采购流程课件讲解（34页）.ppt

(1)企业内部流向采购部门的信息流 (2)企业外部流向采购部门的信息流 (3)从采购部门流出的内部信息流 ■工作描述不清楚可能会导致以下问题: ①质量低劣的产品或服务； ②浪费时间和金钱； ③不合理的定价； ④合同纠纷和诉讼； ⑤来自未经请求的反对者、代理人，甚至有时候来自市政府官员的详细审查； ⑥销售额的损失； ⑦顾客的不满。 ■编制良好的工作描述可以产生以下效果: ①高效的内部规划和交流； ②高质量的邀标和具有竞争力的提议； ③模糊性的最小化； ④对工作人员所需做的工作的清晰描述； ⑤明确指出将要使用的度量标准； ⑥满意的顾客。 2、评估潜在的供应商 1.对重复性订购，大部分情况下采购部门可能已经与某个供应商就某种确定的产品签订了合同，商议好交货、定价、交易质量等，供应商已经被记录到系统； 2.如果请购的产品需要大量资金，又无现成的供应商，采购部门就需要对潜在供应商进行评估： （1）询价:采购部门向潜在供应商发送需求方案说明书，要求他们为采购报价或投标；供应商提供产品单位成本、净总量、支付条件等完成报价表； （2）规格或计划：当所需产品非常复杂，采购部门提供详细计划、样品或技术制图等对供应商进行协助； （3）评估供应商：对于新产品潜在采购源，特别是具有复杂特性的产品，需要进行完备调查以确保采购部评估的都是合格供应商（评估指标有哪些？） * 3、何时采用竞争性招标？ 竞争性招标 含义：买方向其有意进行合作的供应商发出招标邀请，将业务授予最佳的竞标者，采购方一般以价格评估标书为标准 条件： 足够大的采购量 明确的采购规格 竞争性的市场 供应商拥有合理的时间来评估询价 没有偏好的供应商 * 何时采用谈判方式？ 采用谈判方式的条件： 当采用竞争性招标的某项条件缺失时：如采购的新产品或技术性非常复杂的产品，没有明确的采购规格； 当价格不是唯一决定因素时：非价格因素很重要时； 当需要供应商早期介入时。 当供应商不能确定风险与成本时。 当研发时间较长时。 对于规格比较明确的标准产品，竞争性投标是有效的采购方法；在开展耗时耗力谈判之前，投标有利于减少参加谈判的潜在供应商数量 * 4、采购核准 采购订单：受法律约束的文件；包括数量、规格、质量要求、价格、交货日期、交货方式、交货地点等重要信息；订单副本提交给供应商及公司各部门（收货、会计、仓存、物流等） 总括订单：开放式的、有效期为一年、包括所有重复采购的产品或产品系列订单，其减少了每次采购所需产品时下订单的程序；是改善采购流程效率的有效方法； 物料采购的核发：买方通过物料审核来订购总括订单中得产品，采购部将采购订单复印件或电子件分别发送给供应商、会计部、收货部和运输部 * 采购订单P35图2.5 * 总括订单 * 5、发布与接收采购需求 ■主要为例行的采购需求的实物转移；多采用电子数据交换（EDI）准时制订购系统等方式实现快速处理采购文件，以缩短采购周期 ■通过选择最优供应商、做好需求预测、建立高效订购系统，买方可以最小化订单跟踪工作。 ■接收货物的过程，应该通过利用条形码等技术进行收货并入库，尽可能提高效率。 ■相关重要文件 物料装箱单、提单、收货误差报告、准时制采购 以上内容学生自行研习！（P40） * 接收程序 * 图2.7 接收流程（P39） 收货部门 产品 卖方 确认收到 产品 产品送至下单人 订单修正 否 是 包装上是否列有采购订单 6、考核供应商绩效 ■对供应商的评价和管理是采购周期的关键组成部分；持续的评估对识别改善的机会或找出供应商的不履行行为是非常必要的！ * 2.4 采购的类型 对每类产品，建立相应指标监控实际库存 产品与服务的分类： 1、原材料: 没有经过供应商任何加工；质量差异较大（往往有不同等级）；如：石油、煤炭、橡胶、原木 2、半成品和零部件: 用于支持最终生产的产品；对制成品质量有重要影响；如：零件、部件、组件 3、制成品: 一件已完成的、可以销售的产品 4、维护、维修、运营所需物料及服务:生产过程中不直接构成产品的物料和服务；如备用件、办公用品、清洁用品等；分布于企业各个角落，实时库存监控困难 * 5、生产支持物品: 用于包装和运输最终产品的物料；直接支持企业生产活动；如：托盘、货箱、包装纸等 6、服务: 随着采购服务费用增高，要求以较低成本采购优质服务；如：草坪修理、除雪、数据录入、咨询、餐厅等 7、资本设备: 购买超过一年的资产；采购频率低；采购成本高；极易受到整体经济环境影响；如：生产机器、新工厂设施 8、运输与第三方采购: 物流服务、进向物料管理 * 2.5 改进采购程序 问题核心：如何通过减少采购过程耗费的时间和精力来改善低价值商品与服务的采购绩效？ 用户到采购