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PAGE PAGE 1 档案管理基础知识 一、档案 （一）涵义 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 1、档案的来源：过去和现在的国家机构、社会组织以及个人;档案又来源于形成者自身的实践活动 2、档案的形成条件：是由文件材料有条件转化来的 3、档案的形式是多样的 4、档案是原始的历史记录 （二）、档案的种类 1、按历史时期分：中华人民共和国成立前 、 中华人民共和国成立后 2、按档案的内容、性质分： 文书档案：反映党务、行政管理活动的纸质文件材料 科技档案：企事业单位和国家机关、社会组织及个人从事生产、科研、基建及管理活动形成的对国家和社会具有保存价值的应当归档保存的科技文件材料 专门档案：指各种专门业务活动中形成的具有保存价值的文件材料 3、按档案载体形式分： 甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案、纸质档案、声像档案、电子档案 4、按档案所用文字分： 汉语言文字档案、满文档案、藏文档案、蒙文档案、外文档案 二、档案工作 （一）内容 管理档案和档案事业的活动： 狭义：管理档案 档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用、编研 广义：管理档案事业 档案室工作、档案馆工作、档案行政管理工作、档案专业教育工作、档案科学技术研究工作、档案宣传出版工作、档案外事工作等。 三、机关档案工作 （一）涵义：机关档案工作就是管理机关档案和机关档案事业的工作。 （二）机构的设置和人员的配备 1、机关要设置综合档案室 机关档案管理机构就是对本单位不同门类、不同载体的全部档案实行集中统一管理的机构，即我们平常所讲的机关综合档案室。 2、档案人员的配备 （三）、机关档案工作各项规章制度的内容 1、归档制度：包括归档范围、归档时间和归档要求。 2、档案利用制度：包括档案利用的范围、方式、要求、批准手续 3、档案人员岗位责任制：包括档案人员的职责、权限、任务、考核和奖惩措施。档案人员岗位责任制要对岗不对人，即档案人员在这个岗位上做到什么，人员多少不同，职责分工不同。 4、档案保管制度：包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。 5、档案保密制度：包括档案保密措施和对档案人员的保密要求。 6、档案管理办法：包括档案工作的体制、机构、人员配置及档案收集、整理、保管、利用、统计、鉴定、移交等内容。可以制定成一个各种门类及载体档案的管理办法，也可以各种门类及载体档案的管理办法分别制定。 （四）、档案保管的基本物质条件 两个方面： 一是有适宜保存档案的库房；库房的选择： 1、承重负荷要符合要求，地面、墙壁要坚固、平整、光滑 2、库房的门窗要小、少，密封要好。 3、库房应远离火源。库房中的电器、照明导线应采用芯导线，并用铁管保护暗敷。库房不要靠近锅炉房。 4、不能选择在水房旁，也不能选在无地下室或防潮结构不好的底层，更不能选在地下室。随着照片、录音、录像、磁盘、光盘等特殊载体档案数量的增加，有条件的机关档案室还应设立专门存放的库房。无专门库房也可在库房内设置防磁柜，把磁性声像档案放入其中减少外界磁场对它的影响。 5、库内照明使用白炽灯，不用日光灯。 6、要做好库房清洁卫生工作。 7、放置防虫、鼠药剂 8、要配备测量温湿度的仪表，自动记录更好，人工记录的要按时登记。 二是档案保管所必须的设施设备： 档案装具（五节柜、密集架、卷皮、卷盒等）、防潮去湿、空气调节和空气处理设备、吸尘器、防火装置（含防火报警器和灭火装置）、档案库房门窗上要安装防盗门和防护栏、计算机、录音机、扫描仪、光盘、刻录机、复印机、打印机等设施设备。 库房中的档案柜、架应排列一致，如有大小样式不一的柜架，应分开排列，尽量做到整齐、美观、一致。装具的排放，既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于1米；装具与装具之间的间距为80厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射；柜架不应紧靠墙壁，柜架与墙之间的距离在10厘米以上，以防潮湿。 所有装具应统一编号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上下也要编号，其方法是从上而下逐个编号。 四、文件材料的归档 （一）涵义 文件材料的归档，就是将具有保存价值的文件材料移交档案机构保存。 （二）文件材料的归档范围和档案保管期限表（见文件） （三）归档的要求 1、归档份数 各类文件材料一般归档一式一份，比较重要的可以适当增加归档份数，如基建档案，为满足日常需要，向有关单位、专业档案馆报送的需要，归档可适当多几份。新型文件材料的归档