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浅谈高等院校照片档案管理工作 　　【摘要】照片档案同文字档案一样具有重要的凭证和查考作用。但由于人们对照片档案的作用缺乏足够认识，致使照片档案的管理一直是一个薄弱环节。随着办公自动化的日益普及和新型信息介质的不断涌现，照片档案的数量日益增多、内容日渐丰富、作用愈益重要。照片档案作为高校档案的重要组成部分，对高校的各项工作起着举足轻重的作用。 　　【关键词】高校照片档案管理服务 　　 　　当今社会已经进入了“读图时代”，人们不知不觉中已形成这样一种阅读习惯，看新闻喜欢有照片的，看书刊喜欢有图片的，看展览已经不再习惯单调冗长烦闷的文字，可见，无论是报刊杂志还是展览，最能吸引人眼球的始终是照片。从人们的阅读习惯和喜爱偏好可以看出，照片的作用在现今社会日益显著。 　　高校照片档案是反映学校从创办到发展，从教学研究到科学管理，从师资队伍建设到桃李满天下的最直观最形象的真实写照。照片档案虽然从载体上与其他档案有所不同。但与其他档案之间却有着密切的联系。在为学校有效地进行领导决策和各项业务活动时，不仅需要依靠大量的文字档案，同时也需要照片档案。在日常教学与科学研究工作中取得成绩后会形成许多重要照片，当上级领导来学校检查教学质量、评估学科建设时，学校往往要提供许多材料进行汇报，如果在提供的文字材料中再增加一部分重要的照片，可以使人感到真实、直观、形象。也会增加说服力。 　　一 照片档案的收集范围 　　凡是在学校活动中直接形成的，具有保存价值的照片都属于收集范围，大致包括以下内容：上级领导来校视察、参观、检查工作的照片；反映学校重大活动（重要会议、庆典等）、重大事件的照片；学校召开的国际、国内学术会议的照片；国内外知名人士、校外代表团来校访问、讲学以及本校领导、专家、教师出国访问、讲学、进修的照片；反映学校不同历史时期的典型建筑物、校园风貌、校园规划及基本建设的照片；反映学校教学、科研活动，实验室建设，学科建设及获奖证书的照片；论文答辩，学生重要社团活动，历届运动会、军训的照片；反映学校历史沿革???照片；各种表彰、授奖大会形成的照片；历届毕业生合影。 　　二 照片档案的保管 　　由于照片档案制成材料的特殊性，照片档案的保管更困难，要求更高，同时随着长期处于利用过程中及其自然损坏，照片档案始终处于逐步损坏的过程中，为尽可能减少人为损坏因素，保管中应采取如下措施： 　　一是照片、底片入库前要认真检查，严格按照照片档案管理规范，对污损的照片进行翻拍复印等必要的处理，对没有底片的照片进行翻拍，制成翻拍底片，严格把好照片档案入档关。同时对库存的照片档案每两年检查一次。二是将经常利用和永久性保存的照片档案复制一套，原件按照照片档案的保管要求装入照片、底片共用的质地较好的照片档案装具，复制照片则按照照片档案管理要求分类整理，配上文字说明，编上流水号，方便利用。三是通过计算机扫描系统将照片影像转换成数字信息，输入到计算机中。数码相机拍摄的照片，也输入到计算机中，以图片文件的形式存放，建立以图片、文字（文字说明包括档案类别、编号、标题、简要说明及六要素等）为信息单元的数据库，并储存在光盘中，放入消磁柜中保存。这种方式保管降低了档案原件利用率，延长其使用寿命。四是控制适宜的温湿度。保存照片档案的适宜温湿度为：温度以14℃～24℃，相对湿度45%～60%。同时，要做好档案库房的防潮、防光、防尘、防有害气体等工作。 　　照片档案的管理工作应该严格按照时间、内容来分类，把照片在全宗内按年度来分，同一年度的照片再按照内容分类。同一内容的照片还可以按照同一主题来分类，将同一主题的照片进行编号。这样，就形成了一个“全宗号—年度—类别—专题”的组卷形式。完整的照片档案应该包括照片、底片、说明三个部分，而其中的说明又包括符号说明和文字说明。在编写照片档案说明时应包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者六要素。说明要真实可信、准确无误、详尽概括地体现照片影像的全部信息，力求简洁通顺、言简意赅、字数要求在100字以内。确保照片档案的保存和利用价值。 　　三 认真核查、反复对比，做好照片档案的鉴定 　　照片画面清晰、内容完整、真实可信在很大程度上决定着照片的保存和利用价值。因此在归档之前，首先要对照片进行鉴定工作，要选择画面清晰完整，具有代表性，能够反映出事物全貌和事件全过程的照片，同一角度反映同样内容的照片只需一张即可。另外，随着计算机处理图像的技术日渐完善，随意更改和伪造照片的现象使数码照片很难从画面上辨认，从而给鉴定工作带来了很大的困难。因此，在归档时，档案工作人员要对数码照片是否进行过修饰、删改、合成进行核查鉴定，确保归档照片的真实有效。 　　四 照片档案的利用 　　收集和保管照片档案的目的是为了利用。离开了利用，照片档案就失去了其保存的价值。