浅谈实行会计电算化后的会档案管理2.doc

毕业设计（论文） 浅谈会计电算化的档案保管 所属系部 经贸旅游系 所学专业 财务管理 班 级 高财管0901班 学生姓名 张珅 指导教师 关月英 职 称 2012 年 06 月 晋中职业技术学院教务处制  目 录 摘要--------------------------------------------------------------1 关键词------------------------------------------------------------1 一、会计电算化档案的内容和特点------------------------------------1 1、电算化档案的内容-----------------------------------------------1 2、会计电算化会计档案的特点---------------------------------------2 二、电算化会计档案工作的内容搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据2、好财务档案信息网络建设,提高档案使用效率3、搞好财务档案管理辅助决策系统建设,做到定量分析与定性分析相结合,科学管理使用档案 、如何做好电算化会计档案工作1、加强企业财务档案管理的基础设施建设2、做好电算化会计档案的收集3、做好电算化会计档案的管理与保存4、做好电算化会计档案的整理和利用5、提高财务档案管理人员的信息化素质 四、电算化会计档案应注意的问题1、实行会计电算化之后,存贮在硬盘上的会计数据必须建立软盘备份2、会计电算化系统数据执行主体和保存介质存在安全隐患3、电算会计档案必要有专人管理4、加强会计电算化系统网络环境的管理与维护、结束语所谓会计电算化,是指计算机技术在会计工作中的应用,即采用电子计算机替代人工记账、算账、报账,以及对会计信息进行分析和利用的工程。会计电算化后,提高了会计核算与物资管理的准确性、规范性和工作效率,减轻财会人员的劳动强度,使财会人员从繁重的手工劳动和繁琐的核算事务中摆脱出来,更好地参与单位的经营决策,加强财务管理。加强会计档案管理信息化是企业会计电算化改革和发展的客观需要,是时代发展的必然,是会计档案管理发展方向。管好用好财务档案是企业财会工作向高水平发展的重要前提。 正如上面所述,电子财务档案或财务档案信息化有很多优点,但也有不足的一面。如具有系统依赖性,即需要一定的软硬件环境支持,只能在特定的条件下才能打开,不具备传统档案的直接可视性,还具有易遭毁损、难查痕迹的特点,同时它们又受载体的质量、载体存放环境、载体存储信息的有效期等条件的影响,即对会计电算化档案的安全性、完整性要求更高。实行电算化的时间越长,会计档案与财务软件的版本数越多,即会计电算化档案更需要科学的管理。因此,即使实现了财务档案管理的信息化,在归档中也需要实行所谓的“双套制”,即将同一份档案的纸质版和电子版同时归档。 1、搞好数据挖掘和整理,建好数据库,并及时采集动态数据 档案信息的数字化是整个档案管理信息化的基础,其他的一切工作都建立在此基础之上。传统的档案大都以纸质为载体,实现档案管理的信息化,必须向数字化档案管理转变。未来的财务档案室就是财务档案的数据采集源泉和基地,是数据存储、管理、处理、查询、检索、传递的数字化信息服务工作基地。在财务档案数字化的基础上,必须建立企业财务档案数据库,可以按企业财务档案的内容分类建立若干个主要的数据库,如按标准制度、原始凭证、会计账簿、指标文件、工作资料等建立几个主要基本数据库。数据库一经建立,立财务档案信息通过采集整理和网络传输,最终要提供给各级领导、决策部门、财务人员处理和运用。由于信息量大、保障要求高,仅凭有关人员的经验来处理问题是不行的,必须依赖于先进的、智能化程度较高的辅助决策系统。以管理科学、计算机科学、行为科学和控制论为基础,以计算机技术、人工智能技术、经济数学等为手段,建立决策支持系统。该系统能对一个问题提出多种方案,并对方案进行比较、分析和优化,最大限度地提高财务保障的决策水平和决策质量。 电算化会计档案是电算化会计活动的产物,又是电算化会计活动的客观表现,在经济活动中具有史料和查证作用。所以加强电算化会计档案管理是电算化会计工作连续进行的保证,是电算化会计信息系统内数据安全完整的保证,是电算化会计信息系统正常运行的保证。因此,必须做好会计凭证的收集和整理、会计账簿的收集和整理、会计报表的收集和整理、会计电算化系统开发文档资料的收集和整理、磁盘数据的收集和整理。 软硬件基础设施是档案信息化建设不可缺少的基本条件,是档案信息资源开发利用和信息技术应用的基础,而其核心是档案信息网络。它是