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企业优化文件档案业务流程新设想 　　摘要：档案信息化建设是不可阻挡的趋势，看一个地区和行业档案管理现代化的水平，主要是看其档案信息化的程度，本文主要结合自身多年的工作经验，对档案信息化管理提出几点体会。 　　关键词：档案管理信息化服务领域 　　21世纪的今天,颇具代表性的企业管理人士提出了业务流程再造的内容。企业业务流程再造的核心,就是简化程序、提高效率,树立系统控制的观念,实现全过程管理企业文件档案工作如何顺应改革需求,使电子文件全程管理和传统档案工作方法有机结合,最终实现信息资源的网上共享是摆在档案工作者面前的一大课题。 　　第一步实现企业文件、档案一体化管理。 　　现行档案的形成流程是把企业各业务部门形成的电子文件转换成纸质文件,进行传输、处理、加工、归档后,再由档案部门进行数据转换成电子文件和纸质档案双套保存,其实质仍然停留在传统、落后的档案流程管理模式,不仅延长了文件形成、传输、归档过程,影响信息资源的快速传递,而且造成了各业务部门现有计算机硬件配置的重复使用和人力、物力、财力资源的浪费。 　　“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面:一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化;二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。 　　档案部门要贯穿企业业务流程再造的主导思想, 那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只???让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业. 　　充分考虑电子文件生命周期的全程管理和前端控制,把分散在各个业务环节中的计算机软、硬件配置、网络和节点的规划、文件格式和数据库结构的确定以及索引的编制等,都从文件的形成阶段开始统筹设计：而文件的归档、整理、鉴定、著录、生成原数据等大量的“档案前期工作”也在文件的形成或运转阶段进行，便于减少乃至消除文件、档案管理全过程中各个环节的重复、疏漏和抵触，从而达到功能合理、效率最高、成本最低。这就是目前国内管理首推的模式—文档管理一体化 　　第二步实现OA办公文件管理系统 　　随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作 　　档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富 　　档案中心目录及全文的数字化，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。 　　OA办公文件管理系统是计算机设计软件系统、现行使用管理系统的集合体。此系统可加强企业内部各系统之间的集成性,并通过网上互换文件数据,实现档案实时化管理,防止出现一个个“自动化孤岛”利用失真和低水平重复，并可通过OA办公档案管理系统实现对文件档案资料的全程管理,不但保证了工程档案资料的完整、准确和有效利用,而且使文件各业务流程协调运行的优越性得到充分发挥,又解决了档案部门在文件管理中长期困惑的难题。 　　信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。 　　从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，能有效地确保档案信息安全。 　　第三步实现资源网上共享 　　信息服务的社会化、多主体。由主要为企事业单位内的对象服务转化为社会全方位服务，已成为档案管理者的共识。这是因为档案部门既要面对党政机关、企事业单位等一切社会活动中利用或可能利用档案信息的组织和个人，又要针对性地为特殊利用者提供特定服务。对档案信息的单一需求必然将被对档案、文件、图书、情报检索资料