第4章 办公自动化软件Office2003的使用.pptVIP

第4章 办公自动化软件Office2003的使用 Microsoft Office2003 是一套功能强大的综合性套装软件，它包含许多应用程序，下面作一个简要的介绍： Word2003是一个功能强大的文字处理程序，利用Word2003可以很方便地将文字、表格、图形、图片和图表等对象输入到计算机中，并按需要对其进行格式化，然后把它打印出来或在线邮递。 Excel2003是一个功能多样的电子表格程序，它有许多方面的应用，但其最基本的用途是将数字以行和列的形式排起来，并能很好地处理和分析这些数字，从而帮助做出预算和制定计划。 PowerPoint2003是用于制作演示文稿的一个应用程序，PowerPoint2003能帮助用户在屏幕上创建生动的演示文稿，并将其打印出来，清晰而明确地传达出用户的思想。 FrontPage2003是一个创建和管理网站的专业工具，可以用它创建带有所有Office2003应用程序的网页。 Outlook2003是用于管理电子邮件和传真的信息及时间安排的应用程序。它具有严密的日历功能可以使用户的工作有条不紊地进行，它的“任务”清单确保用户不会遗漏日常事务，它的“联系人”保存了用户生活中所必需的重要人物的资料。 Access2003是一个数据库程序，它使得数据的收集和分析变得轻而易举，这些数据也可以用在其他的Office2003应用程序中。 4.1 字处理软件Word2003的使用 字处理软件是办公自动化中最常用的应用软件，它利用计算机进行文稿的输入、编辑、排版、存储和打印，彻底改变了传统的用纸和笔进行文字处理的方式，能使用户方便、快速地编排出图文并茂、美观和规范的文稿。早期的字处理软件有WS、WPS等，现在WPS的高版本仍在使用。 Word 2003是微软公司开发的办公自动化软件包Microsoft Office 2003中的重要组成部分，也是微软公司最重要的字处理软件。 用Word2003 处理的文件就是文档，其扩展名为.DOC。 文档总有7种视图方式：“普通”、“Web版式”、“页面”、“阅读版式”、“大纲”、“网页预览”和“打印预览”。“普通”、“Web版式”、“页面”、“阅读版式”和“大纲”视图都可以从“视图”菜单进行访问，而“网页预览”和“打印预览”则要从“文件”菜单访问。可以用“常用”工具栏上的“显示比例”控制框，通过指定显示为原尺寸的百分比对视图大小进行调整。 1. 普通视图 普通视图是键入、编辑和格式化文本的标准视图。因为它的重点是文本，因此简化了页面的版面，隐藏了页面边缘、页眉、页脚、文字包装对象、浮动的图形以及背景。 2. 页面视图 页面视图精确地显示文本、图形及其他元素在最终的打印文档中的情形。页面视图便于处理固定文本以外的元素，比如页眉、页脚、柱形图及图画。 3. 阅读版式视图 阅读版式视图是Office2003 中新增加的功能，它便于文档的阅读和评论。在阅读版式视图中，文档在两个并排的屏幕中展示就像一本找开的书，屏幕根据显示屏的大小自动调整到最易于辨认的情形。 4. Web版式视图 在创建网页或任何专用在电脑显示器上浏览的文档时，可以使用Web版式视图。在Web版式视图中，文档将包括背景、包装的文字和图形，就像在Web浏览器中看到的一样。 5. 大纲视图 在大纲视图中可以看到文档结构并通过拖拽标题对文本进行重新调整。根据实际需要，可以让大纲视图只显示文档的主标题。 6. 网页预览 网页预览借助Internet Explorer显示文档，展示用网页浏览器进行联机查看时文档的外观。在此视图中不能对文档进行编辑，它只是查看文档外观效果的一种方式。 7. 打印预览 打印预览展示出文档打印时的外观。默认情况下，该视图显示完整页面。在文档内单击，可以选中整个页面的前半部分或后半分并放大视图以便于阅读文本。 4.1.1 文档的创建、保存与打开 1. 文档的创建 通常只要启动了Word2003，系统会自动应用默认的Normal.dot模板创建一个空白的Word文档。 若在Word2003程序中，要创建一个新的Word2003空白文档，可以单击常用工具栏最左边的“新建”按钮，创建一个新的空白文档，也可以使用“文件”→“新建”菜单命令。 2. 文档的保存 要保存文档，可以单击“常用”工具栏上的“保存”按钮，或选择“文件”→“保存”菜单命令。如果此文档以前没有保存过，系统将打开一个“另存为”对话框。如果这个文档以前保存过，新版本将在旧版本上重写。 选择要保存新文档的文件夹，然后双击该文件夹打开它。在“文件名”文本框中键入文档名称，在“保存类型”区域选择要保存的文档格式。 3. 打开文档 如果要打开的文档是最近打开过的，可选择“文件”菜单命令，查看下拉菜单选项底部，单击想要打