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采购过程和信息流程 一个良好采购体系应解决以下问题 1、采购对象种类繁多 2、采购金额巨大 3、审计线索的需要 4、低效导致严重后果 5、对企业有效运作的现在作用 第一节 采购过程 一、发现需求 二、对需求进行描述 三、确定可能的供应商并对其加以分析 四、确定价格和采购条件 五、拟订并发出采购定单 六、对定单进行跟踪并/或催货 七、接收并检验收到的货物 八、结清发票 九、维护纪律 发 现 需 求 一、需求概述 采购中首先要解决的问题是“采购什么、采购多少、何时采购” 需求分析：根据客户的需求历史、或者生产计划等求出需求规律，根据需求规律预测客户下一个月的需求品种和需求量。（采购工作第一步，也是制定订货计划的基础和前提） 需求分析设计范围广 需求分析具有全面知识：生产技术、管理 需求分析方法 （一）需求分析的步骤 1、明确分析目标 预测目标由企业经营管理的需要和决策要求确定 包括：确定预测范围、目标领域和预测的时间要求 2、搜集分析资料——资料是需求预测的基础 资料分为两类：一是关于预测对象本身的历史和现实资料；二是影响预测对象发展的各种因素的历史和现实资料。 资料按来源的不同可分为第一手资料、第二手资料 获取资料的要求：广泛性和适用性、资料全面系统及时、精而细重点突出 分析资料：分析观察期内市场影响因素同市场需求的依存关系、分析预测的供求关系；分析需求心理需求倾向及发展趋势 3、建立分析模型 选择预测方法应考虑预测理论、预测目标、预测要求、实际情况及各种预测方法的适用范围和特点、预测对象本身的属性和其内在变化特点；预测时期现有的条件和基础 预测方法的核心：建立能概括描述研究对象特征和变化规律的模型 4、进行分析预测 5、评价分析预测结果 评价：对分析结果或分析对象主要构成因素之间的预测模型是否符合客观规律所进行的验证或论证。 常用方法：根据常识和经验，去检查、判断预测结果计算预测误差，看存在误差大小是否超过预测要求，分析正在形成的各种征兆，影响因素的影响程度可能出现变化。 二、ABC分类法 （一）ABC分析法概述 （二）ABC分析法原理——关键少数和次要多数 A类物资的采购管理方法 1、采取定期订货方式，定期调整库存 2、增加盘点次数，以提高对库存量的精确掌握 3、尽量减少货物出库量的波动，使仓库的安全储备量降低 4、A类货物必须保证不拖延交货期 5、A类货物是价值分析的对象 6、货物放置于便于进出的地方 7、货物包装尽可能标准化，提高库场利用率 B类物资的采购管理方法 1、正常的控制，采用比A类货物相对简单的管理方法 2、B类货物中销售额比较高的品种采用定期订货方式或定期定量混合方式 C类物资的采购管理方法 1、将一些货物不列入日常管理的范围 2、增加安全库存或减少订货次数降低费用 3、减少盘点次数 4、通过现代化工具取消库存 5、给予最低的优先作业次序 ABC分类依据： （1）用户企业所需的主要物资 （2）用户企业需求量最大的物资 （3）是贵重物资，虽然需求量不大，但贵重 （三）ABC分类步骤 1、选定一个合适的统计期 （1）比较靠近计划期 （2）运行比较正常（处于正常情况） 2、制作ABC分析卡 3、将ABC分类卡按销售额由大到小的顺序排队，并按此顺序将各物资填上物料编号 4、把所有ABC分类卡依次填写到ABC分析表中，进行累计统计 （四）ABC分析法的应用 1、ABC分析法的应用 （1）是本身的直接应用，即根据某种重要性将物资分为A、B、C三类，每类差别很大，进行不同程度的重点管理 （2）根据它的原理来确定各种不同物资的相对重要性，按他们相对重要性的大小确定顺序序列进行重视顺序管理 2、通过具体情况来讨论 （1）一个单位买多个品种 资金不够、运力不够、采购地区不同、采购资源不够 关键零部件和普通通用零部件 （2）多个单位购买同一种产品 方法：A 一次订货，一次进货 B 多次轮番进货（先需要先供应） （3）多个单位多个品种采购 用ABC分类法确定各品种的采购优先程度，根据需求单位的情况，确定各个单位之间供应先后顺序。 三、统计分析法——根据一些原始材料来分析出客户的需求规律 （一）最基本的原始材料 1、各个单位的采购申请单 2、各个单位的销售日报表 3、各个单位的领料单（或仓库的出库单） 4、生产计划任务单 （二）统计分析方法 1、采购申请单汇总统计——企业 问题：（1）市场响应不灵敏 （2）库存负担重，风险大