关于基层法院档案采集和利用实务问题的分析报告.docVIP

基层法院档案采集和利用实务问题分析报告 一、基层法院档案管理现状 1、基层法院档案管理现状 截至目前，我院共存档各类案卷20986件。其中民事案卷12597件，刑事案卷5291件，执行案件2949件，行政案件149件（永久案卷2134件，长期案卷3137件，短期案卷15715件）。据悉，90年代之前的案卷利用率极低，90年代之后案卷利用较多，而2000年以后的案卷利用较为频繁，尤其是05年以后的案卷利用率最为频繁。 2、基层法院档案利用现状 基层法院案卷的利用主要一是上级法院、同级公安机关、检察院等调取案卷方便案件，二是本院各个庭室为了调查相关案件而调取利用；三是当事人为办理其他相关手续来法院调取案卷复印相关诉讼文书。 二、档案的采集和利用状况 1、卷宗档案 目前我院每月归档的案卷为150本左右。按照目前的传统归档方法来看，如果将每本案卷进行长期、短期和永久分类，再将每本案卷按照承办庭室、案号、当事人及案由、一审结果、册数等进行手工著录，再进行贴条编顺序码，这样传统的工序会导致工作效率不高。 2、文书档案 目前文书是法院除了案卷档案之外极其重要的档案。文书档案数量较大，归档分类工作需要有一定标准，即既要定量分析，又要定性分析。主题词和关键词不对，就算这些文书被归档了，但是在需要利用的时候无法检索出来加以利用，就等于废纸一堆。因此，加强文书档案的归档进而提高利用效率是当前亟需解决的问题。 办公自动化系统通过文件上标注的主题词将文件纳入检索系统。办文人员在办公自动化系统上通过主题词来查找有关主题词的文件。 档案工作人员可以根据公文主题词编制档案、文件主题索引或主题目录、主题目录等手工检索工具。办文人员可直接利用根据公文主题词而建立的档案编目计算机检索系统查找文件。 档案检索系统是将已整理好的档案经过著录和标引，按规定顺序排列而成的数据库。它能对按照整理体系保管存放的档案信息,通过多种途径集中和积累起来,以备人们按照不同的特定要求，从中检出所需要的档案。为了开展档案检索服务，必须建立相应的检索系统。按加工和处理信息的手段，可分为手工检索系统和机械检索系统两大类。手工检索系统是以卡片或书本形式的目录、索引为基础的人工查找系统，使用方便，成本较低。机械检索系统是使用电子计算机等存储在磁带、磁盘、磁鼓，以及缩微胶卷(片)中的档案线索。为了扩大档案检索系统的存储范围，提高检索效率，实现档案检索的标准化，中国已制定了《档案著录规则》、《中国档案分类法》、《中国档案主题词表》等标准，作为著录与标引的依据，纳入档案检索系统的组成部分。 档案的查找,即根据需要，通过有关的检索手段,查出并提供档案信息，也称档案检索服务工作。检索的过程和方法,主要有下列几个步骤：①分析利用要求;②选定检索工具,确定检索途径和方法,如按分类途径、按主题途径，或按全宗构成者、责任者、年代以及其他途径检索；③按照选定的检索途径及其检索标识，如分类号、主题词等查取档案；④通过一定的方式，将档案材料或编成的目录提供给利用者。 三、档案也需“二代身份证” 1、案卷档案 传统的查档，首先应该明确该案卷是属于哪一类，即民事、刑事或执行行政等，其次要知道是哪一年的，当事人的姓名等，即主题词必须准确，如果有差错，例如将原被告必须在归档案卷登记本上找到，例如将原告与被告颠倒，在传统的案卷登记本上就会很难找到，至少会带来不必要的麻烦，或者是扩大年份来查档，或者重复检索，这样就导致查档的效率并不高。 2、文书档案 文书档案不同于案卷档案，案卷只需查出案号或者当事人的姓名，即可调出档案。但是文书档案由于其特殊性，导致在检索时会比较难以找出主题词或者关键词。也就是说，一定程度上，只有输入整个文书档案的标题，才能检索出需要的文书档案。但是很多时候，当事人都只是知道是怎么一回事，却很难记得该文件的标题，这样就为主题词的著录提出了新的挑战。 四、调研及分析对策 1笔者提出一个比较简单实用的档案归档采集及利用办法。利用EXCEL表格录入： 例如 （1）将sheet1、sheet2、sheet3分别改成民事（刑事、执行等）短期、中期、长期。顺序号及为检索号，一般可将短期列为四位顺序号，中期为三位，长期为二位。当然，如果案卷数量比较多，则可以按年度分别列为例如10-0001、10-001、10-01。 （2）表头设置：顺序号、承办单位、案号、年度、案由、原被告、第三人、一审二审结果、册数等,可根据具体情况进行相应设置。。 （3）数据的安全性：及时进行备份。一般来讲，支持数据库系统备份会比较安全，但如果没有采用档案采集系统，需要随时保存Excel数据，必要的时候可以上传到网上（网络硬盘）进行备份。 2、建立相应的档案鉴定和销毁制度 根据最高人民法院、国家档案局1984年颁