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网络环境下提高科技档案利用率有效措施 　　摘要：网络基础条件的改善对科技档案管理和服务提出了新的挑战，本文就网络环境下如何提高科技档案的利用率提出有效措施。 　　关键词：网络环境；科技档案；利用率；措施 　　中图分类号：G250.72 文献标识码：A doi：10.3969/j.issn.1672-3309（x）.2012.06.60 文章编号：1672-3309（2012）06-143-02 　　科技档案作为直接记录和反映科技、生产活动的科技文件，是一种重要的信息资源，蕴含着巨大的社会财富，只有通过有效利用才能转化为生产力，真正实现其价值。但在实际工作中，科技档案“重藏轻用”的传统观念依然严重。 　　随着网络基础条件的改善，网络应用越来越普遍。网络环境下，信息传输突破了时空的限制，通过网络开展档案工作，不仅方便管理，还可便捷查询，同时还能延长科技档案的保存时间。但如何在网络环境下开展档案管理工作，提高科技档案的利用率，为科研人员提供及时、高效、必要的服务，扭转人们对科技档案的陈旧认知，也成为档案工作者的首要任务。因此，对档案工作者而言，在网络环境下开展档案管理与服务，既是挑战又是机遇。下面，就网络环境下如何提高科技档案的利用率提出措施。 　　一、档案资料收集要齐全、完备，管理要科学、系统 　　由于科技档案具有专业性、类型多样性、成套性、实用性等特点，因此齐全、完备的档案资料是开展档案利用的前提。如一个工程建设档案，从决策、设计、施工、交工到运行，形成了一个有机的整体，缺少任何部分的档案资料都会影响其完整性。档案管理部门在收集纸质档案资料的同时，也要注重对图片、声频、视频以及电子文档等各种类型档案资料的收集，保证档案资料的齐全、完备。档案是否方便利用，很大程度上取决于对档案的管理，如果档案管理杂乱无章、无目可查，将对档案利用造成阻碍。因此档案工作者对收集来的档案逐件逐卷进行整理，并采用科学的方法及时进行分类、加工，使之规范化、标准化、系统化。 　　二、开展档案数字化建设，建立统一检索平台 　　档案数字化建设是档案信息化的重要内容，同时也是一项投入巨大的系统工程，但由于经??不足和重视不够，许多单位无法开展。面对经费不足的问题，档案工作者可先对科技档案的著录信息以及使用频率高、参考价值大的档案尝试性地进行数字化，同时还应在今后的工作中注重对纸质档案电子版文件的收录，逐步积累数字化档案，减少以后档案数字化建设的工作量。在完成科技档案数字化建设之后，还要建立数字化档案的统一检索平台，并把统一检索平台链接到单位的网站中，方便科研人员便捷地查询到本单位的科技档案信息，对没有网站的单位可在内部局域网中开展此项业务。 　　三、加大宣传，定期主动发布科技档案信息 　　档案管理部门作为开展档案服务的主体，应主动出击，加大档案的宣传力度，提高单位职工特别是科研人员对科技档案的认识，从单位内部发掘潜在用户。在宣传内容上，要侧重介绍科技档案基本知识、参考价值、使用方法途径；在宣传方式上，可通过板报、网站，编制宣传册，举办科技成果档案展览，举办科技档案知识讲座等。 　　科研人员既是科技档案的使用者，又是科技档案的提供者，因此是科技档案宣传的重点对象。针对科研人员，不仅要介绍科技档案的基本知识、参考价值、使用方法途径，还要讲解科技档案归档的必要性、重要性，以及归档材料的规范要求、归档流程等，使科研人员在思想和行动上重视科研文档和材料的归档，确保交回的档案资料齐全完备。 　　为使科研人员及时了解科技档案的更新信息，档案管理部门应通过编制科技档案目录，通过板报、通讯稿件、电子邮件、网站等途径定期主动发布馆藏的科技档案信息。 　　四、主动了解用户需求，积极开展科技档案咨询服务、跟踪服务 　　科技档案所载信息量多数是零散杂乱的，为了给用户提供有效的档案信息，档案管理部门必须要重视档案的编研工作，对档案信息进行深加工，不断提高编研成品的质量。提高编研成品质量的前提就是要了解档案用户的需求，如果档案管理部门不了解用户需求，就很难界定合理的档案服务目标和服务内容，从而无法制定合理的服务计划，编研成品也很有可能缺乏针对性和有效性，结果就是无法满足用户需求。因此，档案管理部门应以用户需求为出发点，加强与用户的交流和沟通，捕捉用户需求，进而开展编研工作。 　　档案管理部门除了日常的科技档案借阅服务外，还应积极拓展其他服务方式，开展咨询服务和跟踪服务。开展咨询服务，一方面可以使用户通过直接咨询档案工作者获取所需的信息，节省查询时间；另一方面，档案工作者可以在咨询过程中进行用户需求调查，了解用户的需求特点和利用要求，反馈用户利用档案信息的结果，进而改进档案信息服务工作。开展咨询服务的方式可采用面对面咨询，也可通过即时通讯工具，如腾讯QQ等展开。