项目监理部信息文件管理.pptVIP

一、信息文件管理的目的 二、信息文件管理的工作内容 三、信息文件的工作流程 四、信息文件的应用 五、信息文件管理的职责 六、常见问题 前 言 今天，我们在一起共同讨论一个话题：如何才能做好信息文件管理工作？ 1、要熟知档案相关规范标准 如：DA/T 28-2002 《国家重大建设项目文件归档要求与整理规范》 GB/T 11822-2008《科学技术档案案卷构成的一般要求》 DL/T 5229-2005《电力工程竣工图文件编制规定》 《火电企业档案分类表》（6—9大类）总文档（2002）29号 GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》 2、要了解电源项目各专业的技术规范和验收标准 一、信息文件管理的目的 监理信息文件管理就是监理信息文件的收集、整理、处理、存储、传递与应用等一系列工作的总称。 在这里引入四个关键词 关键词一：记录 记录－－记录了电源工程项目监理工作开展的过程。如：监理月报、监理工程师通知单、备忘录等。 关键词二：证明 证明－－是用记录来证明监理工作满足法律、法规、行业规范、工程建设监理委托合同以及监理公司企业标准的要求。证明我们的监理行为的合法性。 关键词三：支持 支持－－指信息管理工作是为了保障电源工程项目建设过程中信息传递的顺畅、及时，为建设项目有关的决策者提供决策依据，为执行者提供信息。为工程建设的有序开展提供信息支持。 如：在开工前对承包单位资质、主要管理人员资格的审核；工程控制网测量复测审核等。 关键词四：归档 归档－－指收集、整理满足国家、建设单位档案要求的监理文件。 为今后形成建设单位的档案服务。 也是档案管理中“三纳入 、四参加、四同步”中需要。 “三纳入”就是要将项目文件材料的形成、积累、整理和归档纳入项目建设的各项程序，纳入项目建设管理计划，纳入有关部门和有关人员的职责范围。 “四参加”就是要求档案人员应参加与工程管理相关会议及质量检查，参加重要设备、仪器开箱；参加项目建设竣工验收及参加项目科研成果的审定。 “四同步”就是要将下达工程计划任务与提出项目文件归档要求要同步；检查项目计划进度与检查项目文件积累情况要同步；工程验收与档案验收要同步；项目总结与归档的文件交接要同步。 二、信息文件管理的工作内容 信息：是对数据的解释，反映了事物（事件）的客观规律，为使用都提供决策和管理所需要的依据。 文件：国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。 它具有现形性，是正在处理和承办的。 项目文件：指建设项日在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形式的全部文件。包括项目前期文件，项目竣工文件和项目竣工验收文件等。 档案：国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 是已经办理完成的，是直接形成的，是历史的记录，是经过鉴定、整理并归档的，是不能更改的。 资料：可以反复利用的，可提供参考用的，不能归档的。（如：期刊、杂志） 工程监理的主要任务是进行工程项目的目标控制，而控制的基础是信息。 如果没有信息，监理工程师就无法实施有效的控制。在建设工程实施过程中产生的各种信息，经过收集、加工和传递，以监理文件的形式进行保存，会成为有价值的监理信息资源，它是监理工程师进行建设工程目标控制的客观依据。 对监理文件档案进行科学的管理，可以极大地提高监理工作效率。 监理文件经过系统、科学的整理归类，形成监理文件档案库，当监理工程需要时，就能及时有针对性地提供完整的文件，从而迅速地解决监理工作中的问题。反之，如果文件档案分散管理，就会导致混乱，甚至散失，最终影响监理工程师的正确决策。 对监理文件档案进行科学的管理，可以为建设工程档案的归档提供可靠保证。 监理文件档案的管理，是指监理过程的各项工作中形成的全部文字、声像、图纸及报表等文件进行统一管理和保存，从而确保文件和档案的完整性。 一方面，在项目建成竣工以后，监理工程师可将完整的监理文件移交建设单位，作为建设项目的工程监理档案； 另一方面，完整的工程监理单位具有重要历史价值的文件，监理工程师可从中获得宝贵的监理经验，有利于不断提高建设工程监理工作水平。 监理文件管理的主要内容：文件收、发与登记；文件的传阅；文件的分类存放；文件归档、借阅。 施工、调试阶段的监理文件应包括下列内容： 1 委托监理合同文件； 2 监理规划； 3 监理实施细则； 4 监理工作联系单； 5 监理工程师通知单、监理工程师通知回复单； 6 会议纪要； 7