品的管理。 员工离职时，应认真清点办公用品并交还到行政办，填写交接清单后签字确认；行政助理及时将退还的办公物品登记入库。 公司办公用品原则上每月1日、15日发放2次，其余时间如急需领取的须上报给办公室主任签字确认。 传真、文件、信件、快递物品的收发 公司与外界联系需对方发送传真时，尽量要求对方注明本公司具体收件人，以便行政前台及时分发到位。 行政前台收到传真后，在传真接收台帐上登记，并负责通知收件人及时领取及签字确认。 公司所有文件、物品的收发管理工作均由行政前台统一负责处理。收发业务范围包括：文件、邮件、报刊、挂号、电报的发送、登记，以及物品、特殊文件资料的快递等。 收发人员须根据相关文件资料填写收件登记簿、发文登记。 名片管理 名片格式统一化，由行政办依据协会形象规划并联系印刷业务，具体操作可由行政办指定某部门负责。 印制名片申请者须经部门主管签字后交由行政办指定专人负责印制，名片印制完成后，行政助理须及时发放到位。 名片印制前需确认名片职务、职称、部门是否相符，姓名、联系办法等需确认无误。 各部门须建立其相关的名片册，以便本部门和协会的业务共享资源。 公司物品申购流程 各部门根据各自工作的实际情况业务需求，提出切实可行的申请要求（须填写物品申购单，内容具体翔实、理由充分），经部门主管签字确认后，上报到行政办审核并由总经理审批。 行政办根据各部门现有的设备资产情况对申请进行核实，并提出解决建议和意见（调拨或购买）。 物品采购原则上由行政办统一申请费用、组织购买，也可指定专人负责购买。购买过程遵循“价廉物美”的原则，注意设备的性能价格比，要求货比三家、厉行节约。设备采购结束后统一由行政办和该购买部门组织验收核查，行政助理及时进行登记入库后，再由使用部门登记领用，责任到人。 办公设备的维修须先上报到行政办（需申请维修经费的须填写《维修申请单》），经专业人员认定故障后，由行政办审核并指定专人（或专业维修公司）负责维修。个人不得私自维修，否则相关维修费用不予报销。 合同管理及合同费用的支付流程 合同涉及相关费用的支出，须提前向财务部和行政办备案，所有合同须由总经理签字方可生效，否则财务部可以拒绝支付合同的相关费用。 经办人根据有效合同可向财务部申请相关费用支出（财务部须保留合同复印件）。 合同原件必须在行政办进行存档，行政助理根据合同性质进行分类并建档，以备日后查阅。 费用报销流程 经办人报销相关费用原则上须提供经审批的《物品申购表》或者有效合同复印件，否则财务部有权拒绝该费用的报销。 报销流程： 经办人→部门主管签字→行政办审核（仅限行政类）→财务部审核→领导签字→财务部出纳报销。 对原始票据的要求： 所有票据：必须是合法的正式发票。 特殊情况：收据（财政票据除外）及白条必须有总经理、财务总监于相应票据注明签字方予报销。 撕票：当事人必须于票面注明车号车牌、起止时间和地点（市内短途除外），并经总经理、财务总监核准签字后方予报销。 罚款单据：公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。 发生的住宿、采购物料等费用必须注明金口公司名称，如发生填报有误，因此造成公司损失当事人需承担50%的责任。 原始票据的粘贴：交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界，须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴，覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离，票据较多时，可分行粘贴，不得竖向粘贴。 原始票据必须按交通票据、住宿票、招待票、通信票等不同类别和不同金额，分门别类进行粘贴，不能混合粘贴。 除交通票据外的其他票据，报销人须在每张票据正面空白处注明票据金额开支的用途并签名。 不符合上述规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。 费用报销后，由财务部记入相关费用明细科目，?按月上报总经理和董事长审核。 附：费用报销流程图 费用报销流程图 经办人填写报销单 （按照财务报销制度填写报销单及粘贴单据） 所有报销单需有部门主管签字认可 并且应有证明人 财务部专员（出纳）进行初审 （按财务报销制度审核） 行政部审核 领导签字 单据不合法 或填写不正确的 退经办人 审核不通过 行政类费用 审核通过 费用超标准 或制度没涉及到的 审核通过 审核不通过 出纳支付 备注： 未涉及到的或与财务报销制度有关条款相抵触的，按财务报销制度执行。 财务部 财务总监审核 审核不通过 业务类费用 审