国立宜兰高商文书流程管理及奖惩实施要点.docVIP

PAGE 5 PAGE 3 國立宜蘭高商文書流程管理及獎懲實施要點 一、國立宜蘭高商（以下簡稱本校）為提高公文處理時效以增進本校行政效能，特參考行政院研究發展考核委員會所定「文書流程管理手冊」，訂定本要點。 二、文書流程管理 本校各單位公文處理時限以及各單位承辦人員公文處理逾限認定，依行政院「文書處理手冊」及「文書流程管理手冊」之規定辦理。 (一)各類公文時限規定： １、密要電報、部、次長交辦急要公文，應隨到隨辦。 ２、最速件或特急件隨到隨辦，不得超過一日，案情特殊或情況緊急者 並應持陳、持會、送繕、送發；會辦公文時效為一小時。 ３、速件以不超過三日為限，並得視需要持陳、持會、送繕、送發；會辦公文時效為四小時。 ４、普通件以不超過六日為限；會辦公文時效為一日。 ５、限期公文，應以其規定期限為限，如收文時已逾文中所訂期限者，該文仍應儘速辦理並得以普通件之時限（六日）為處理時限；變更來文所定期限者，須聯繫來文機關確認。 ６、答覆立法委員之質詢案件，不得超過三日。 ７、人民申請案件，按其性質規定之期限為處理時限。 ８、人民陳情案件，不得超過三日。 ９、訴願案件不得超過法定期限。 １０、監察院糾彈、調查案件，不得超過監察院規定之期限。 １１、總統府、院長、部長電子郵件，不得超過三日。 １２、定有特定時限或其他依法有時限之案件，依其規定時限辦理。 １３、專案列管案件或其他特殊性案件，得視實際需要簽奉核定處理時限。 (二)公文展期申請： 展期必須確屬必要，各級權責主管應確實審核，或提示處理原則，避免展期；其有必要者，依下列規定辦理： １、案件經詳細檢討，預計不能於規定時間內辦結時，承辦人員應於處理時限屆滿前申請展期。除採購案件外，每一案件申請次數以二次為限，展期日數合計以六十日為限。其於二次展期時限內仍無法辦結案件，應專案簽陳部、次長同意，於奉核後影本送秘書室辦理。 ２、來文定有期限，而不能按期辦結者，應於預定結案日前先行協調通知來文機關經其同意更改處理期限，並應視需要填具公務電話記錄備查；其不同意者，承辦人員應依規定辦理展期。 ３、人民陳情案件，因案情複雜無法依限辦結者得申請展期寬以三十日期限，其未能於三十日內處理完畢者，應簽陳常務次長以上長官核准再延長三十日（每一案件申請次數以二次為限，展期日數合計最多六十日），奉核後應將影本送秘書室管考科管制，並將延期之理由告知陳情人。 ４、會辦單位申請展期，限於承辦單位已辦理展期者方可申請。申請展期時限，應先會承辦單位表示意見，其申請時限由承辦單位決定，並經其同意後送秘書室辦理。 (三)公文改分： 經分文有疑義須移文之公文，應由副主管核閱並簡述理由後，於一個工作日內改分並移送應承辦單位處理。原受分案單位於收文後一個工作日內未移文者，視為接受擔任主政單位。受移文單位於接到移文後一個工作日內，未以簽表示異議者，視為接受擔任主政單位。 第二點第一項各款案件，除第九款外，如有特殊原因不克於期限內辦結之案件，應先報請核准展期。 監察院相關案件有辦理展期之必要者，應事先簽准後，再以「監察案件管理資訊系統」正式行文方式報該院。 (四)一般公文處理過程時限之分配，依下列規定辦理： １、校長交辦急要公文、最速件、速件公文各處理過程相關人員均應隨到隨辦，不得留置。 ２、普通件處理過程中，收分文不得逾一日，呈閱核判不得逾一日，會辦單位會稿不得逾一日，繕打發文不得逾一日。每一過程之相關人員應主動積極確實掌握時效。 ３、承辦人員、核稿人員、收發人員、文書人員公差、請假等，應由職務代理人代（會）辦，以免延誤時效。 ４、同時會辦二個以上單位之公文，各會辦單位應確實掌握時效積極辦理，以節省時間。 ５、送（收）會外機關公文以速件處理。 ６、各處室主任核章同意送會之案件，除經協調各處室主任同意者外，會辦單位任何人均不得擅自退件或拒不會辦；會辦單位如有意見者，應依體制簽擬會辦意見，提供承辦單位參考或陳請長官核參。 （五）公文處理時限計算基準如下： １、「一般公文」、「人民陳情案件」、「立法委員質詢案件」等三類公文之計算標準，假日天數應予扣除。 ２、「限期公文」、「專案管制案件」、「人民申請案件」、「訴願案件」等四類公文之計算標準，包含假日天數。 （六）各層級人員權責劃分如下： 1、各單位每一成員： （１）所有公文均應送總務處文書書掛號，納入文書流程管理。 （２）經辦文件應依行政院文書流程管理手冊之規定辦理，基於自我主動及全面管理原則，積極掌握公文處理時效於限期內辦結，並應處理流程各階段之查催。 （３）急要文件須會辦者，應親會面洽，如不能依限會退時，應將原因、理由及預定完成時間通知送會單位。 （４）收到公文稽催通知，應於接獲之次日答復，並立即簽辦公文，或視需要申請展期，或查催（補登、更正）公文流程。 （５）申請展期或經清稿之公文，