会计信息化基础-Excel高级应用 第2章 Excel数据分析.pptVIP

第二章 Excel数据分析 2.1 对数据进行排序 2.2 在数据表中进行数据查询 2.3 对数据清单进行分类汇总 2.4 使用模拟运算表进行数据分析 2.5 方案管理 2.6 数据透视表 2.1 对数据进行排序 Excel最主要的功能就是对数据清单进行整理与分析。在讲解排序等功能之前，首先要了解数据清单的基本概念。数据清单其实就是一个规则的数据表格，主要由两部分组成，第一部分是表头各字段，表示数据清单中各列数据所表示的对象；第二部分是数据记录区，数据记录以“条”计算，每条记录都是表头数据的具体反映。数据清单示例如图2.1所示。 图2.1 数据清单 工作表中的数据要成为一个数据清单，应遵循以下规则： （1）避免在一个工作表中创建多个数据清单，因为数据清单的某些处理功能，一次只能在一个数据清单中应用； （2）工作表中的数据清单与其他数据之间必须至少留出一列或一行的空白单元格，以便在排序、筛选或自动汇总时检测和选定要操作的数据清单； （3）避免在数据清单中放置空白行或空白列，这将有利于检测和选定数据清单； （4）避免将关键的数据放在数据清单的左右两侧，以免这些数据在筛选数据时被隐藏； （5）在数据清单的第一行应有列标题作为字段名； （6）在设计数据清单时，应使同一列有相似类型的数据项； （7）不要使用空白行将列标题和第一行数据分开； （8）在单元格的开始处不要插入多余的空格，因为多余的空格将影响排序与查找。 2.1.1单列数据排序 如果要快速对数据清单中的某一列数据进行排序，可利用“常用”工具栏上的“升序”按钮与“降序”按钮。具体操作步骤如下。 （1）在数据清单中单击要排序的一列数据中的任意一个单元格； （2）单击“常用”工具栏上的“升序”按钮，可实现本列数据按升序排序；单击“常用”工具栏上的“降序”按钮，可实现本列数据按降序排序。 2.1.2 按多个关键字对数据清单进行排序 （1）在要排序的数据清单上单击任意一个单元格； （2）选择“数据/排序”菜单命令，弹出“排序”对话框，同时系统将自动选中整个数据清单，如图2.2所示； （3）单击对话框中“主要关键字”列表框右侧的向下箭头，在下拉列表中选定排序依据的主要字段名，并选定其“升序”或“降序”的排序方式； （4）若想在主要关键字值相同的情况下，再按第二个字段的值排序，可单击对话框中“次要关键字”列表框右侧的向下箭头，在下拉列表中选定排序依据的次要字段名，并选定其“升序”或“降序”的排序方式； （5）对于较为复杂的数据清单，还可以设定“第三关键字”，并指定其“升序”或“降序”排序方式； （6）为避免数据清单标题参加排序，可选定对话框底部的“有标题行”单选按钮； （7）单击“确定”按钮，完成数据清单的排序。 图2.2 按多关键字排序 2.2 在数据表中进行数据查询 2.2.1 使用记录单来进行数据查询 2.2.2 使用自动筛选器来查询数据 2.2.3 使用高级筛选来进行数据查询 2.2.1 使用记录单来进行数据查询 （1）将光标放置在数据清单中，Excel会自动识别数据清单。选择“数据”菜单中的“记录单”命令； （2）在弹出的对话框中单击“条件”按钮设定查询条件； （3）在弹出的对话框中输入查询的条件，如图2.5所示。条件输入完成后，单击“表单”按钮进入查询状态； （4）在查询状态下可单击“上一条”和“下一条”按钮进行查询。在此状态下可对查询到的数据进行编辑，还可以单击“删除”按钮对查找到的记录进行删除操作，也可以单击“新建”按钮在表的末尾新建记录。如果想对条件进行修改还可以单击“条件”按钮返回条件输入对话框。 图2.5 输入条件 2.2.2 使用自动筛选器来查询数据 利用数据记录单一条一条地查询复合条件的记录，但不能将符合条件的记录全部罗列出来。“筛选”可以解决这样的问题的。筛选功能分为“自动筛选”和“高级筛选”，首先介绍“自动筛选”。 1.设定筛选 （1）将光标放置在如图2.4所示的数据清单中，Excel会自动识别数据清单。选择“数据/筛选/自动筛选”命令； （2）设定完自动筛选后发现在表头的每一个字段旁边都会出现一个筛选标识，可以使用此筛选标识选择筛选的条件。单击“地区”字段旁边的筛选标识，会发现所有的地区都已经被列出来了，如图2.6所示； （3）假设选择“东北部”作为筛选的条件，选择好条件后，除符合条件的“东北部”以外，其他的记录都消失了。但通过工作表左边的行号发现，那些记录并没有被删除，而是因自动筛选隐藏起来了，如图2.7所示。 图2.6 自动筛选标识 图2.7 自动筛选结果 2.排序 启用自动筛选功能后，不仅仅可以对数据进行筛选操作，还可以对筛选后数据进行简单的排序，比如首先对“地区”字段进行筛选后，然后再单击“销售量”字段旁边的筛选标识，选择“降