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独立学院系级教学档案管理存在问题及对策 　　摘要：独立学院系级教学档案管理起步较晚，严重滞后于发展需要。本文分析了独立学院系级教学档案管理的现状，针对存在的问题，从完善制度、健全体制、建设队伍、有效利用等方面提出了应对策略。 　　关键词：独立学院；系级教学档案；管理；策略 　　中图分类号：G717 文献标识码：A 文章编号：1672-5727（2012）08-0009-02 　　独立学院办学时间不长，起步较晚，系级教学档案的总体建设比较薄弱，管理制度不够健全，又不能照搬照抄母体校的管理模式，缺少可以借鉴的管理经验，因此，系级教学档案管理存在的问题比较突出。加快推进系级教学档案管理的规范化，将有助于独立学院办学质量的提高，对独立学院的可持续发展具有重大意义。 　　独立学院系级教学档案管理中的问题 　　教学档案管理制度不健全，管理体制不完善 独立学院教学档案建设管理起步较晚，现行管理在很大程度上还处于探索性阶段，与之相配套的管理制度相对滞后，大多没有制定相应的档案管理制度和具体的实施细则。在具体管理过程中，也只是大致规定了一些需要归档的文件材料，没有明确的归档要求及奖惩措施。尤其是对教学档案工作缺乏经常性的检查和督导，不能提出指导性的建议和意见，使得各系的建档工作带有明显的盲目性和随意性。另外，教学档案机构设置不健全，设立系一级档案室统一管理教学档案的独立学院并不多见，基本上处于分散式管理。存放档案材料的空间有限，给查找利用带来诸多不便。 　　教学档案收集难，缺乏规范性 收集是教学档案管理的基础，没有收集，其他工作无从谈起。首先，教学档案内容的广泛性、来源的分散性、时间的周期性等自身特点决定了收集工作的艰巨性，在实际收集过程中具体到某类材料是否要立卷归档常常模糊不清。其次，独立学院外聘教师多，存在教学材料填写不规范、不完整、照搬照抄自己所在学校的教学材料、不能自觉及时地提交教学档案材料等诸多现象，这在客观上加大了教学档案管理的难度。再次，广大教师对教学档案管理的重要性认识不够，档案意识比较薄弱。教师的任务主要集中于教学和科研工??中，常常忽视教学档案在教学工作中的重要性，对教学档案管理认识不清，认为学院的教学档案管理不在自己的工作职责范围内，上交的材料往往临时突击、草率整理，造成教学档案收集难和质量不高。 　　教学档案缺乏系统性和完整性 从教学档案齐全性方面看，第一，独立学院成立之初的教学原始材料残缺不全，存在漏洞；第二，在教学活动实施过程中，不能完全保证各项教学活动有据可查，存在有计划、无总结，有计划、有总结、无过程记录等现象，难以确保资料的完整性。有的工作做了而且做得很好，却因没有形成文字材料，在接受各类评估前不得不重新填补，使工作处于被动局面。从归档内容看，反映教学过程管理的基础材料居多，而反映某门课程的教学效果、课程改革、教师相互听课的分析综述材料、教师教学科研成果、教学实践类的材料相对较少。从档案载体看，仍以纸质档案为主，实物类的档案如照片、奖杯，电子类档案如课件、视频材料、音频材料等没有及时归档。 　　缺少专业的、专职的教学档案管理人员 独立学院系级教学档案管理人员很少为专业出身，这支队伍缺乏基本的档案管理知识，较少受过档案专业知识、专业技能的培训。教学档案管理人员大多都由教学秘书兼任，由于忙于日常繁杂的事务性工作，造成收集、归档不及时，容易错过档案收集的最佳时间，没有足够的时间和精力投入到教学档案的整理和规范中，以致大量教学材料积压甚至丢失。另外，教学档案管理人员流动性较大，从而影响了教学档案的完整性、连续性及管理人员对工作的熟悉程度。 　　信息化管理程度不高 我们正步入一个利用计算机和网络技术数字化的全新时代，电子技术日益成为教学档案的重要载体。由于教学档案管理涉及的专业较多、课程复杂、范围太广，造成在数据查找、资料共享等方面的诸多不便。目前，虽然已经使用了教学管理系统软件，可以方便、快捷地查询、检索到教学计划的实施情况、学生成绩、教学管理文件等，但涉及更广范围的教学档案的现代化管理还相对落后，仍采用手工操作。大量的电子文件仅仅被作为资料保存起来，借助相应的管理软件代替人工管理模式与方法还没有被充分认识和开发。 　　电子文档与纸质档案缺乏配套管理 随着计算机技术的迅速发展及其在教学活动中的广泛应用，产生了大量的电子文档。对我院各系教学档案调查发现，电子文档与纸质档案的管理缺乏统一性，主要表现在：（1）电子文档与纸质档案并不是一对一的关系，有的档案只有纸质版没有电子版，而大多数教学档案仅留存在电脑里，并没有及时打印装订。（2）对电子文档的保存没有做明确规定，对哪类电子文档应当妥善保存，哪类电子文档用后应及时删除，哪类教学档案需要同步保管电子版和纸质版还相当模糊，以致于大量有用无用的电子文档存储在电脑里，既占用了空