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貳、常見問題一、落實“依分層負責規定授權單位主 管決行”事項 1.承辦人辦稿之文稿若有「一文多稿(令、 函、書函稿)(批示)」、「函稿」、「書函 稿」、「令稿(有受文者)」、「令稿(無受 文者)」、「公告(有受文者)」及「公告稿 (無受文者)」者，若為第2層 決行時，請於 《第□層決行》之“□”內輸入阿 拉伯數字“2”(勿用原子筆填寫 ），以便讓系統自動判斷，帶出 二、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(續) “依分層負責規定授權單位主管決行”字樣。 ?2.《□已簽奉核定》係指簽奉第1層長官（即主秘以上之長官）核定者，故若為先簽後稿，且已簽奉第1層核定者，稿為第2層決行時，請承辦人於之《□已簽奉核定》的“□”處輸入”V” （勿用原子筆打勾），系統則 不會於發文時帶出“依分層負責 規定授權單位主管決行”字樣。 ? 三、落實“依分層負責規定授權單位主管 決行”事項(範例) 四、公文程式類別、章戳使用時機 (政府文書格式參考規範第5頁)  五、文稿正、副本行文單位禁用簡稱或以 如出列席單位人員或如冊列個人等書 寫，以避免誤判、漏發或錯誤。 　 　 七、文稿聯絡人應填寫承辦人姓名及其電話， 不得輸入機關或單位名稱以及傳真機或 本部總機號碼，而造成錯誤與不便。 檔 號 保存年限： 30 教育部 函稿 地 址：臺北市10051中山南路5號 傳 真：02 聯絡人：教育部 電話：02  正確應填寫連絡人：黃興彬 電話： 02 　 　 九、機密文書區分 一、國家機密文書及一般公務機密文書。 二、國家機密文書區分為「絕對機密」、 「極機密」、「機密」；一般公務機 密文書列為「密」等級。 十、保密期限或解除機密條件之標示 一、保密期限或解除機密條件之標示，應以 括弧標示於機密等級之下。其解密條件 如下： (一)本件於公布時解密。 (二)本件至某年某月某日解密。 (三)本件於工作完成或會議終了時解密。 (四)附件抽存後解密(適用於附件已完成 機密等級及解密條件標示者)。 十一、保密期限或解除機密條件之標示(續) (五)其他(其他特別條件或另行檢討後 辦理解密)。 二、前項保密期限之核定，於絕對機密， 不得逾30年；於極機密，不得逾20 年；於機密，不得逾10年。其期限 自核定之日起算。 十二、機密文書作業流程圖 (文書作業流程參考規範第26頁) 十四、數字用法舉例 (政府文書格式參考規範第31頁) 十七、聘函(非依法令設置而係以任務編組 方式組成之委員會或小組，不發正式聘 函，95.5.29台人0950043038號書函) 教育部函或書函(一文多稿) 主旨：茲敦聘黃00教授為本部00000委員會 委員，聘期自00年00月00日至00年 00 月00日止，為期壹年。 正本：黃00教授 副本：國立臺灣大學、本部訓委會 十八、監察院案件系統作業流程圖 (文書作業流程參考規範第31頁) 　 十九、部長民意信件作業流程圖 (文書作業流程參考規範第20頁) 參、結語(續) 上述各單位送繕公文常見問題， 期望與同仁相互溝通學習及改進，共同努力。期能達到公文「電子化」、「品質優」、「效率高」之目標，進而提升政府整體服務品質與行政效能。 * * 報告單位：總務司 98 年 4 月 16 日 本部公文製作及送繕公文常見問題報告 報告大綱 壹、前言 貳、送繕公文常見問題 參、結語 一、為提升本部公文品質，確立承辦人及各層級人員核稿責任，秘書室定期提報補正情形並列為績效評核。實施以來，本部公文製作品質(前端管控)，已顯著進步。 二、惟各單位送繕公文約有65%為2層 決行，仍有諸多缺失必須改進 壹、前言 壹、前言(續)  ，如正副本行文單位以簡稱書寫、附件標示不明、機密等級區分不合規定等，為加強發揮尾端控管功能，茲就常見問題彙整作以下報告。 正本：北市大同高中 正確應書明臺北市私立大同高級中學 或臺北市立大同高級中學副本：冊列個人、如出列席單位人員 正確均應逐一正面表列 或附發文電子檔清單